化工公司委托生产管控规定

化工公司委托生产管控规定第一章总则

1.1制定依据与目的

本规定依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国环境保护法》《危险化学品安全管理条例》《联合国关于跨国公司和社会责任的行为准则》《欧盟化学品注册、评估、许可和限制法规（REACH）》《国际劳工组织化学品生产安全指南》等国家法律法规、行业标准、国际公约及企业内部战略，针对化工公司委托生产业务中存在的管理漏洞、风险积聚及效率瓶颈问题，制定本规定。核心目标在于规范委托生产全流程管理，强化风险防控能力，提升运营效率，实现价值创造与合规经营的有机统一。

1.2适用范围与对象

本规定适用于公司所有委托生产业务，涵盖业务部门（生产部、采购部、供应链管理部）、岗位（业务员、生产主管、项目经理、法务专员、内控专员）及关联人员（承包商、供应商、合作单位、外包员工），包括但不限于委托生产协议签订、生产过程监控、质量检验、交付验收、风险处置等环节。例外场景包括紧急抢修、政府强制委托等特殊情形，需经总经理办公会审批备案。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：所有委托生产活动必须符合国家及目标市场法律法规、行业标准及国际公约要求。

1.3.2权责对等原则：授权与责任匹配，禁止越权操作，每项管控措施对应具体责任主体。

1.3.3风险导向原则：优先管控高风险环节，实施差异化管控措施。

1.3.4效率优先原则：优化流程设计，减少冗余审批，提升业务响应速度。

1.3.5持续改进原则：基于业务变化、审计结果、客户反馈定期优化制度。

1.3.6平等自愿原则：委托生产合作必须遵循平等自愿、公平诚信原则，签订合法协议。

1.4制度地位与衔接

本规定为基础性专项管理制度，与《公司内部控制基本规范》《财务授权审批管理办法》《安全生产责任制》等制度形成互补，冲突时以本规定为准。关联制度条款对应关系为：

-《财务授权审批管理办法》衔接第5.2条审批权限标准；

-《安全生产责任制》衔接第3.2条质量合规标准；

-《安全生产责任制》衔接第6.2条监督机制设计。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司委托生产管理遵循“董事会-总经理-业务部门-监督部门”四层架构。董事会负责重大事项决策，总经理统筹执行，业务部门负责具体实施，监督部门实施独立检查。各层级权责边界明确，执行层需向监督层报备关键流程，形成制衡机制。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：审议委托生产战略规划及年度预算，重大投资超1亿元需经股东会审批。

2.2.2董事会：审批委托生产合作框架协议、高风险项目及年度合规报告。

2.2.3总经理办公会：决策月度委托生产计划、紧急风险处置及跨部门协调事项。

2.3执行机构与职责

2.3.1生产部（主责）：负责委托生产技术标准制定、过程监控、质量检验及应急预案。

2.3.2采购部（主责）：负责供应商准入、合同谈判及履约跟踪，高风险供应商需法务部会签。

2.3.3供应链管理部（主责）：统筹物流协调、交付验收及异常处理。

2.3.4项目经理（配合）：具体实施委托生产项目，每周向生产部汇报进度，重大风险需及时上报。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：嵌入采购、生产、交付三个关键内控环节，实施全流程抽查，核查标准包括：

-采购环节：供应商资质审查、合同条款完整性（高风险）；

-生产环节：生产参数记录完整性、批次检验报告（中风险）；

-交付环节：验收单签署及时性、物流异常上报（中风险）。

2.4.2审计部：每年开展委托生产专项审计，重点核查合规性及责任落实情况。

2.4.3合规部：提供国际法规咨询，监督海外委托生产属地合规要求落地。

2.5协调与联动机制

建立跨部门周例会制度，由总经理指定牵头部门，协调委托生产争议。涉外业务增设属地合规协调小组，由法务部牵头，供应链管理部配合。重大风险事件需在2小时内启动跨部门应急会商。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1合规目标：委托生产协议签订率100%，合规检查合格率≥95%。

