某纺织公司茶水间管理办法

某纺织公司茶水间管理办法第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国食品安全法》《中华人民共和国消防法》等国家法律法规、《企业安全生产标准化基本规范》（GB/T33000-2016）、《公共食堂卫生管理规范》（GB/T31650-2018）等行业标准及国际劳工组织《职业安全健康管理体系指南》（ILO-OSH2001）等相关国际公约制定，旨在规范某纺织公司茶水间管理行为，有效防控食品安全、消防安全、环境卫生等风险，提升运营效率，保障员工身心健康，促进企业可持续发展。针对当前茶水间管理存在的制度不完善、责任不明确、操作不规范等痛点，核心目标在于构建权责清晰、流程优化、风险可控、持续改进的管理体系，实现价值创造与风险防控的平衡。

1.2适用范围与对象

本制度适用于某纺织公司总部及各分支机构茶水间管理活动，覆盖所有部门、全体正式员工、外包服务单位及合作单位人员。适用范围包括茶水间供水系统、食品存储、设备维护、环境卫生、废弃物处理等全流程管理。例外适用场景包括因不可抗力（如自然灾害）导致的暂时性中断，需经总经理办公会审批后执行；特殊活动（如年会）的临时性管理方案需提前报备内控部备案。审批权限由各部门负责人及茶水间管理员分级负责，重大事项需报总经理办公会决策。

1.3核心原则

本制度遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保所有操作合法合规；

（2）权责对等原则：明确各层级、各部门、各岗位的管理职责与操作权限，实现权责统一；

（3）风险导向原则：聚焦高风险环节，实施差异化管控措施，优先防控重大风险；

（4）效率优先原则：优化管理流程，减少不必要的审批环节，提升服务效率；

（5）持续改进原则：定期评估管理效果，根据内外部环境变化动态调整制度，实现闭环管理。

1.4制度地位与衔接

本制度为专项性管理制度，处于公司制度体系第三层级，与《公司内部控制管理办法》《公司食品安全管理制度》《公司消防安全管理制度》等关联制度形成协同体系。制度冲突时，以本制度为准；若与上级制度冲突，需报董事会审议后调整。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司茶水间管理实行三级架构：决策层由董事会及总经理办公会组成，负责重大事项审批；执行层由行政部、后勤部及各分厂茶水间组成，负责日常管理；监督层由内控部、审计部及合规部组成，负责监督执行情况。顶层设计逻辑为“决策-执行-监督-反馈”，确保管理闭环。

2.2决策机构与职责

董事会负责审议茶水间管理重大事项，如年度预算、重大设备采购等；总经理办公会负责审批季度管理计划、重大风险处置方案及年度考核结果。决策主体需明确议事规则，决策结果形成会议纪要，作为执行依据。

2.3执行机构与职责

（1）行政部（主责）：负责茶水间整体规划、人员配置、预算管理及跨部门协调；

（2）后勤部（主责）：负责供水系统维护、设备采购及废弃物处理；

（3）各分厂茶水间（主责）：负责日常操作、清洁消毒、物资领用及记录；

（4）外包服务单位（配合）：负责食品配送、设备清洁等专项服务，需经行政部审核资质后方可合作。

2.4监督机构与职责

（1）内控部（主责）：嵌入“供应商准入-操作记录-检查考核”内控环节，核查流程合规性；

（2）审计部（主责）：每年开展至少一次专项审计，核查风险控制措施有效性；

（3）合规部（配合）：监督国际公约（如食品安全标准）的落地执行。

2.5协调与联动机制

建立“每月一次跨部门协调会”机制，由行政部牵头，后勤部、内控部及各分厂代表参与，解决跨部门问题；涉外业务需增设“属地法规对接小组”，由合规部、行政部及当地法律顾问组成，确保管理适配。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）管理目标：确保食品安全零事故、环境卫生达标率100%、设备完好率98%；

（2）核心KPI：食品留样及时率≥95%、清洁检查合格率≥98%、能耗降低3%（年）；

（3）统计口径：以ERP系统及OA表单为载体，统一数据统计标准。

3.2专业标准与规范

（1）质量标准：符合GB/T31650-2018食品安全规范，供应商需提供HACCP认证；

（2）合规标准：消防设施符合GB156301-2018要求，定期检测（每年两次）；

（3）风险控制点及措施：

-高风险点（食品存储）：实施“先进先出”原则，设置温湿度监控；

-中风险点（设备维护）：建立设备台账，定期巡检（每月一次）；

-低风险点（废弃物处理）：分类存放，每日清运。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用PDCA循环管理，结合风险矩阵评估风险等级；

（2）管理工具：使用ERP系统管理供应商信息，OA系统审批采购申请，智能监控系统监测温湿度。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

茶水间管理主流程为“采购-存储-加工-供应-清洁-监督”六环节闭环：

（1）采购：行政部根据需求清单（OA审批）向供应商下达订单；

（2）存储：后勤部验收物资（核对发票、质检报告），分厂茶水间按分类存放；

（3）加工：严格执行食品处理流程，穿戴防护用品（内控环节核查）；

（4）供应：分厂茶水间按需配送，员工扫码取餐（系统记录使用量）；

（5）清洁：每日清洁消毒（记录存档），每周深度清洁；

（6）监督：内控部每月抽查（表单核查），审计部季度评估。

4.2子流程说明

（1）食品采购子流程：需求提报（行政部审核）→供应商评估（合规部参与）→订单下达（OA审批）→到货验收（后勤部核查）；衔接点：供应商资质需存档（内控环节）；

（2）清洁消毒子流程：制定清洁计划（茶水间编制）→执行（外包单位实施）→检查（行政部核查）→记录（ERP系统录入）。

4.3流程关键控制点

（1）采购环节：设置“金额≥10万元需总经理审批”校验点；

（2）存储环节：安装智能温湿度传感器，异常报警触发双重复核（茶水间、后勤部）；

（3）清洁环节：消毒液浓度需经第三方检测（每年一次），记录存档（电子+纸质）。

4.4流程优化机制

每年6月由行政部牵头，组织内控部、后勤部及各分厂代表开展流程复盘，评估优化需求；优化方案需经总经理办公会审批，实施后连续三个月跟踪效果。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“采购类型+金额+层级”分配权限：

