医疗机构药品采购管理规程

医疗机构药品采购管理规程一、总则（一）目的与依据为规范医疗机构药品采购行为，确保药品质量与供应，保障患者用药安全与权益，降低采购成本，提高资金使用效益，依据国家相关法律法规及政策要求，结合本机构实际，制定本规程。（二）适用范围本规程适用于本机构所有药品（含中药饮片、中成药、化学药品、生物制品、精神药品、麻醉药品等）的采购管理活动。凡参与药品采购、验收、入库、付款等相关环节的部门与人员，均须遵守本规程。（三）基本原则药品采购应遵循以下基本原则：1.质量优先原则：严格把控药品质量关，选择符合国家标准、信誉良好的药品及供应商。2.合法合规原则：严格遵守国家药品管理、招标投标、政府采购等相关法律法规及政策规定。3.保障供应原则：确保临床必需药品的及时、足额供应，满足诊疗需求。4.价格合理原则：在保证质量的前提下，通过合理方式降低采购成本，追求性价比最优。5.规范透明原则：采购过程应公开、公平、公正，操作规范，记录完整可追溯。6.廉洁高效原则：杜绝采购过程中的不正之风，提高采购效率。二、组织与职责（一）药事管理与药物治疗学委员会（组）负责审议本机构药品采购相关政策、制度；审定药品处方集和基本用药供应目录；审核重大药品采购计划及特殊药品的采购；对药品采购全过程进行监督指导。（二）采购部门作为药品采购的执行部门，主要职责包括：1.具体组织实施药品采购工作，包括制定采购计划、选择采购方式、组织招标（议价）、签订采购合同等。2.负责药品供应商的资质审核、遴选、动态管理及档案建立。3.协同相关部门进行药品价格的谈判与确认。4.负责采购订单的下达、履约跟踪及采购合同的管理。5.收集、整理、归档药品采购相关文件资料。（三）药学部门（药剂科/药房）1.根据临床需求和库存情况，提出药品采购需求，参与制定药品采购计划。2.负责药品质量的验收、入库、养护和出库管理。3.收集、反馈药品质量信息、不良反应报告及临床用药意见。4.参与药品供应商的评估与遴选。5.负责药品采购相关数据的统计与分析。（四）临床科室1.根据临床诊疗需要，提出合理的药品使用需求。2.参与本专业相关药品的遴选与评估。3.及时反馈临床用药过程中发现的药品质量、疗效等问题。（五）财务部门1.负责药品采购资金的预算、筹措与支付。2.对药品采购合同的财务条款进行审核。3.参与药品价格的审核与监督。（六）纪检监察部门对药品采购全过程进行监督，确保采购活动的廉洁性，受理并调查相关投诉与举报。三、采购流程（一）需求提报与计划制定1.临床科室根据诊疗需求及库存消耗情况，定期向药学部门提出药品使用需求。2.药学部门结合药品库存水平、临床使用量、药品效期及储备政策等因素，汇总、审核需求，编制药品采购计划草案。3.采购计划草案按规定程序报药事管理与药物治疗学委员会（组）审议或相关负责人审批后，形成正式采购计划。（二）采购计划审批1.常规药品采购计划由药学部门负责人审核，报机构分管领导审批。2.特殊药品、大额采购或首次采购的药品，须报药事管理与药物治疗学委员会（组）审议通过后，再按审批权限报批。（三）供应商遴选与管理1.建立合格供应商名录制度。供应商应具备合法的经营资质、良好的商业信誉、能够保障药品质量和及时供应，并能提供必要的质量保证文件。2.采购部门会同药学等相关部门，对供应商的资质证明文件（如营业执照、药品经营许可证、GSP认证证书、相关药品的生产批件、质量标准、检验报告书等）进行严格审核。3.通过实地考察、历史合作评价、产品质量反馈等方式，对供应商进行综合评估，动态调整合格供应商名录。（四）采购方式与实施1.严格执行国家及地方药品集中采购和使用政策，优先从国家或地方组织的药品集中采购中标（入围）企业及平台采购药品。2.对于集中采购目录外的药品，可根据采购金额、药品特性等，选择公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等合规采购方式。