珠宝公司会议管理规范办法

珠宝公司会议管理规范办法第一章总纲

1.1制定依据与目的

本规范办法依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及配套指引、《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国安全生产法》《珠宝玉石质量检验规范》（GB16552）、《国际商会国际商务术语》（Incoterms）等法律法规、行业标准及国际公约制定，结合珠宝公司跨国经营实际及内部管理痛点，旨在规范会议管理流程，防控运营风险，提升决策与执行效率，支撑公司价值创造目标。管理痛点聚焦于会议组织随意性大、议题漂移频发、决策效率低下、风险管控缺失、跨国业务协同不畅等问题，核心目标在于构建标准化、流程化、数字化、责任化的会议管理体系。

1.2适用范围与对象

本规范办法适用于珠宝公司全体正式员工、外包服务单位及合作单位相关人员，覆盖集团总部、各子公司及境外机构所有会议活动。业务领域包括但不限于采购、生产、设计、营销、供应链、人力资源、财务、合规等。例外适用场景为紧急情况下的临时沟通会、内部培训会等小型非正式会议，此类会议需通过即时通讯工具或邮件进行简要记录，但涉及重大决策、风险事项的须按本规范办法执行。审批权限由各部门负责人及子公司总经理按权限矩阵（见第五章）执行，重大事项需经总经理办公会或董事会审批。

1.3核心原则

本规范办法遵循以下原则：

（1）合规性原则：会议活动须符合国家法律法规及行业规范，涉外业务需遵循属地法律要求；

（2）权责对等原则：会议发起、组织、参会、决策等各环节责任主体明确，权责匹配；

（3）风险导向原则：聚焦重大决策、高风险业务、跨国合规等事项，强化管控；

（4）效率优先原则：优化流程节点，压缩不必要环节，提升会议决策与执行效率；

（5）持续改进原则：定期复盘评估，结合数字化转型需求动态优化。

1.4制度地位与衔接

本规范办法为公司基础性制度，与《公司治理管理办法》《财务审批管理办法》《内控手册》《绩效考核办法》等制度构成四维一体管理闭环。如与其他制度存在冲突，以本规范办法为准，特殊情况需由内控部协调解决并形成书面文件存档。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司会议管理体系采用“决策层-执行层-监督层”三级架构。决策层由股东会、董事会及总经理办公会组成，负责制定重大会议议题与决策；执行层由各业务部门、子公司及境外机构按职能分工落实会议组织与执行；监督层由内控部、审计部、合规部组成，负责全流程风险监控与效果评估。架构逻辑基于“分层授权、协同联动”原则，确保权责清晰、流程顺畅。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审议公司年度战略会议、重大资本运作会议等最高层级议题，决策权限由公司章程规定；

（2）董事会：负责审批年度预算会议、董事会专项会议等，制定会议议事规则；

（3）总经理办公会：决策权限包括但不限于采购额超500万元采购会议、季度经营分析会等，需形成会议纪要并报董事会备案。重大事项决策需经2/3以上董事同意。

2.3执行机构与职责

（1）集团总部各部门：按职能分工组织专业会议，如采购部组织供应商评审会、设计部组织新品研发会；

（2）子公司：负责本地化业务会议组织，需符合当地法律法规，并报集团合规部备案；

（3）境外机构：需同时遵循《珠宝公司国际化经营合规指引》，会议记录需翻译成英文存档。责任主体以会议组织申请表（附件一）中“主办部门”为准。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：嵌入采购审批、合同决策、境外合规三个关键内控环节，核查会议决策是否符合内控要求；

（2）审计部：每年至少开展一次会议管理专项审计，重点关注决策流程合规性；

（3）合规部：监督涉外会议的属地合规性，如反洗钱培训会需符合FATCA要求。监督结果纳入各部门绩效考核。

2.5协调与联动机制

建立“月度集团协调会”“季度业务联动会”等常态化机制，由集团办公室统筹协调。跨部门会议需提前30日发起协同需求，主责部门需提供会议背景、议题清单及预期成果。境外机构参与时，需由法务部提供属地合规支持。

第三章会议管理目标与核心指标

3.1管理目标与核心指标

（1）管理目标：实现会议“有据可依、权责清晰、高效决策、风险可控”；

（2）核心指标：

-决策会议平均时长≤60分钟（重大决策≤90分钟）；

-会议决议执行率≥95%；

-采购/合同会议审批时效≤3个工作日；

-境外会议合规差错率≤0.5%。

3.2专业标准与规范

（1）质量标准：会议议题需聚焦核心业务，避免议题漂移，会议记录需完整覆盖决策事项；

（2）合规标准：涉外会议需符合《联合国反腐败公约》《欧盟通用数据保护条例》（GDPR）等，如涉及客户隐私需经授权；

（3）技术标准：数字化会议需符合《公司信息安全等级保护制度》，会议录音需加密存储。高风险点及防控措施如下：

-高风险点：重大采购决策会议，防控措施：需经3人以上独立评审；

-中风险点：境外机构会议，防控措施：提前30日提交合规自查表（附件二）；

-低风险点：部门内部例会，防控措施：使用OA系统登记参会人员。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用PDCA循环管理，通过“计划-实施-检查-改进”持续优化；

