服装公司销售合同服务制度

服装公司销售合同服务制度第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等国家法律法规，参照《企业内部控制基本规范》《企业内部控制配套指引》等行业标准，并结合《联合国国际货物销售合同公约》（CISG）等国际公约，适应服装公司国际化经营需求。同时，依据公司《经营战略规划（2023-2027）》及《风险管理体系文件》制定，旨在规范销售合同全生命周期管理，防范商业风险。

1.1.2制定目的

针对服装行业销售合同管理中存在的合同评审效率低、履约风险高、跨境合规难、数字化支撑不足等痛点，本制度以价值创造为核心，通过流程标准化实现风险防控；以效率提升为抓手，通过数字化工具赋能业务，构建“制度-流程-表单-责任”四维闭环管理体系，确保合同管理符合公司战略目标及合规要求。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度适用于公司所有销售合同业务，包括但不限于国内零售、批发、跨境电商、海外经销商合作等场景。覆盖业务发起、评审、签署、履行、归档全流程，涉及部门包括销售部、法务部、财务部、供应链管理部、国际业务部等。

1.2.2适用对象

正式员工、外包团队、合作单位相关人员均需遵守本制度。例外场景包括紧急采购合同（金额≤5万元）、内部调拨协议等，需经总经理办公会审批备案。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

合同条款需符合《民法典》等法律法规及目标市场法律要求，跨境业务需通过属地合规审查。

1.3.2权责对等原则

每项业务授权需明确责任主体，法务部对重大合同条款负最终审核责任。

1.3.3风险导向原则

高价值合同（金额≥500万元）需进行双重风险校验，低风险合同（金额≤10万元）可简化审批。

1.3.4效率优先原则

1.3.5持续改进原则

每年结合业务变化及审计结果优化流程，例如2025年前实现电子签章全覆盖。

1.4制度地位与衔接

本制度为专项性制度，与公司《内部控制手册》《财务报销制度》《供应商管理制度》等制度存在以下衔接：

（1）财务部通过合同付款节点管控资金风险；

（2）内控部定期抽查合同履行情况；

（3）冲突处理规则：若与上位制度冲突，以本制度为准，冲突条款由董事会裁决。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司销售合同管理遵循“董事会决策-总经理执行-法务部监督”三层架构。董事会负责重大合同（金额≥1000万元）战略审批；总经理办公会审议金额≤1000万元的合同；各部门按职责分工执行。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

行使最终决策权，审议金额≥2000万元的战略级合同或涉及海外并购的合同，授权董事会制定配套细则。

2.2.2董事会

审批金额≥500万元至＜2000万元的合同，制定合同管理制度，每年审议合规报告。

2.2.3总经理办公会

审批金额＜500万元的常规合同，授权各部门制定执行细则，每月召开合同管理复盘会。

2.3执行机构与职责

2.3.1销售部

主责：合同业务发起、客户需求收集；配合：法务部条款审核。

2.3.2法务部

主责：合同条款合法性审查，建立模板库；配合：财务部资金风险评估。

2.3.3财务部

主责：付款节点管控，发票合规审核；配合：供应链部物流节点确认。

2.3.4供应链管理部

主责：物流条款确认，库存与发货协调；配合：国际业务部汇率风险管控。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

监督合同审批流程完整性，嵌入三个关键控制点：

（1）业务发起需客户信用背书（中风险）；

（2）重大合同需双方法务签字（高风险）；

（3）付款前需确认发货状态（中风险）。

2.4.2审计部

每年开展专项审计，重点核查金额＞1000万元合同执行情况。

2.4.3合规部

跨境业务需提交属地法律合规报告，例如欧盟GDPR数据条款审查。

2.5协调与联动机制

建立“月度合同管理联席会”，由法务部牵头，每月10日前汇总上月问题。跨境业务增设“属地法务对接小组”，通过OA系统实现实时沟通。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1目标

（1）合同履约率≥98%；

（2）重大合同违约率≤0.5%；

（3）审批时效≤3个工作日。

3.1.2核心KPI

（1）合同评审通过率≥95%；

（2）电子合同签署率100%；

（3）逾期付款率≤2%。

3.2专业标准与规范

3.2.1合同模板库

（1）基础模板：包含通用条款、违约责任、争议解决等模块；

（2）行业适配：针对快时尚业务增加“快速退货”条款，针对跨境电商增加“海外仓退货”条款。

3.2.2风险控制点

（1）高风险点（标注★）：

★跨境支付条款（涉及汇率波动风险）；

★知识产权授权条款（需IPR部门审核）；

★长期合作合同（需财务部进行现金流测算）。

（2）中风险点（标注☆）：

☆物流条款（需供应链部确认时效）；

☆付款方式（需财务部评估坏账风险）。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

（1）全生命周期管理：从客户签约到归档采用PDCA循环；

（2）风险矩阵法：根据金额（高/中/低）×风险等级（5级）确定管控措施。

3.3.2工具应用

（1）CRM系统：存储客户合同模板与历史数据；

（2）OA电子签章：实现远程签署，留存动态水印；

（3）ERP系统：关联采购、库存、财务数据，实现自动付款提醒。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）业务发起：销售部通过CRM录入合同要素（客户名称、金额、付款条件等），系统自动触发法务部预审；

