化工公司销售合同规范制度

化工公司销售合同规范制度第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国安全生产法》《化学品安全管理条例》《联合国跨国公司行为守则》《OECD国际商务行为准则》等法律法规、行业标准及国际公约制定，结合化工行业特性及企业国际化经营战略需求，旨在规范销售合同全生命周期管理，防控法律、合规、运营及财务风险，提升合同履约效率与质量，实现价值创造与可持续发展。

管理痛点包括：合同条款不严谨导致争议频发、审批流程冗长影响市场响应速度、履约风险识别不足引发重大损失、跨国业务合规性难以保障等。核心目标在于构建标准化、自动化、智能化的合同管理体系，实现制度、流程、表单、责任四位一体的闭环管控。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有销售业务领域，涵盖但不限于大宗化学品、精细化学品、化工装备、技术服务等业务类型。适用对象包括销售部、法务部、财务部、生产部、物流部、国际业务部等相关部门及岗位（正式员工、经授权外包团队、合作单位需同等遵守）。例外场景包括：金额低于人民币1万元的紧急销售合同，需经总经理特批；涉及商业秘密的保密协议按专项制度执行。审批权限由总经理办公会根据金额（≤500万元为常规审批、>500万元需董事会审批）及风险等级确定。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：严格遵循国家法律法规及行业规范，确保合同条款不违反反垄断法、环境保护法等强制性规定。

1.3.2权责对等原则：明确各级审批人、执行人责任，权力与责任匹配，禁止越权审批。

1.3.3风险导向原则：对高风险合同（如金额≥5000万元、涉及环保限制、跨国交易）实施重点管控。

1.3.4效率优先原则：优化审批流程，通过数字化工具缩短审批周期，合同签署后3个工作日内完成关键信息录入。

1.3.5持续改进原则：每年对制度执行情况进行评估，结合业务变化动态调整。

1.3.6平等自愿原则：合同条款需经双方平等协商，禁止不正当竞争行为。

1.4制度地位与衔接

本制度为专项性管理制度，服从于《公司治理基本制度》《内部控制手册》《合规管理程序》等上位制度。与财务制度衔接时，财务部负责合同金额、付款条件的合规性审核；与内控制度衔接时，内控部负责嵌入合同审批的关键控制点（如金额授权、审批层级）。制度冲突时，以本制度为准，特殊情况由董事会裁决。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司设立三级管控体系：

-决策层：董事会负责重大合同（金额≥1亿元或涉及并购）的最终决策权；

-执行层：总经理办公会审批金额在500万元至1亿元之间的合同，并监督各部门执行；

-监督层：内控部、审计部、合规部协同开展全过程监督，确保制度落地。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：审议年度合同预算、重大合同条款及涉外合同合规方案；

2.2.2董事会：审批金额≥1亿元的合同、跨国合同、涉及知识产权许可的合同，制定合同管理制度；

2.2.3总经理办公会：审批金额500万元至1亿元的合同，决策争议合同解决方案，每月召开合同管理专题会。

2.3执行机构与职责

2.3.1销售部：负责合同文本拟定、客户需求响应，主责包括：

-合同风险初步识别（需标注风险等级）；

-客户信用评估（配合财务部）；

-履约过程监控。

2.3.2法务部：主责包括：

-合同条款法律审核（高风险合同需出具法律意见书）；

-争议合同法律支持；

-跨国合同合规性评估（参考《欧盟通用数据保护条例》等）。

2.3.3财务部：主责包括：

-付款条件、发票条款审核；

-合同财务数据归集（嵌入ERP系统自动对账）。

2.3.4生产部：配合确认产能保障（需提前15个工作日提供履约能力承诺函）。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：嵌入三个关键控制点：

-合同金额授权审批；

-高风险条款标注；

-审批超期自动预警（通过OA系统实现）。

2.4.2审计部：每年开展合同专项审计（含跨境合同合规性），审计结果纳入绩效考核。

2.4.3合规部：建立“红黄蓝”风险库，红色风险（如出口管制化学品）需法务部双重审核。

2.5协调与联动机制

设立月度合同管理联席会，由销售总监牵头，法务、财务、内控各2名代表参与；涉外业务增设属地法务协调岗，需在合同签署前完成目标市场合规性验证（参考《新加坡合同法》）。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

-合同签署及时率≥95%；

-合同审批时效≤3个工作日（金额<100万元）；

-合同履约率≥98%（大宗化学品行业标杆）；

-违约投诉率≤0.5%（年均）。

核心KPI统计口径：通过CRM系统自动采集，财务部按月核对。

3.2专业标准与规范

3.2.1化工产品合同标准：

-必备条款：产品纯度、包装标准（参考ISO9001）、检验检疫要求；

-高风险点标注：

-【高】出口管制产品（如易制毒化学品，需附商务部批文）；

-【中】有毒有害物质（需标注LD50等数据）；

-【低】普通化学品。

3.2.2跨国合同专项要求：

-法律适用：约定争议解决地（优先选择仲裁）；

-知识产权：明确专利许可范围（参考WIPO标准）；

-物流合规：危险化学品运输需附UN38.3认证。

3.3管理方法与工具

-管理方法：PDCA循环（Plan-Do-Check-Act）；

-工具：

-ERP系统：自动带出采购、库存数据；

-OA系统：电子签章+审批流；

-CRM系统：客户信用评级动态调整。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1发起阶段：销售部录入合同基本信息（客户名称、金额、产品代码），系统自动触发信用检查（调用财务数据）。