（1）金额≤1万元：分厂茶水间负责人审批；

（2）1万元＜金额≤10万元：行政部审批；

（3）金额＞10万元：总经理办公会审批；

（4）权限类型：操作权限（系统查询）、审批权限（采购申请）、查询权限（供应商资质）。

5.2审批权限标准

（1）常规审批路径：需求提报（OA）→审批（对应层级）→执行（后勤部）；

（2）越权处理：需提交书面说明及上级授权文件，审批权限不得交叉；

（3）责任追溯：审批记录需留痕，重大差错启动问责（内控环节）。

5.3授权与代理机制

授权需以书面形式（OA附件）明确授权范围、期限（最长6个月），授权人需签字盖章；临时代理需经部门负责人审批，最长15个工作日。

5.4异常审批流程

（1）紧急场景：金额≤5万元可加急审批，需附风险评估报告；

（2）权限外场景：需逐级上报至总经理办公会，审批后执行；

（3）补批情形：未及时审批的申请，需说明原因及整改措施。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：以《茶水间操作手册》（附件一）为准，所有员工需培训考核合格；

（2）表单填报：使用OA系统填报采购申请、清洁记录，需双人签字；

（3）痕迹留存：电子记录（ERP/OA）与纸质记录（台账）双备份，保存期限3年。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：行政部每日巡查，记录存档（ERP系统）；

（2）专项监督：内控部每月开展“三查”：查台账、查系统、查现场；

（3）突击检查：审计部每季度随机抽查，覆盖80%以上分厂。

6.3检查与审计

（1）检查频次：日常检查每月不少于3次，专项审计每年至少一次；

（2）检查方法：现场核查、系统数据比对、访谈；

（3）结果应用：审计报告需明确整改项、责任部门及时限，内控部跟踪闭环。

6.4执行情况报告

每月5日前由行政部提交执行报告，内容包括：

（1）数据统计：采购金额、能耗、检查合格率等；

（2）风险提示：当期发现的问题及趋势分析；

（3）改进建议：需协调事项及优化方向。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）指标体系：行政部考核茶水间管理团队（权重60%），内控部考核合规性（权重30%），员工满意度（权重10%）；

（2）评分标准：以制度要求为基准，关键项实行一票否决制。

7.2评估周期与方法

（1）周期：月度考核（行政部）、季度评估（内控部）、年度审计（审计部）；

（2）方法：数据统计（ERP/OA）、现场核查、问卷调查。

7.3问题整改机制

（1）一般问题：7个工作日内整改，行政部复核；

（2）重大问题：30个工作日内整改，需提交方案报总经理办公会；

（3）责任追究：整改不力者启动绩效扣减，情节严重者按《员工手册》处理。

7.4持续改进流程

（1）建议收集：每月通过OA系统征集优化建议，行政部汇总；

（2）评估审批：内控部评估可行性，行政部牵头制定方案，总经理办公会审批；

（3）跟踪实施：执行效果纳入下季度考核。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：年度考核优秀（综合评分前20%）、重大风险处置得当、创新管理方法等；

（2）奖励类型：精神奖励（通报表扬）、物质奖励（奖金）、晋升机会；

（3）程序：申报（OA系统）→审核（行政部）→审批（总经理办公会）→公示（3个工作日）→发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：未按标准操作（如未消毒），扣绩效分；

（2）较重违规：违反食品安全规定（如过期食品供应），通报批评；

（3）严重违规：导致食品安全事故，按《劳动合同法》处理。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚分级：警告（口头）、罚款（绩效扣减）、解除合同；

（2）程序：调查取证（合规部主导）→告知（书面）→听证（申辩权）→审批（总经理办公会）→执行。

8.4申诉与复议

员工收到处罚通知后3个工作日内可向人力资源部申诉，由审计部复核，5个工作日内出具复议结果，全程留痕。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）应急预案：制定《茶水间突发事件应急预案》（附件二），涵盖食品中毒、火灾、设备故障等场景；

（2）危机处理：成立应急小组（行政部牵头，后勤部、医务室参与），明确分级响应机制。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：自然灾害、供应商临时停产等；

（2）审批流程：提交申请（说明原因、期限），行政部评估风险，总经理审批；

（3）处理要求：例外处理需记录存档，事后纳入制度优化。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：行政部负责对外沟通，合规部提供法律支持；

（2）发布流程：经总经理审批后统一口径，通过公司官网发布；

（3）善后措施：分析原因，完善制度，开展全员培训。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由某纺织公司行政部负责解释，解释意见以书面形式存档。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制管理办法》（文号：公司制〔2023〕15号）；

（2）《公司食品安全管理制度》（文号：公司制〔2023〕16号）；

（3）《公司设备采购管理办法》（文号：公司制〔2023〕17号）。

10.3修订与废止程序

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