（2）管理工具：

-ERP系统：自动生成会议预算、供应商会议记录；

-OA系统：电子签批会议纪要、智能推荐参会人员；

-CRM系统：关联客户会议记录、跟进事项。

第四章会议流程管理

4.1主流程设计

会议管理主流程为“发起-审批-通知-召开-记录-归档”六环节闭环：

（1）发起：主办部门填写《会议申请表》（附件一），需明确会议目的、参会人员、预算等；

（2）审批：按权限矩阵（见第五章）逐级审批，重大会议需经总经理办公会审议；

（3）通知：会议前3日通过邮件/即时通讯工具发送会议通知，注明议题、时间、地点；

（4）召开：主持人控制会议时长，决策事项需形成书面决议；

（5）记录：指定专人记录会议纪要，需包含议题、决策、责任人、完成时限；

（6）归档：会议材料纸质版归档至档案室，电子版上传OA知识库，保存期限5年。

4.2子流程说明

（1）专项子流程：采购决策会议需同步启动《供应商评估程序》，合同会议需嵌入《法律合规审查单》（附件三）；

（2）衔接节点：跨部门会议需在OA系统生成协同任务，主责部门需在2个工作日内响应。

4.3流程关键控制点

（1）控制点1：会议审批环节，核查是否超权限、议题是否必要；

（2）控制点2：会议记录环节，需经参会人确认签字；

（3）控制点3：归档环节，需双人核对纸质版与电子版一致性。高风险点防控：重大决策会议需设置“第二意见”机制，由独立董事或外部专家提出建议。

4.4流程优化机制

每年4月由集团办公室牵头开展全流程复盘，重点评估“会议成本率”（会议总时长/决策产出比），优化建议需经内控部评估后报总经理办公会审批。数字化工具应用不足的部门需纳入绩效考核。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“会议类型+金额/等级+岗位层级”三维度设计权限矩阵（文字化表述）：

（1）业务类型：采购会议、合同会议、境外会议为高风险，预算会议、部门例会为中风险；

（2）金额/等级：采购金额>1000万元、合同金额>500万元为特高风险；

（3）岗位层级：集团高管可审批金额≤500万元，部门负责人≤100万元，专员≤20万元。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：特高风险会议需经总经理审批，高风险会议需经分管副总审批；

（2）审批时效：常规审批≤2个工作日，紧急审批需加急通道，但需附风险评估报告；

（3）越权处理：越权审批无效，需重新履行审批程序，并追究责任。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：授权需通过OA系统备案，明确授权范围、期限（最长6个月）；

（2）临时代理：最长15个工作日，需经部门负责人书面批准。代理期间责任由代理人承担。

5.4异常审批流程

（1）紧急情况：需经集团办公室核实后启动加急通道，但需在24小时内补办审批手续；

（2）权限外事项：需提交《权限外审批申请》（附件四），经董事会审批后方可执行。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：会议通知需包含议题清单、决策标准，数字化会议需提前测试设备；

（2）表单填报：所有表单需在OA系统标准化填写，纸质版由主办部门存档；

（3）痕迹留存：电子会议记录需包含参会人员人脸识别签到，纸质会议材料需双备份。

6.2监督机制设计

（1）监督方式：“日常抽查+季度专项+突击检查”三位一体，内控部每月抽查10%以上会议记录；

（2）内控环节嵌入：

-采购会议需核查供应商资质清单；

-合同会议需核对法律条款；

-境外会议需检查合规备案函。

6.3检查与审计

（1）检查频次：专项审计每年≥1次，日常检查每月≥1次；

（2）审计重点：决策流程合规性、会议成本效益、风险防控措施落实情况。审计报告需提交董事会。

6.4执行情况报告

每月5日前由集团办公室汇总《会议管理执行报告》（附件五），内容包括：会议数量、决策事项完成率、异常会议清单、优化建议。报告需经内控部审核后报总经理。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）考核指标：会议决策执行率（权重40%）、会议成本率（权重30%）、合规差错率（权重30%）；

（2）评分标准：优秀（≥95%）、良好（90%-94%）、合格（85%-89%）、不合格（<85%）。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度考核、季度评估、年度审计；

（2）评估方法：数据统计、现场核查、问卷调查。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题（≤7个工作日）、重大问题（≤30个工作日）、紧急问题（立即整改）；

（2）问责机制：整改未达标需通报批评，并追究主办部门负责人责任。

7.4持续改进流程

（1）优化发起：基于审计、考核、业务需求提出优化建议；

（2）审批权限：优化建议需经内控部评估、总经理办公会审批后执行。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：会议组织高效、风险防控突出、流程优化显著等；

（2）奖励程序：申报→部门审核→内控部复核→总经理审批→公示（≥3日）→财务发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：会议记录不完整、参会人员超范围等；

（2）较重违规：未经审批召开会议、决策事项未记录等；

（3）严重违规：重大决策泄露、境外会议严重不合规等。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚标准：

-一般违规：通报批评；

-较重违规：取消年度评优资格；

-严重违规：降级或解雇；

（2）处罚程序：调查→取证→告知→审批→执行，受罚人有权申辩。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚通知3日内提出；

（2）复议流程：内控部受理→15日内复核→书面答复，复议结果为最终决定。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）应急预案：针对重大舆情会议、突发安全事件制定专项预案；

（2）危机处理：法务部负责制定沟通口径，境外机构需遵循属地危机公关指南。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：自然灾害、重大政策变动等；

（2）处理要求：提前提交《例外会议申请》（附件六），经董事长审批后方可执行。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：公关部牵头，法务部支持；

（2）善后措施：会议结束后30日内完成调查报告，并优化相关制度。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规范办法由集团办公室负责解释，解释意见需形成书面文件存档。

10.2相关制度索引

-《公司治理管理办法》（文号：GJ2023-001）第5.3条；

-《财务审批管理办法》（文号：GJ2023-005）第3.1条；

-《国际化经营合规指引》（文号：GJ2023-012）第4.2条。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：法律法规变化、业务模式调整；

（2）审批权限：修订稿经内控部评估后，由董事会或总经理办公会审议；

（3）废止：新制度发布时自动废止，废止前需完成培训。

10.4生效与实施日期

本规范办法自20