家具公司档案管理质量办法（规则）

家具公司档案管理质量办法第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等行业标准，参照《联合国国际货物销售合同公约》等国际公约，结合家具公司国际化经营实际需求，旨在规范公司档案管理行为，防控档案管理风险，提升档案利用效率，支撑企业价值创造与战略发展。针对当前档案管理存在的分散化、碎片化、数字化程度低等痛点，核心目标在于构建标准化、规范化、智能化的档案管理体系，实现档案资源有效配置与风险防控。

1.2适用范围与对象

本制度适用于家具公司及其所有下属子公司、事业部及关联单位，覆盖业务全流程档案管理，包括但不限于产品设计、采购、生产、销售、售后服务等环节形成的各类文件资料。适用对象涵盖正式员工、外包服务单位及合作单位相关人员，其中涉外业务档案管理需同时遵循目标国法律法规及本制度要求。例外适用场景包括公司授权委托第三方机构处理的档案（需签订保密协议），此类档案管理按合同约定执行。所有档案管理事项均需经分管领导审批授权后方可执行。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：档案管理活动须符合国家及目标国法律法规、行业标准及企业内部规章制度。

1.3.2权责对等原则：档案管理职责与岗位权限相匹配，禁止越权处理涉密或高风险档案。

1.3.3风险导向原则：聚焦重大风险点，实施差异化管控措施，强化过程监督。

1.3.4效率优先原则：优化流程设计，减少不必要的审批环节，提升档案获取效率。

1.3.5持续改进原则：基于内外部审计、业务需求变化及技术发展，动态优化档案管理体系。

1.4制度地位与衔接

本制度为家具公司基础性专项管理制度，在《公司内部控制基本规范》框架下实施。与《财务档案管理办法》《合同管理办法》等关联制度存在交叉时，以本制度为准，具体事项由档案管理办公室（以下简称“档管办”）协调裁决。制度修订需经总经理办公会审议，确保与其他制度衔接顺畅。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司档案管理体系采用“三级管理、分层负责”模式：决策层由董事会负责，审定重大档案管理政策；执行层由总经理办公会统筹，审批档案管理预算及重大事项；监督层由内控部、审计部联合监督，确保制度有效落地。档管办作为日常管理机构，隶属行政部，统筹全公司档案管理事务。各业务部门设立档案联络员，负责本部门档案的收集与初步整理。

2.2决策机构与职责

董事会负责制定公司档案管理战略，审批档案管理重大投入及制度修订；总经理办公会负责年度档案管理计划审批、重大档案处置决策及跨部门协同事项裁决。决策事项需经三分之二以上成员同意，决策结果需纳入公司治理档案库。

2.3执行机构与职责

2.3.1档管办职责：统筹档案分类标准制定、信息化平台建设、档案安全防护及培训考核。

2.3.2行政部职责：审核档案处置申请，监督档案库房管理，协调跨部门档案需求。

2.3.3业务部门职责：按档案分类目录收集、整理、移交档案，确保档案完整性。

2.3.4财务部职责：移交财务档案至档管办，配合审计部开展档案专项审计。

2.3.5法律部职责：审核涉法档案处置，提供合规性意见。

2.4监督机构与职责

内控部负责档案管理风险点识别与防控措施评估，每年开展专项内控测试；审计部每年至少实施一次档案管理专项审计，重点关注档案完整性、安全性及合规性；合规部监督涉外档案管理是否符合目标国法律法规，出具合规性报告。监督结果纳入相关部门及人员的绩效考核。

2.5协调与联动机制

建立由档管办牵头，行政部、IT部、各业务部门参与的档案管理联席会议制度，每月召开例会，协调跨部门档案需求。涉外业务档案管理需与驻外机构法律顾问协同，确保符合当地数据保护法规。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

档案完整率≥99%、准确率≥98%、利用率≥80%，档案数字化率≥70%，档案丢失率≤0.1%。核心KPI包括：档案移交及时性（业务完成后的15个工作日内）、档案查询响应时间（常规≤2小时，紧急≤30分钟）、电子档案访问成功率≥99%。

3.2专业标准与规范

3.2.1产品设计档案管理：含设计图纸、工艺文件、测试报告等，需经技术总监审核后方可归档，高风险点包括设计变更记录（中风险），防控措施为双人复核。

3.2.2采购档案管理：含供应商资质、合同、验收单等，需经法务部审核（高风险点），防控措施为电子签章加二维码防伪。

3.2.3生产档案管理：含生产指令、质量检验报告、能耗数据等，需经生产总监签字（中风险），防控措施为MES系统自动归档。

3.3管理方法与工具

采用全生命周期管理方法，运用ERP、OA、CRM等系统实现档案电子化流转，重点嵌入三个关键内控环节：1）档案收集环节需经业务部门负责人双签确认；2）档案销毁需经档管办、业务部门双签审核；3）电子档案访问需经权限认证与操作日志记录。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

