化工公司客户信息保密考核制度

化工公司客户信息保密考核制度第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等国家法律法规，参照《信息安全技术个人信息安全保护规范》（GB/T35273）、《企业内部控制基本规范》及其配套指引、《联合国跨国公司行为守则》等国际公约和行业标准，结合公司“价值创造、风险防控、效率提升”的核心导向及国际化经营战略，为规范化工公司客户信息保密管理，防控信息泄露风险，提升信息利用效率，特制定本制度。

1.1.2制定目的

针对化工行业客户信息敏感性高、跨境流动频繁、合规要求严苛的管理痛点，本制度旨在通过构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，实现客户信息保密管理的标准化、流程化、智能化与国际化，平衡管控力度与运营效率，确保客户信息在收集、存储、使用、传输、销毁等全生命周期的安全可控。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度适用于公司所有业务领域，包括但不限于销售、采购、研发、生产、物流、市场、人力资源等涉及客户信息处理的部门及业务场景，覆盖境内外所有分支机构、关联单位及第三方合作方（如外包服务商、供应商等）。

1.2.2适用对象

本制度适用于公司所有正式员工、派遣员工、实习生及劳务派遣人员；对于第三方合作方，参照本制度要求签订保密协议并实施同等管控措施。离职员工需签署保密承诺书，并在离职后持续履行保密义务。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

严格遵守国家及目标市场法律法规，确保客户信息处理活动符合个人信息保护及行业监管要求。

1.3.2权责对等原则

明确各层级、各岗位的客户信息保密责任，责任主体与权限匹配，确保权责清晰可追溯。

1.3.3风险导向原则

聚焦高敏感度客户信息（如关键客户名单、价格策略、合同数据等），实施差异化管控措施。

1.3.4效率优先原则

1.3.5持续改进原则

基于内外部审计、业务变化及政策调整，动态优化制度与流程。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本制度为公司专项管理制度，处于公司制度体系第三层级，与《公司内部控制基本规范》《信息安全管理制度》等基础制度协同执行。

1.4.2制度衔接

本制度与《合同管理制度》（文号：企制发〔2023〕15号）中的保密条款、《财务报销制度》（文号：企制发〔2023〕12号）中的供应商信息管理、《IT资产管理制度》（文号：企制发〔2023〕20号）中的数据安全要求等制度衔接，冲突时以本制度为准。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司客户信息保密管理实行“董事会-管理层-业务部门-监督部门”四级管控架构，董事会承担最终责任，管理层负责执行，业务部门落实主体责任，监督部门独立评估。

2.2决策机构与职责

2.2.1董事会

审批客户信息保密管理战略、重大风险应对方案及年度预算；监督制度的合规性与有效性。

2.2.2总经理办公会

审议客户信息保密管理制度修订、重大违规处罚及跨部门协调事项。

2.3执行机构与职责

2.3.1销售部（主责）

负责客户信息收集的合规性审核；建立客户信息分级分类清单；落实销售合同保密条款。

2.3.2IT部（配合）

负责客户信息系统的安全建设与运维；实施数据加密与访问控制；开展安全监测与应急响应。

2.3.3各业务部门

按职责范围管理客户信息，落实“谁收集谁负责、谁使用谁监督”原则。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部（主责）

定期评估客户信息保密内控有效性；嵌入“数据全流程监控”“离职员工数据权限回收”等关键控制环节。

2.4.2审计部（配合）

开展专项审计，核查客户信息处理活动合规性；审计结果纳入绩效考核。

2.5协调与联动机制

建立“月度客户信息保密工作例会”，由内控部牵头，销售、IT、法务等部门参与；跨境业务增设“属地合规联络人”机制，确保符合GDPR、CCPA等国际规则。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1目标