3.1.2质量目标：委托产品质量合格率≥98%，重大质量事故≤0.5次/年。

3.1.3效率目标：合同审批时效≤3个工作日，生产交付准时率≥97%。

3.1.4核心KPI：

-合同审批时效（定量）；

-履约率（定量）；

-单次委托生产成本降低率（定量）；

-重大合规事件（定性）。

3.2专业标准与规范

3.2.1供应商准入标准（高风险）：

-必须具备ISO9001、ISO14001认证；

-化工行业从业满3年；

-近2年无重大安全环保事故。

3.2.2合同管理规范（高风险）：

-必须包含质量责任条款、违约责任条款；

-金额超500万元的合同需聘请第三方法律顾问评审。

3.2.3高风险控制点及防控措施：

-风险点1：供应商资质造假（防控措施：实施第三方认证核查）；

-风险点2：生产过程泄露（防控措施：实施双视频监控、定期环境检测）；

-风险点3：产品交付不符（防控措施：实施第三方抽检、首件确认制度）。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：采用PDCA循环管理，实施风险矩阵法评估等级。

3.3.2管理工具：

-ERP系统：管理合同全生命周期、成本核算；

-OA系统：实现电子审批、痕迹留存；

-CRM系统：管理供应商动态信息。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

委托生产管理遵循“需求提出-供应商评估-协议签订-过程监控-验收交付-结算付款”六环节流程。各环节责任主体及操作标准如下：

-需求提出：生产部提出需求，需明确产品规格、产量及交付周期；

-供应商评估：采购部主导，内控部配合实施资质审查；

-协议签订：法务部主导，金额超100万元需董事会审批；

-过程监控：生产部实施每周巡检，重大异常需立即上报；

-验收交付：供应链管理部实施首件确认、批次抽检；

-结算付款：财务部审核验收单后30个工作日内完成支付。

4.2子流程说明

4.2.1供应商评估子流程：

-采购部收集供应商基础信息，内控部实施资质核查（核查标准：营业执照、生产许可、环境认证）；

-评估结果提交总经理办公会审批，审批通过后方可实施委托生产。

4.2.2紧急变更子流程：

-生产部提出变更申请，需说明变更原因及风险评估；

-供应链管理部实施变更验证，确认符合要求后通知供应商。

4.3流程关键控制点

4.3.1供应商准入控制点：

-责任主体：采购部、内控部；

-核查方式：实地考察、资质验证；

-复核机制：每年复核一次，重大变更需重新评估。

4.3.2合同签订控制点：

-责任主体：法务部、生产部；

-核查方式：条款比对、法律评审；

-复核机制：金额超500万元的合同需董事会备案。

4.4流程优化机制

每年11月启动流程复盘，由生产部牵头，内控部配合，收集业务部门优化建议，经总经理办公会审议后实施。优化方案需明确实施时间表、责任部门及预期效果。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1采购权限分配：

-金额≤10万元：采购部经理审批；

-金额10万元-50万元：总经理审批；

-金额>50万元：董事会审批。

5.1.2岗位层级对应：

-初级业务员：操作权限（查询、录入）；

-中级业务员：审批权限（≤5万元）；

-高级业务员：审批权限（≤20万元）。

5.2审批权限标准

5.2.1金额审批路径：

-10万元以下：采购部经理→供应链管理部→总经理；

-10-50万元：采购部经理→法务部→总经理；

-50万元以上：采购部经理→法务部→董事会。

5.2.2风险等级审批：

-高风险（如剧毒品委托）：必须经内控部出具风险评估报告；

-中风险：需法务部审核合同条款。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件：需书面授权，明确授权范围、期限（最长6个月）；