档案管理主流程为“收集-整理-鉴定-保管-利用-销毁”，各环节责任主体及操作标准如下：

-收集环节：业务部门档案联络员负责30日内完成收集，档管办审核分类标准（时限7个工作日）；

-整理环节：档管办统一采用“年度-分类-编号”体系，时限10个工作日；

-鉴定环节：由档管办、技术专家组成鉴定小组，每年6月集中鉴定（时限15个工作日）；

-保管环节：纸质档案库房温湿度需控制在10%-25℃、45%-60%，电子档案需双机热备；

-利用环节：内部查询需经部门主管审批，外部查询需经法务部审批；

-销毁环节：鉴定为无保存价值的档案需经分管领导审批后销毁，时限30个工作日。

4.2子流程说明

4.2.1电子档案归档子流程：业务系统自动生成档案需经系统管理员验证（时限2小时），档管办每月抽查电子档案完整性（频次≥10次/月）。

4.2.2涉外档案移交子流程：需经目标国法律顾问审核（时限10个工作日），档案介质需同时为纸质及电子版，并附双语文本说明。

4.3流程关键控制点

高风险点包括：1）重大设计变更档案（设计部责任，双重校验）；2）涉外合同档案（法务部责任，交叉复核）；3）电子档案访问日志（IT部责任，每日核查）。防控措施分别为：变更记录需经原设计人及分管总监双签，合同档案需加电子签章，访问日志需实时同步至审计系统。

4.4流程优化机制

每年4月由档管办牵头，组织各业务部门及内控部开展流程复盘，重点评估档案移交及时性、数字化率等指标。优化方案需经总经理办公会审议，实施后30日内评估效果。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

档案管理权限按“业务类型+涉密等级+岗位层级”三级分配：

-采购档案（中密）：部门主管审批常规查询，分管副总审批查阅原件；

-涉外档案（高密）：总经理审批查询权限，需经合规部备案；

-电子档案：系统自动授予查询权限，但修改需经档管办审批。

5.2审批权限标准

常规档案审批遵循“部门主管→分管副总→总经理”路径，时限≤3个工作日；特殊档案（如年度报告）需经董事会审批，时限≤7个工作日。禁止越权审批，审批过程需在OA系统留痕。

5.3授权与代理机制

授权需经书面申请，有效期不超过1年，临时代理需经原授权人书面确认，最长不超过15个工作日。授权记录需纳入档案管理台账。

5.4异常审批流程

紧急档案需经分管副总特批，并在3个工作日内补办审批手续；权限外档案需逐级上报至总经理，审批通过后方可执行，审批结果需附风险评估报告。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范：纸质档案需统一装订、加盖骑缝章，电子档案需采用符合ISO19005-1标准的格式；

6.1.2表单填报：档案移交表需包含档案名称、数量、责任部门等信息，由交接双方双签；

6.1.3痕迹留存：所有操作需在ERP系统记录，纸质档案需在档案盒内附操作日志。

6.2监督机制设计

建立“日常+专项+突击”三位一体监督机制：

-日常监督：档管办每日抽查档案流转情况（覆盖率≥20%）；

-专项监督：内控部每季度抽查档案完整性（重点环节覆盖率≥30%）；

-突击检查：审计部每年至少开展两次突击检查，覆盖所有业务部门。

6.3检查与审计

专项审计需编制审计方案，明确审计范围、标准及方法，审计报告需经审计委员会审议。检查结果分为“整改、改进、达标”三类，整改项需纳入月度考核。

6.4执行情况报告

每月5日前由档管办提交执行报告，内容包括：档案数量统计、高风险事件、改进建议等，报告需经行政部审核、总经理审批。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

考核指标体系包括：档案完整率（权重30%）、响应效率（权重30%）、合规性（权重40%），考核结果与部门绩效奖金挂钩。

7.2评估周期与方法

考核周期为季度，方法包括：系统数据统计（60%）、现场核查（40%），重点核查档案移交及时性、电子档案完整性。

7.3问题整改机制

建立“发现→评估→整改→验收”闭环：

-一般问题（如分类错误）：7个工作日内整改；

-重大问题（如档案丢失）：30个工作日内整改，由总经理牵头督办。

整改结果需经档管办验收，验收不合格需重新整改。

7.4持续改进流程

基于考核结果、审计意见及业务需求，每年3月修订档案管理细则，修订稿需经全员培训，考核合格后方可执行。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

奖励情形包括：1）档案管理创新（精神+物质奖励）；2）档案利用显著提升（年度考核前10%团队）；3）风险防控突出贡献（个人）。申报需经部门推荐，奖励结果在OA公示3个工作日。

8.2违规行为界定

违规行为分类及标准：

-一般违规（如分类错误）：通报批评；

-较重违规（如档案遗失）：扣除绩效奖金；

-严重违规（如泄露涉密档案）：解除劳动合同。

8.3处罚标准与程序

处罚程序为：调查取证→告知→听证（严重违规）→审批→执行，处罚决定需书面通知当事人。

8.4申诉与复议

申诉需在收到处罚通知后3个工作日内提出，由人力资源部受理，复议结果需在5个工作日内出具。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

制定《档案火灾应急预案》，明确：

-应急组织：总经理为总指挥，行政部、IT部为执行小组；

-响应流程：火情确认后立即断电、疏散人员、启动备用库房；

-资源保障：配备消防设备、温湿度监控装置。

9.2例外情况处理

例外场景包括自然灾害、系统故障等，需经分管副总审批，档案处置需附风险评估报告。

9.3危机公关与善后

涉外档案泄露需启动危机公关预案，流程为：法律部评估→合规部沟通→公关部发布声明，善后措施包括：赔偿目标国受害者、修订数据保护制度。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由档案管理办公室负责解释，解释意见需书面存档。

10.2相关制度索引

-《公司内部控制基本规范》（文号2021-003）第5.2条；

-《财务档案管理办法》（文号2022-001）第3.4条。

10.3修订与废止程序

修订需经总经理办公会审议