纺织公司办公软件使用规定

纺织公司办公软件使用规定第一章总则

1.1制定依据与目的

本规定依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《个人信息保护法》等国家法律法规，参照《信息安全技术网络安全等级保护基本要求》（GB/T22239）、《企业内部控制基本规范》及国际数据保护标准（如GDPR、CCPA等），结合纺织公司国际化经营战略及数字化转型需求制定。针对当前办公软件使用中存在的权限管理混乱、数据泄露风险、跨部门协作效率低下等痛点，旨在规范办公软件全生命周期管理，实现价值创造、风险防控与效率提升的核心目标。

1.2适用范围与对象

本规定适用于纺织公司全体正式员工、外包服务人员及合作单位人员，覆盖公司总部及境外分支机构使用各类办公软件（含邮箱、文档处理、即时通讯、项目管理等）的行为。例外场景包括但不限于：经公司授权的第三方服务商操作、临时性项目专项授权、境外分支机构根据当地法律法规特殊调整的使用方式，此类场景需经合规部审批备案。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：所有软件使用须符合国家及地区法律法规、行业规范及公司内控要求。

1.3.2权责对等原则：权限分配与岗位职责、业务需求严格匹配，禁止非授权使用。

1.3.3风险导向原则：高风险业务场景配置更严格的管控措施，高风险软件（如外部协作平台）需通过安全评估后方可接入。

1.3.4效率优先原则：优化审批流程，对标准化操作开通自动化通道，禁止过度审批。

1.3.5持续改进原则：每年至少开展一次制度适用性评估，根据技术发展、业务变化动态调整。

1.4制度地位与衔接

本规定为公司基础性管理制度，与《公司信息安全管理办法》《财务审批管理办法》《供应商管理手册》等制度形成管理闭环。如条款冲突，以本规定为准，具体事项由内控部协调解决。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司设立“决策-执行-监督”三级管理架构。决策层（董事会）负责软件采购、预算及重大风险策略审批；执行层（总经理及各部门）落实软件使用规范；监督层（内控部、合规部、IT部）实施全过程管控。境外分支机构参照属地化原则，由区域负责人向公司总部双重汇报。

2.2决策机构与职责

董事会：审议年度软件采购预算、重大软件系统上线方案；审批跨境数据传输策略及第三方服务商准入标准。

总经理办公会：制定软件使用权限目录、年度优化计划；协调跨部门软件协同需求。

2.3执行机构与职责

IT部（主责）：负责软件选型技术评估、系统运维、权限配置；建立软件资产清单，定期开展漏洞扫描。

人力资源部（配合）：将本规定纳入新员工培训及绩效考核；处理违规行为问责。

各业务部门：落实本部门软件使用规范，指定“软件管理员”负责日常监督（如采购部需每月核对采购系统操作日志）。

2.4监督机构与职责

内控部：嵌入三个关键内控环节：采购环节需IT部出具技术评估报告（高风险软件需第三方测评）；使用环节每月抽查权限分配合理性；年度开展软件管理专项审计。

合规部：负责跨境数据传输合规性审查，监督境外分支机构本地化合规操作。

2.5协调与联动机制

设立“软件管理联席会议”，由IT部牵头，每季度召开一次，解决跨部门冲突。境外业务需增设“属地合规联络员”，与当地监管机构建立沟通渠道。

第三章办公软件专业管理标准

3.1管理目标与核心指标

目标：2025年前实现90%核心业务场景自动化审批，数据操作留存率100%，跨境数据传输零违规。

核心KPI：

-权限申请处理时效≤2个工作日

-软件资产更新率≤5%月度

-违规操作发现率≥95%（通过系统日志监控）

3.2专业标准与规范

3.2.1软件分类管控：

（1）核心系统（ERP、PLM）：禁止外部访问，强制双因素认证，定期（每季度）进行安全基线核查。

（2）协作工具（钉钉、Teams）：仅限公司域名邮件附件传输，敏感文档需水印加密。

（3）第三方工具（Zoom、Slack）：境外分支机构使用需经合规部评估，禁止传输涉密信息。

标注风险点：

-高风险点：ERP系统权限交叉授权（措施：单一角色不兼任审批与执行权限）

-中风险点：即时通讯工具涉密信息存储（措施：设置30天自动销毁）

3.3管理方法与工具

采用“全生命周期管理”方法：IT部通过OA系统管理软件采购申请，内控部利用电子审计平台监控操作日志，财务部关联软件资产折旧。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

“申请-配置-监控-归档”闭环：

（1）申请环节：业务部门通过OA提交软件需求，IT部同步评估技术兼容性（限时3个工作日）。

（2）配置环节：IT部完成系统部署后，人力资源部同步开展权限培训（留存签到记录）。

（3）监控环节：IT部每月生成软件使用报告，内控部抽取10%进行人工核查。

（4）归档环节：境外分支机构的本地化操作手册需翻译成英文，由合规部备案。

4.2子流程说明

（1）紧急授权流程：突发事件需经部门负责人+IT部双签，审批时效≤1小时，事后24小时内补充完整申请材料。

（2）离职人员权限回收：人力资源部发起，IT部48小时内完成，需经IT部与使用者双重确认已归档所有文件。

4.3流程关键控制点

（1）采购环节：ERP系统生成预算预警（金额超100万需总经理审批）。

（2）权限变更：OA系统自动触发变更记录，内控部每月抽查变更合理性。

（3）跨境使用：合规部需留存境外分支机构数据传输授权函扫描件。

4.4流程优化机制

每年6月IT部牵头开展流程复盘，采用PDCA方法：分析系统日志异常数据（如权限滥用次数），提交优化建议至总经理办公会审议。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