4.1.2审核阶段：按“金额-风险等级”矩阵授权（见5.1节），审批节点需逐级签字，OA系统自动计时超期提醒。

4.1.3执行阶段：合同归档前需法务部出具《合规性确认函》（电子版）；财务部按合同条款自动生成发票（ERP集成）。

4.1.4归档阶段：纸质合同归档于档案室，电子版上传至文档管理系统（双备份，异地存储）。

4.2子流程说明

4.2.1争议合同处理：销售部→法务部→第三方调解（需记录所有沟通记录）；

4.2.2跨境合同审批：增加“属地法务审核”节点（需2名当地律师签字）。

4.3流程关键控制点

-控制点1（金额授权）：ERP系统自动校验授权额度（风险库红色合同需总经理双签）；

-控制点2（条款审核）：法务部需在5个工作日内完成《风险点清单》标注；

-控制点3（履约确认）：物流部需在发货后3日内反馈运输状态。

4.4流程优化机制

每年6月由内控部牵头，收集系统运行数据（审批耗时、驳回原因），通过“试点先行”原则（如先在华东区推广电子签章）逐步完善。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“金额+风险等级+岗位层级”三级授权：

-销售代表：≤50万元低风险合同自主审批；

-销售经理：≤200万元中风险合同+50万元低风险合同，需财务部会签；

-总经理：>200万元合同+紧急合同+跨境合同；

-董事会：>5000万元合同+并购类合同。

5.2审批权限标准

审批路径示例：

-100万元中风险合同：销售部→财务部（1日）→法务部（2日）→销售总监（1日）；

-超期处理：系统自动发送催办邮件，超10日触发专人跟进。

5.3授权与代理机制

正式授权需通过OA系统备案（格式见附件A），临时代理需直属上级签字，最长有效期30日，代理权限不得交叉。

5.4异常审批流程

-紧急审批：金额<10万元可越级，需加急邮件说明理由；

-补批处理：缺失审批环节需法务部出具《补批说明》，总经理办公会审批。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

-表单填写：合同模板嵌入ERP系统，关键字段（如金额、付款条件）必须勾选；

-痕迹留存：电子审批流+关键节点手写签字扫描版，审计时需提供；

-双备份要求：纸质合同归档+电子合同扫描版上传至文档系统。

6.2监督机制设计

-日常监督：内控部每周抽查10份合同审批记录，重点关注金额授权、条款审核；

-专项监督：每年4月对前一年出口合同开展合规性检查（参考《欧盟REACH法规》）。

6.3检查与审计

-检查频次：财务部每月核对合同与发票一致性，内控部每季度开展“合同管理飞行检查”；

-审计要求：重大违约事件需启动专项审计，审计报告需法务部确认合规性。

6.4执行情况报告

报告内容包括：

-合同执行数据（金额、逾期率、争议数）；

-风险事件（附整改措施）；

-系统优化建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

-关键指标：合同审批及时率（权重30%）、违约投诉率（权重20%）；

-专项指标：跨境合同合规率（权重25%）、系统使用率（权重25%）。

7.2评估周期与方法

-评估周期：月度考核+季度复盘；

-方法：数据统计（系统自动生成）+现场访谈。

7.3问题整改机制

整改分类标准：

-一般问题：7日内整改（如条款遗漏）；

-重大问题：30日内整改（如金额超授权）；

-紧急问题：24小时内整改（如客户投诉）。

7.4持续改进流程

建议收集渠道：CRM系统意见箱+月度座谈会；制度修订需经法务部合规性评估。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

奖励情形：

-优秀合同管理团队（年度）；

-合同创收突出贡献（按贡献比例奖励）。

程序：销售部提名→法务部审核合规性→总经理办公会审批。

8.2违规行为界定

-一般违规：条款遗漏（如未标注产品纯度）；

-较重违规：审批超期未补救；

-严重违规：重大合同泄露商业秘密。

8.3处罚标准与程序

处罚方式：警告（口头）→经济处罚（金额×1%-5%）→降级（3个月以上）；

程序：审计部调查→当事人陈述→部门负责人确认→人力资源部执行。

8.4申诉与复议

申诉流程：收到处罚后3日内向合规部提交书面申诉，合规部在5日内组织复议，复议决定为最终结论。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

-重大违约预案：法务部72小时内启动《违约应对手册》（见附件B）；

-紧急变更：通过OA系统启动“合同变更审批绿色通道”。

9.2例外情况处理

例外场景：自然灾害、政策突变；

处理要求：需附《例外情况评估报告》（含风险分析），由总经理办公会审批。

9.3危机公关与善后

-责任主体：公关部牵头，法务部提供法律支持；

-沟通口径：通过官网、客户群发布《合同履行进展公告》；

-善后措施：对受影响客户提供价格优惠或延期履约。

第十章附则

10.1制度解释权归属

由法务部负责解释，解释意见以书面形式发布。

10.2相关制度索引

-《公司治理基本制度》文号2023-005；

-《内部控制手册》文号2023-010。

10.3修订与废止程序

修订需经总经理办公会审议，废止前