客户信息泄露事件零发生；跨境数据传输合规率100%；系统访问控制达标率98%。

3.1.2核心指标

-合规性审计发现的问题整改率≥95%

-客户信息查询操作记录完整率100%

-高风险数据访问审批通过率≤5%

3.2专业标准与规范

3.2.1客户信息分类分级

-第一类（核心）：客户身份证明、交易密钥（高风险）

-第二类（重要）：客户偏好、价格敏感度（中风险）

-第三类（一般）：客户联系方式（低风险）

3.2.2管控标准

-核心数据存储需满足ISO27001级加密要求

-跨境传输采用VPN+数据脱敏技术（中风险数据需属地化存储）

-物理接触客户信息需经授权并全程录像（高风险场景）

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

-全生命周期管理：覆盖收集-存储-使用-销毁各阶段

-风险矩阵评估：按“影响程度-发生概率”划分管控优先级

-PDCA循环优化：问题发现-措施落实-效果评估-持续改进

3.3.2管理工具

-CRM系统：实现客户信息标准化录入与权限管控

-ERP安全模块：自动校验数据访问权限与操作日志

-DLP终端防护：防止敏感数据外传

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

客户信息保密管理主流程包括“需求申请-分级审批-授权处理-监控审计-定期销毁”五个环节。

-需求申请：业务部门填写《客户信息使用申请表》，明确用途与数据范围

-分级审批：按数据敏感度由部门负责人/分管领导审批（核心数据需董事会审批）

-授权处理：IT部生成动态权限授权，系统自动记录操作轨迹

-监控审计：内控部通过工具抽检异常访问行为

-定期销毁：每年6月30日前清理过期客户信息，需双签确认

4.2子流程说明

4.2.1跨境数据传输子流程

-目标市场调研→合规方案设计→数据脱敏→属地存储备案→传输加密→接收方审计

4.2.2紧急访问申请子流程

-紧急情况说明→风险等级评估→技术负责人审批→临时授权→次日复盘

4.3流程关键控制点

4.3.1高风险控制点（标注“★”）

-★核心客户信息批量导出需双签审批

-★离职员工系统权限即时冻结（48小时内回收）

4.3.2中风险控制点（标注“▲”）

-▲客户信息共享需填写《信息共享授权书》

-▲第三方接触敏感数据需签订保密协议

4.4流程优化机制

每季度由流程管理办公室（内控部牵头）开展流程复盘，2025年起引入AI智能监控，自动识别异常操作模式。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“数据类型+业务场景+岗位层级”分配权限：

-销售经理：可查询第三类数据、使用第二类数据（经审批）

-总经理：可全权限访问，但核心数据操作需IT部见证

5.2审批权限标准

审批权限与数据敏感度挂钩：

-核心数据（>100万客户信息）：董事会审批

-重要数据（10-100万）：分管副总审批

-一般数据（<10万）：部门负责人审批

5.3授权与代理机制

正式授权通过OA系统电子签章，授权有效期不超过1年；临时代理需经直接上级书面批准，最长15个工作日。

5.4异常审批流程

紧急情况需加急审批，但审批人需额外说明风险缓释措施；异常审批记录需法务部备案。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1表单规范

-《客户信息收集清单》需包含数据来源、用途、存储期限等要素

-电子表单需设置防篡改标识

6.1.2痕迹留存

-纸质文件需加密归档于保密柜

-电子记录需满足不可篡改要求（如区块链存证）

6.2监督机制设计

建立“三位一体”监督体系：

-日常监督：内控部每周抽检10个业务操作

-专项监督：每年4月开展客户信息专项审计

-突击监督：IT部每月检测系统漏洞

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

-专项审计：每年至少1次（覆盖核心数据）

-日常检查：每月不少于3次（随机抽查）

6.3.2审计要求

审计报告需包含“问题清单-整改时限-责任部门”三要素，重大问题提交总经理办公会决策。

6.4执行情况报告

每月5日前由内控部提交《客户信息保密执行报告》，包含：

-本月数据安全事件统计

-制度执行偏差分析

-跨部门协作成效

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核维度

-过程指标：数据访问记录完整率、流程合规得分

-结果指标：客户投诉率、数据泄露事件数

7.1.2评分标准

考核结果与绩效奖金挂钩，连续两个季度不达标者调岗或降级。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

-月度评估：部门内控员检查

-季度评估：内控部组织

-年度评估：董事会审议

7.2.2评估方法

-实物核查：随机抽取客户信息文档检查

-系统监测：分析CRM系统操作日志

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类

-一般问题：7个工作日内整改

-重大问题：30个工作日内整改（需专项方案）

7.3.2责任追究

整改不力者按《员工手册》第X章处理，并计入个人征信。

7.4持续改进流程

设立“客户信息保密创新基金”，每年评选3个优化提案，奖励金额不超过5万元/项。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

-防范重大数据泄露事件

-提出优秀保密方案并落地

-客户投诉率连续6个月为零

8.1.2奖励程序

申报→部门推荐→内控部审核→总经理审批→人力资源部发放

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规（警告/罚款）

-非法拷贝客户信息（未达10万条）

8.2.2较重违规（降级/解约）

-向竞争对手泄露客户资料（涉及>50万条）

8.3处罚标准与程序

处罚分为警告、罚款、降级、解除劳动合同，罚款上限不超过年薪30%。

8.4申诉与复议

员工可向人力资源部申诉，由法务部组织听证会，15个工作日内出具复议决定。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1预案启动条件

-数据泄露事件（>100万条敏感信息）

-系统遭受攻击导致客户信息泄露

9.1.2应急流程

-发现问题→1小时内上报→成立应急小组→客户沟通→溯源分析

9.2例外情况处理

例外申请需附《例外风险评估表》，经法务部+IT部双签后执行。

9.3危机公关与善后

制定《客户信息泄露危机应对手册》，明确：

-跨境案件需聘请当地律所处理

-欧盟场景需启动GDPR合规沟通程序

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由内控部负责解释，解释意见报总经理办公会备案。

10.2相关制度索引

-《信息安全管理制度》（企制发〔2023〕20号）第三条

-《员工手册》（企制发〔2023〕1号）第