合同管理与审批流程手册

合同管理与审批流程手册一、适用范围与典型应用场景本手册适用于企业内部各类合同（如采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等）的全生命周期管理，覆盖从需求提出到合同归档的完整流程。典型应用场景包括：业务部门需对外签订合作合同时的标准化审批；跨部门协作中合同条款的合规性审查与风险把控；合同履行过程中的进度跟踪与异常情况处理；企业合同档案的系统化整理与后续查阅需求。二、合同全流程操作指引（一）需求提出与合同起草需求确认：业务部门根据合作需求，明确合同标的、数量、金额、履行期限、核心条款（如付款方式、违约责任等），填写《合同需求审批单》（见模板1），部门负责人签字确认后提交至法务部或合同管理部门。合同起草：由业务部门指定专人或法务部根据需求内容起草合同，保证条款完整、表述清晰，重点包括：双方主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）；合同标的、数量、质量标准、价款及支付方式；履行期限、地点、方式；双方权利义务、违约责任、争议解决方式；合同生效条件及附件清单。起草完成后，需与对方初步沟通确认合作意向，保证核心条款无争议。（二）内部审核与修订部门初审：合同草案首先提交至业务部门负责人，审核业务需求的合理性、条款的可行性及与部门预算的匹配度，重点核对标的、金额、期限等关键信息是否与需求一致，签字后流转至下一环节。法务审核：法务部对合同的合法性、合规性及风险点进行审查，包括：主体资格是否合法（如对方是否具备相应资质、授权是否有效）；条款是否符合法律法规及企业内部制度（如反商业贿赂条款、知识产权归属等）；违约责任是否明确、争议解决方式是否约定管辖；合同文本是否完整（如附件是否齐全、签字页是否规范）。法务部出具《合同审核意见表》（见模板2），对存在问题的条款提出修改建议，业务部门根据意见修订后重新提交。跨部门会签：涉及财务、采购、人力资源等部门的合同，需完成相关部门会签：财务部审核付款方式、税费承担、资金安排是否符合财务制度；采购部审核供应商资质、验收标准是否符合采购流程；人力资源部涉及劳务、劳动合同的，需审核用工合规性。各部门会签通过后，合同进入审批环节。（三）审批签署与用印管理分级审批：根据合同金额及重要性，由不同层级管理人员审批（示例）：金额≤10万元：业务部门负责人+法务部审核+分管副总审批；10万元＜金额≤50万元：增加总经理审批；金额＞50万元：需提交总经理办公会或董事会审议。审批人在《合同审批流程表》（见模板3）中签署意见，明确“同意”“修改后同意”或“不同意”，并说明理由。用印申请：审批通过后，业务部门填写《合同用印申请表》，附最终版合同文本及审批文件，提交至行政部或印章管理部门。用印前需核对合同内容与审批文件是否一致，保证无误后加盖企业合同专用章或公章（严禁空白合同用印）。（四）履行跟踪与归档保存履行跟踪：合同签订后，业务部门为履行主体，负责跟踪合同执行情况，包括：建立《合同履行跟踪表》（见模板4），记录履行进度、付款节点、验收结果等；对延迟履行、违约等情况及时上报，并与对方协商解决方案；定期向合同管理部门提交履行报告（月度/季度）。归档管理：合同履行完毕或终止后，业务部门将合同文本（含附件、审批文件、履行记录等）整理成册，提交至档案管理部门归档。归档要求：合同文本正本1份、副本2份（业务部门留存1份，档案部门留存1份）；电子版与纸质版同步归档，保证信息一致；归档时标注合同编号、签订日期、履行期限，便于后续查阅。三、常用模板与表格工具模板1：合同需求审批单项目内容需求部门需求提出人合作方名称合同标的数量/规模预算金额履行期限核心条款需求（如付款方式、交付标准、违约责任等）部门负责人意见签字：__________日期：__________法务部意见签字：__________日期：__________备注模板2：合同审核意见表审核项目审核内容审核意见主体资格对方营业执照、授权委托书等资质是否有效合同条款合法性是否违反法律法规、行业规范权利义务对等性双方权利义务是否明确、公平风险点提示（如付款周期过长、违约责任过轻等）修改建议（针对问题条款的具体修改意见）审核人__________审核日期__________模板3：合同审批流程表审批环节审批人审批意见审批日期备注业务部门初审法务部审核财务部会签分管副总审批总经理审批最终审批意见模板4：合同履行跟踪表合同编号签订日期合作方履行期限履行阶段计划日期实际日期完成情况需求确认交付/服务启动阶段验收付款节点合同终止异常情况记录（如延迟履行、违约等，说明原因及处理措施）备注四、关键风险提示与操作规范合规性风险：合同条款必须符合《民法典》《公司法》等法律法规，禁止签订“阴阳合同”“虚假合同”，涉及特殊行业（如建筑、金融）需保证对方具备相应资质。信息准确性：合同主体信息（名称、统一社会信用代码）需与营业执照一致，金额、日期等关键数字不得涂改，如有修改需双方加盖公章或签字确认。审批时效：各环节审批人需在3个工作日内完成审核，紧急合同可启动加急流程，但不得简化必要审核步骤。用印安全：严禁在空白合同、未审批合同上用印，用印前需由专人核对审批文件与合同文本的一致性，留存用印记录备查。档案管理：合同档案保存期限不少于合同履行期满后5年，电子档案需定期备份，防止丢失或损坏；查阅档案需履行登记手续，严禁擅自复制或外传。争议处理：合同履行中发生