5.3.2代理机制：临时代理需经直属上级批准，最长15个工作日，代理结束后立即交接。

5.4异常审批流程

5.4.1紧急审批：紧急情况需经总经理特批，但金额不得超上一年度同月平均采购额；

5.4.2补批机制：未及时审批的，需在2个工作日内补办，补批理由需经监督部门审核。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范：所有委托生产业务必须通过OA系统流转，实现全流程电子签批；

6.1.2表单管理：关键环节需填写《委托生产执行表》，包括但不限于生产参数、检验结果；

6.1.3痕迹留存：电子记录需保存3年，纸质记录需双备份存档。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督：内控部每月抽查10%委托生产合同，审计部每季度突击检查20%；

6.2.2专项监督：针对高风险供应商实施年度专项审计，核查合规性及质量稳定性。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次：

-日常检查：每月不少于1次；

-专项审计：每年1次，覆盖上一年度全部委托生产业务；

-突击检查：每季度不少于2次。

6.3.2审计要求：审计报告需明确问题清单、整改要求及责任部门，重大问题需上报董事会。

6.4执行情况报告

6.4.1报告周期：月度报告由供应链管理部提交，季度报告由生产部汇总；

6.4.2报告内容：包含业务量、合规问题、风险事件、改进建议；

6.4.3报告用途：作为绩效考核、预算调整及制度修订依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系：

-合规性（权重30%）：检查合格率、处罚次数；

-效率性（权重40%）：审批时效、交付准时率；

-成本控制（权重30%）：单位成本变化率。

7.1.2考核对象：采购部、生产部、供应链管理部及项目经理。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期：月度考核、季度评估、年度总评；

7.2.2评估方法：数据统计、现场核查、问卷调查。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类：

-一般问题：7个工作日内整改；

-重大问题：30个工作日内整改；

-紧急问题：立即整改并上报。

7.3.2责任追究：整改不力需追究部门负责人责任，年度考核扣分。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议收集：通过OA系统收集业务部门建议，每月汇总；

7.4.2评估审批：生产部评估建议可行性，总经理办公会审批；

7.4.3跟踪机制：内控部跟踪改进效果，持续优化。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：

-提出优秀改进建议；

-发现重大安全隐患并及时处置；

-委托生产项目超额完成目标。

8.1.2奖励类型：

-精神奖励：通报表扬；

-物质奖励：奖金500-5000元；

-晋升奖励：优先晋升。

8.1.3奖励程序：业务部门提名→人力资源部审核→总经理审批→公示3天→财务部发放。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规：未按流程操作，但未造成重大后果；

8.2.2较重违规：导致成本增加5万元以下，或轻微质量事故；

8.2.3严重违规：导致重大安全事故、重大经济损失或法律诉讼。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准：

-一般违规：通报批评；

-较重违规：罚款1000-5000元；

-严重违规：降级或解雇。

8.3.2处罚程序：调查取证→告知当事人→审批→执行→申诉。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件：收到处罚通知3个工作日内；

8.4.2复议流程：人力资源部受理→内控部复核→总经理审批→5个工作日内出具结果。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1重大风险预案：

-生产泄漏：立即启动《化学品泄漏应急预案》，疏散周边人员；

-供应商违约：启动《供应链中断应急预案》，寻找替代供应商；

-法律诉讼：启动《法律纠纷应急预案》，聘请外部律师。

9.1.2责任分工：

-应急总指挥：总经理；

-技术处置组：生产部；

-后勤保障组：供应链管理部。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景：政府临时要求、不可抗力事件；

9.2.2处理流程：提交例外申请→风险评估→总经理审批→备案。

9.3危机公关与善后

9.3.1责任主体：公关部牵头，法务部配合；

9.3.2沟通口径：由法务部制定标准口径，涉外业务需适配属地文化。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规定由总经理办公室负责解释，解释意见以书面形式存档。

10.2相关制度索引

-《公司内部控制基本规范》（编号：内控2023-001）；

-《财务授权审批管理办法》（编号：财管202