某化工公司电脑使用规范细则

某化工公司电脑使用规范细则第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本规范细则依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等国家法律法规，参照《信息安全技术网络安全等级保护基本要求》（GB/T22239）、《信息安全技术信息系统安全等级保护测评要求》（GB/T28448）等行业标准，并遵循《联合国关于跨国公司行为守则》《OECD跨国公司指南》等国际公约，同时结合公司“数字化转型战略”及“国际化经营布局”，旨在规范公司电脑使用行为，防范信息安全风险，提升运营效率。

1.1.2制定目的

针对当前公司电脑使用中存在的管理空白、操作随意、数据泄露风险等问题，本规范细则通过“制度-流程-表单-责任”四维管理闭环，实现以下核心目标：

（1）规范电脑使用全生命周期管理，确保合规合法；

（2）构建纵深防御体系，降低信息安全风险；

（3）优化审批流程，提升跨部门协作效率；

（4）适配国际化需求，保障海外业务合规性。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本规范细则适用于公司所有部门、全体正式员工、外包服务人员及合作单位人员（以下简称“关联人员”）的电脑使用行为，涵盖办公电脑、移动终端、涉密设备等所有公司资产或授权使用的电子设备。

1.2.2适用对象

（1）业务部门：研发、生产、销售、采购、财务等所有业务单元；

（2）职能部门：人力资源、IT、内控、合规等管理支持部门；

（3）岗位层级：所有直接或间接接触公司电子设备的人员，包括但不限于部门负责人、项目经理、系统管理员等。

1.2.3例外适用场景

（1）临时性外部访客或供应商：由IT部门统一管理，使用专用设备，活动结束后立即销毁临时数据；

（2）非工作用途设备：个人自备电脑接入公司网络需经审批，并承担相应责任，不纳入本规范细则管理。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

确保所有电脑使用行为符合国家法律法规、行业标准和公司内部制度，涉外业务需遵守目标国数据保护法律。

1.3.2权责对等原则

明确各级管理人员和技术人员的责任边界，权力授予与风险承担相匹配。

1.3.3风险导向原则

重点关注高风险操作场景，实施差异化管控措施。

1.3.4效率优先原则

在满足管控要求的前提下，优化流程设计，减少不必要的审批环节。

1.3.5持续改进原则

根据内外部环境变化定期评估并优化制度，保持管理有效性。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本规范细则为公司专项管理制度，属于基础性制度范畴，与《公司内部控制基本规范》《信息安全管理制度》等制度共同构成公司治理体系的一部分。

1.4.2制度衔接

（1）与财务制度衔接：电脑采购、维修、报废需符合《固定资产管理办法》，采购预算需经财务部门审核；

（2）与内控制度衔接：涉及数据访问权限、操作记录等需符合《内部控制手册》第5章要求；

（3）与人力资源制度衔接：员工离职需按《员工手册》第8章执行设备回收和权限撤销。

1.4.3冲突处理规则

若本规范细则与关联制度存在冲突，以风险等级更高或最新发布制度为准，冲突条款由内控部牵头协调解决。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司电脑使用管理遵循“董事会-管理层-职能部门-业务单元”四级架构，其中：

（1）董事会负责审批重大设备采购预算及涉密设备管理策略；

（2）管理层（总经理办公会）负责统筹全公司电脑使用政策；

（3）IT部门作为执行主体，负责技术平台建设和日常运维；

（4）内控部与合规部作为监督机构，负责流程合规性检查；

（5）各业务部门负责人为本部门电脑使用第一责任人，需确保本规范细则在本部门落地执行。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