采用“三维度五级”模型：

（1）业务维度：采购、生产、财务等按模块划分。

（2）金额维度：采购系统设置分级权限（10万以下部门经理审批，超200万需董事会备案）。

（3）岗位层级：总监级可申请临时提升权限，需IT部备案且每月审计。

禁止表格化表述：权限分配逻辑通过OA系统逻辑校验实现（如财务部经理默认无采购系统操作权限）。

5.2审批权限标准

（1）常规审批：OA系统自动流转，超时未处理触发邮件提醒。

（2）特殊审批：境外分支机构采购需同时获得当地合规官与公司总部财务双签。

禁止越权条款：系统设置“审批人强制校验”机制，发现违规自动阻断流程并推送至内控部。

5.3授权与代理机制

正式授权需通过OA系统备案，授权书格式由人力资源部提供模板。临时代理需附带授权书扫描件，系统自动锁定原权限15个工作日内失效。

5.4异常审批流程

（1）紧急通道：采购系统设置“加急”按钮，但需IT部同步核查系统负载，超30%需暂停审批。

（2）补批场景：遗留操作需提交“合规性说明”，内控部评估风险等级后审批。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：ERP系统采购流程需填写“供应商背景调查表”，由采购部与合规部双重签字。

（2）痕迹留存：所有审批需在OA系统留痕，文档处理需电子签名（如AdobeSign）。

判定标准：系统日志显示未按流程操作（如越级审批）直接触发预警。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：IT部每周检查系统日志，发现异常自动推送至部门负责人。

（2）专项监督：内控部每季度抽取10个部门，核查权限与职责匹配度。

嵌入内控环节：采购审批嵌入“三单匹配”（合同-发票-入库），财务系统嵌入“预算控制”。

6.3检查与审计

（1）检查频次：系统检查每月，纸质文档检查每季度。

（2）审计重点：跨境数据传输合规性、高风险软件操作日志。

审计结果需形成“三栏表”式报告：问题描述-责任部门-整改时限，抄送至区域负责人。

6.4执行情况报告

月度报告需包含：

（1）数据指标：权限申请量、系统使用时长、违规操作次数。

（2）风险项：未按流程操作比例、第三方工具使用违规案例。

报告由内控部编制，经IT部审核后提交总经理。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）部门指标：采购部考核“系统上线及时率”（目标95%），IT部考核“权限配置准确率”（目标98%）。

（2）个人指标：员工违规操作次数纳入年度考评（1次直接降级）。

7.2评估周期与方法

（1）月度评估：由IT部统计系统使用数据。

（2）年度评估：结合内控部审计结果，采用风险矩阵法（5级量表评分）。

7.3问题整改机制

（1）一般问题：按“登记-整改-复核”三步走，最长7个工作日完成。

（2）重大问题：触发“双线整改”机制，由区域负责人+总部督导同步推进。

7.4持续改进流程

（1）建议收集：通过OA系统设置“制度优化建议”专栏。

（2）评估流程：IT部汇总建议后，内控部组织跨部门评审，通过后提交总经理办公会。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：首次发现系统漏洞主动上报者奖励500元，提出优化方案被采纳者晋升优先考虑。

（2）程序：由IT部提名，人力资源部审核，总经理审批后通过OA公示。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：使用未经授权的协作工具（如微信传输敏感文件）。

（2）较重违规：擅自修改系统参数（如ERP库存数据）。

（3）严重违规：跨境数据传输泄露商业秘密。

8.3处罚标准与程序

（1）分级处罚：一般违规通报批评，较重违规停职培训，严重违规解除劳动合同。

（2）程序：人力资源部调查取证，当事人可申请听证（收到处罚前2日内）。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：对处罚结果有异议且证据充分。

（2）流程：向合规部提交申诉书，由总经理指定第三方复议小组裁决。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）数据泄露预案：IT部立即隔离系统，合规部同步通知律师准备跨境证据保全。

（2）系统宕机预案：启动备用机房，财务系统切换需1小时内完成。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：境外分支机构处理当地法律强制要求的特殊报表（如欧盟GDPR报表）。

（2）审批流程：需提供当地法律扫描件，经合规部+IT部双签后备案。

9.3危机公关与善后

（1）境外事件：由当地合规联络员主导，需提供“中英文双语危机应对方案”。

（2）善后措施：年度复盘时需评估事件对制度完善度的影响。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规定由内控部负责解释，解释意见通过OA系统发布。

10.2相关制度索引

-《信息安全管理办法》GB/T22239-2020第3.2条

-《供应商管理手册》V2.1第5.4款

10.3修订与废止程序

修订需经董事会审议，废止前发布“过渡期操作指南”（最长30