（2）审核执行：法务部3个工作日内完成条款审核，超期触发预警；财务部同步进行付款评估；

（3）签署归档：双方通过OA完成电子签署，系统自动生成编号，纸质合同归档至档案室，电子版存储至共享服务器。

4.2子流程说明

4.2.1跨境合同子流程

（1）法务部需获取目标市场法律合规报告（例如土耳其个人数据保护条款）；

（2）国际业务部同步确认汇率锁定方案；

（3）需通过合规部属地规则复核。

4.2.2逾期付款处理子流程

（1）财务部在到期日前3个工作日发送付款提醒；

（2）逾期10个工作日后，法务部启动协商程序；

（3）逾期30个工作日，启动法律程序，相关成本计入业务部门考核。

4.3流程关键控制点

（1）合同金额校验：销售部发起时系统自动比对客户信用额度（高风险）；

（2）条款一致性校验：法务部需确认主合同与附件条款无冲突（高风险）；

（3）物流条款确认：供应链部需在发货前确认运输条款（中风险）。

4.4流程优化机制

每年6月30日前由内控部牵头开展流程复盘，例如2024年优化点为“通过RPA技术自动校验客户信用”。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）金额分级：

★金额≥1000万元需总经理审批；

☆金额≤500万元由部门负责人审批；

★金额＞500万元至＜1000万元需法务部加签。

（2）岗位层级：

总监级（审批金额≤200万元）；

经理级（审批金额≤100万元）。

5.2审批权限标准

（1）常规路径：销售部→法务部（预审）→财务部（付款评估）→部门负责人；

（2）特殊路径：金额≥500万元的合同需经总经理办公会审议，跨境合同需合规部会签。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：员工需通过合同管理培训考核（合格率≥90%）；

（2）代理规范：临时代理需经部门负责人签字，最长15个工作日，代理权限不得跨部门使用。

5.4异常审批流程

（1）紧急通道：金额＜50万元且情况属实，可由部门负责人加签；

（2）补批规范：未审批合同需在3个工作日内补批，超期按违规处理。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）表单规范：CRM系统需填写完整要素，缺项自动预警；

（2）痕迹留存：电子签章需留存动态水印，纸质合同扫描归档至OA系统；

（3）执行不到位判定：审批超期、条款遗漏、未使用电子签章均视为执行不到位。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：法务部每周抽查10份合同，内控部每月抽查3份重大合同；

（2）专项监督：每年4月对跨境电商合同进行专项审计。

6.3检查与审计

（1）检查频次：日常检查每月不少于5次，专项审计每年至少2次；

（2）审计内容：合同评审记录、付款节点执行情况、纠纷处理记录。

6.4执行情况报告

每月5日前由法务部向总经理办公会提交《合同管理执行报告》，包括：

（1）当月合同数量与金额；

（2）超期审批案例；

（3）风险预警事项。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）KPI权重：合同履约率30%、审批时效20%、合规率20%、风险防控30%；

（2）考核对象：销售部经理级以上人员。

7.2评估周期与方法

（1）考核周期：季度考核，年度汇总；

（2）评估方法：数据统计（CRM系统导出）+现场访谈。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题（7个工作日内整改）、重大问题（30个工作日内整改）、紧急问题（立即整改）；

（2）责任追究：连续两个季度考核不合格的部门负责人需降级。

7.4持续改进流程

（1）优化建议来源：客户投诉、审计发现、员工提案；

（2）审批权限调整：每年3月由内控部评估后提交总经理办公会。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：

★合同年履约率＞99%；

★成功避免重大商业纠纷；

★提出创新管理方案。

（2）奖励程序：部门提名→法务部审核→总经理审批→人力资源部发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：合同条款遗漏（罚款1000元）；

（2）较重违规：未使用电子签章（罚款5000元）；

（3）严重违规：重大合同未履行尽职调查（罚款1万元）。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚程序：调查取证→告知→听证（严重违规需听证）→审批→执行；

（2）处罚方式：罚款、降级、解雇。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚通知3个工作日内提出；

（2）复议机构：人力资源部复核，复议结果5个工作日内反馈。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）预案启动条件：客户单方面撕毁金额＞500万元的合同；

（2）处置流程：销售部→法务部（72小时内提供法律方案）→供应链部（冻结后续发货）。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：疫情导致的物流中断；

（2）处理要求：需附行业证明材料，经总经理审批后方可调整条款。

9.3危机公关与善后

（1）危机公关小组：由公关部牵头，法务部、销售部配合；

（2）善后措施：每季度召开复盘会，制定改进方案。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由法务部负责解释，解释意见以书面形式存档。

10.2相关制度索引

（1）《企业内部控制手册》第5.3条；

（2）《财务报销制度》第2.1条。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：业务模式变更或监管政策调整；

（2）