3.坚持阳光采购原则，确保采购过程公开透明，严禁暗箱操作。4.与供应商洽谈确定药品价格、规格、剂型、数量、配送周期、质量保证、售后服务等关键条款。（五）合同签订与管理1.药品采购必须签订书面合同，明确双方权利与义务。合同内容应包括药品名称、规格、剂型、生产厂家、数量、单价、总价、配送方式、交货期限、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任、争议解决方式等。2.采购合同需经采购部门、法务部门（或指定审核人员）、财务部门审核，按权限报批后签订。3.建立合同台账，对合同履行情况进行跟踪管理，妥善保管合同文本及相关附件。（六）订单下达与履约1.采购部门根据审批后的采购计划及合同约定，向合格供应商下达采购订单。2.供应商应按照订单及合同要求，及时组织药品配送。（七）药品验收与入库1.药学部门（库房）对送达药品进行严格验收。验收内容包括：药品名称、规格、剂型、生产批号、有效期、生产厂家、数量、包装完整性、外观质量、药品合格证明文件等。2.验收合格的药品，方可办理入库手续，录入药品管理系统。3.对验收不合格的药品，应拒绝入库，并及时通知采购部门与供应商联系处理，做好记录。（八）付款结算1.药学部门在药品验收合格入库后，及时将相关凭证传递给财务部门。2.财务部门根据合同约定、验收合格证明及相关票据，按规定审核后办理付款手续。四、库存管理与药品周转（一）库存水平设定药学部门应根据药品的使用频率、采购周期、供应稳定性等因素，科学设定各类药品的最低库存量和最高库存量，确保临床供应，减少积压浪费。（二）库存监控与预警1.利用药品管理信息系统，实时监控药品库存动态。2.对接近最低库存量或效期的药品进行预警，及时启动采购流程或采取促销使用措施。（三）药品养护与效期管理1.按照药品特性及储存要求，对库存药品进行分类存放和规范养护，确保药品质量。2.严格执行“先进先出、近效期先出”原则，定期对库存药品进行效期检查，防止过期药品流入临床。（四）积压与短缺处理1.对长期积压的药品，应分析原因，及时与临床沟通，采取合理措施促进使用或按规定程序进行处置。2.对可能出现的药品短缺，应提前预警，积极与供应商协调，保障临床急需药品的供应。五、记录与档案管理（一）记录要求药品采购各环节均应建立完整、规范的记录。主要包括：1.药品需求申请表、采购计划及审批记录。2.供应商资质文件、评估记录。3.采购方式选择依据、招标（谈判）文件、报价单、中标通知书。4.药品采购合同及补充协议。5.采购订单、送货单、验收单、入库单、出库单。6.药品质量检验报告书、不合格药品处理记录。7.付款申请、发票、银行结算凭证。8.药品质量反馈、不良反应报告记录。9.相关会议纪要、监督检查记录。（二）档案保管各类采购记录及相关文件资料应妥善保管，分类存档，做到字迹清晰、数据准确、易于查阅。档案保存期限应符合国家相关规定。六、监督与改进（一）内部监督1.药事管理与药物治疗学委员会（组）定期对药品采购管理工作进行检查与评估。2.纪检监察、财务、审计等部门对采购流程的合规性、资金使用的合理性进行监督检查。（二）供应商评估定期对合格供应商的履约能力、药品质量、价格水平、配送服务、售后服务等进行综合评估，评估结果作为是否继续合作的重要依据。（三）问题处理与责任追究对采购过程中发现的违规行为、质量问题或管理漏洞，应及时调查处理，追究相关责任人的责任。（四）持续改进定期对本规程的执行情况进行总结分析，根据国家政策调整、机构发展需求及实际运行中发现的问题，对规程进行修订和完善，不断优化药品采购管理工作。七、附则（一）名词解释本规程中涉及的相关术语，参照国家药品管理法律法规及行业标准执行。（二）规程解释本规程由本机构药