（1）决策范围：年度设备采购预算超1000万元人民币的审批；

（2）议事规则：每季度召开一次，重大事项需三分之二以上股东出席；

（3）责任主体：董事长。

2.2.2董事会

（1）决策范围：涉密设备管理制度、跨境数据传输策略的制定；

（2）议事规则：每半年召开一次，决策需经三分之二以上董事同意；

（3）责任主体：董事会秘书。

2.3执行机构与职责

2.3.1总经理办公会

（1）职责：审批月度设备采购申请、季度预算执行报告；

（2）责任主体：总经理。

2.3.2IT部门

（1）职责：

-制定技术标准（如操作系统版本、加密等级）；

-实施设备生命周期管理（采购-配置-监控-报废）；

-保障网络安全防护体系运行。

（2）责任主体：IT总监。

2.3.3各业务部门

（1）职责：

-组织本规范细则培训；

-审核员工设备使用申请；

-报告异常事件。

（2）责任主体：部门负责人。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

（1）职责：

-每季度开展流程合规性检查；

-对高风险操作实施抽样审计；

-评估制度执行效果。

（2）责任主体：内控总监。

2.4.2合规部

（1）职责：

-审核涉外业务数据传输方案；

-提供跨境数据合规咨询；

-评估法律风险。

（2）责任主体：合规总监。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调机制

（1）成立“电脑使用管理协调小组”，由IT、内控、合规、人力资源等部门组成；

（2）每月召开例会，解决跨部门技术争议；

（3）重大技术方案需经协调小组审议。

2.5.2国际化业务适配

（1）在欧美市场设立本地合规联络员，负责数据保护法规对接；

（2）针对欧盟GDPR等法规制定差异化操作指南；

（3）海外分支机构设备采购需经总行合规部备案。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

（1）设备合规率：100%；

（2）数据泄露事件：0次；

（3）系统可用性：≥99.9%。

3.1.2核心KPI

（1）设备更新周期≤3年；

（2）权限申请审批时效≤2个工作日；

（3）安全事件响应时间≤30分钟。

3.2专业标准与规范

3.2.1技术标准

（1）操作系统：Windows10企业版或macOS10.14以上；

（2）防病毒软件：部署企业级杀毒系统，病毒库每日更新；

（3）加密要求：涉密数据传输必须使用AES-256加密。

3.2.2风险控制点及防控措施

（1）高风险点：

-跨境数据传输；

-移动设备接入；

-涉密文件处理。

（2）防控措施：

-跨境传输需签订数据保护协议；

-移动设备接入需通过VPN；

-涉密文件需双重加密。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

（1）全生命周期管理：从采购到报废全流程监控；

（2）风险矩阵评估：对操作场景实施风险分级；

（3）PDCA循环改进：定期复盘优化流程。

3.3.2管理工具

（1）IT资产管理平台：实现设备台账电子化；

（2）权限管理系统：自动化审批敏感操作；

（3）安全监控平台：实时预警异常行为。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

电脑使用管理主流程分为“申请-配置-使用-回收”四个阶段：

（1）申请阶段：员工通过OA系统提交设备使用申请，部门负责人审核；

（2）配置阶段：IT部门按标准配置设备，安装必要软件；

（3）使用阶段：员工按权限使用设备，IT部门定期巡检；

（4）回收阶段：离职或报废时需经资产部门验收。

4.2子流程说明

4.2.1权限申请子流程

（1）员工提交申请，系统自动校验历史记录；

（2）IT部门审批敏感权限，3个工作日内反馈；

（3）审批通过后生成电子授权书，存档备查。

4.2.2涉密文件处理子流程

（1）创建涉密文件需标注密级；

（2）传输必须使用加密通道；

（3）访问需经双因素认证。

4.3流程关键控制点

（1）配置环节：禁止安装未经审批的软件；

（2）使用环节：禁止非授权访问涉密系统；

（3）回收环节：必须清除所有个人数据。

4.4流程优化机制

（1）优化发起：由IT部门根据审计结果提议；

（2）评估流程：业务部门、内控部联合评估；

（3）审批权限：由分管IT的副总经理审批。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

权限分配基于“岗位-职责-数据类型”三维模型，具体规则如下：

（1）财务数据：总经理、财务总监、审计人员可访问；

（2）研发数据：项目负责人、核心成员可访问；

（3）客户数据：销售、客服人员按客户等级授权。

5.2审批权限标准

（1）常规审批：部门负责人审批；

（2）敏感审批：需经分管领导审批；

（3）重大审批：总经理办公会审议。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：需经绩效考核合格；

（2）授权期限：最长6个月；

（3）备案要求：通过OA系统登记授权信息。

5.4异常审批流程

（1）紧急审批：可先执行后补办，但需在2小时内补签；

（2）权限外操作：需提交书面说明及风险评估报告。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

（1）登录必须使用密码+动态令牌；

（2）禁止使用共享账户；

（3）离线操作需每日同步数据。

6.1.2表单填报标准

（1）设备使用申请表需包含使用目的、期限等信息；

（2）风险事件报告需在2小时内提交。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督

（1）IT部门每周检查设备状态；

（2）内控部每月抽查操作日志。

6.2.2专项监督

（1）每季度开展合规性评估；

（2）每年进行一次全面审计。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

（1）日常检查：每月不少于5次；

（2）专项检查：每季度不少于1次。

6.3.2审计要求

（1）内控审计每年至少2次；

（2）审计结果需提交董事会。

6.4执行情况报告

6.4.1报告内容

（1）合规数据统计；

（2）风险事件分析；

（3）改进措施计划。

6.4.2报告周期

（1）月度报告：每月5日前提交；

（2）年度报告：次年1月20日前提交。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系

（1）IT部门：设备故障率、响应时效；

（2）业务部门：合规操作率、事件报告及时性。

7.1.2评分标准

（1）优秀：考核得分≥90分；

（2）合格：考核得分≥80分。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

（1）月度评估：由内控部实施；

（2）年度评估：由人力资源部牵头。

7.2.2评估方法

（1）数据统计：通过IT平台自动采集；

（2）现场核查：随机抽查操作行为。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程

（1）问题登记：内控部建立问题台账；

（2）责任认定：分管领导指定整改人；

（3）整改实施：需在7个工作日内完成。

7.3.2整改分类

（1）一般问题：部门自行整改；

（2）重大问题：提交总经理办公会审议。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议来源

（1）员工反馈：通过OA系统收集；

（2）审计发现：参考审计报告建议。

7.4.2评估审批

（1）IT部门评估可行性；

（2）分管领导审批。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

（1）提出重大改进建议被采纳；

（2）及时发现并阻止安全事件。

8.1.2奖励类型

（1）精神奖励：通报表扬；

（2）物质奖励：奖金500-2000元。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规：

（1）违规使用个人设备；

（2）密码设置不符合要求。

8.2.2严重违规：

（1）导致数据泄露；

（2）故意破坏系统。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚等级

（1）警告：书面警告；

（2）降级：取消年度评优资格。

8.3.2处罚流程

（1）调查取证：合规部实施；

（2）告知当事人：书面通知。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

（1）收到处罚通知后3个工作日内；

（2）提供证据材料。

8.4.2复议程序

（1）由合规总监组织复议；

（2）5个工作日内出具结果。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1重大事件预案

（1）数据泄露：立即启动应急预案；

（2）系统瘫痪：优先保障核心业务。

9.1.2责任分工

（1）IT部门：技术处置；

（2）合规部：法律应对。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景

（1）临时出国使用设备；

（2）自然灾害影响。

9.2.2处理流程

（1）提交例外申请；

（2）IT部门评估风险。

9.3危机公关与善后

9.3.1危机公关

（1）成立危机小组，由公关部牵头；

（2）制定差异化沟通方案。

9.3.2善后措施

（1）全面复盘事件原因；

（2）修订相关制度。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规范细则由公司