总经理信箱管理制度

总经理信箱管理制度为畅通公司内部沟通渠道，广泛听取员工心声与合理化建议，提升管理效能，促进公司持续健康发展，特设立总经理信箱并制定本制度。本制度旨在规范信箱的管理、信件的受理与反馈流程，保障员工的知情权、参与权与监督权，营造开放、透明、和谐的企业文化氛围。一、总则（一）目的与意义总经理信箱是公司管理层与员工之间直接沟通的重要桥梁，旨在为员工提供一个便捷、保密的渠道，反映工作中遇到的问题、对公司经营管理的意见、建议以及个人合理诉求。通过有效运作，以期及时发现并解决问题，激发员工积极性与创造力，增强企业凝聚力。（二）适用范围本制度适用于公司全体在职员工。（三）基本原则1.保密原则：严格保护来信人的姓名、身份及信件内容，非经本人同意或法律规定，不得向无关第三方泄露。2.客观公正原则：对收到的信件内容及反映的问题，将以客观、公正的态度进行调查、核实与处理。3.及时高效原则：对受理的信件，将尽快组织调查处理，并力求在合理时间内给予回应或反馈。4.鼓励与保护原则：鼓励员工提出建设性意见和合理化建议，对积极参与者给予肯定；严禁对来信人进行任何形式的打击报复。5.实事求是原则：要求来信人反映问题应基于事实，客观陈述，对捏造事实、诬告陷害他人者，将视情节轻重予以处理。二、信箱设置与管理（一）信箱设置1.实体信箱：在公司内部易于员工接触且相对独立、安全的公共区域（如员工活动区、茶水间附近）设置总经理信箱，确保信箱牢固、安全、便于投递，并明确标识“总经理信箱”字样。2.电子信箱：设立专用的总经理电子信箱，地址将向全体员工公布。电子信箱应设置独立密码，由专人负责管理。（二）信箱管理1.总经理信箱由总经理办公室（或指定专人，下同）负责日常管理与维护。2.实体信箱：应定期开启，开启频率不少于每周一次，特殊情况下可根据需要增加开启频次。开启时应有专人在场，并对开启过程进行记录。3.电子信箱：管理人员应每日查看，及时收取邮件。4.信箱应保持清洁、完好，确保信件投递安全。三、信件投递与受理（一）信件内容范围员工可就以下事项通过总经理信箱进行反映或提议：1.对公司发展战略、经营管理、规章制度等方面的意见和建议；2.对部门及管理人员工作作风、工作方法、管理效能的意见和建议；3.对公司企业文化建设、团队建设、员工关怀等方面的意见和建议；4.个人在工作中遇到的困难、不公待遇或需要公司层面协调解决的问题；5.发现的公司内部存在的违规违纪行为、安全隐患、浪费现象等；6.其他认为有必要向总经理反映的合理事项。（二）投递方式1.实体信件：员工可将书面材料密封后投入实体信箱。为便于后续沟通与反馈，建议来信人注明真实姓名及联系方式（公司将严格保密）。2.电子邮件：员工可将邮件发送至指定的总经理电子信箱。邮件主题应简明扼要，内容清晰。（三）不予受理范围1.纯属个人恩怨、人身攻击或无事实依据的诽谤、诬告；2.涉及国家机密、商业秘密且未通过正当保密渠道反映的；3.已进入司法程序或劳动仲裁的纠纷；4.内容空泛、无实质意义或不符合公司整体利益的；5.匿名且无法核实基本事实的（鼓励实名反映，以便更好处理）。对于不予受理的信件，将不予回复，但会做好登记备案。四、信件处理与反馈（一）登记与分类总经理办公室在收取信件后，应立即进行编号、登记，详细记录信件来源（实名/匿名）、日期、主要内容摘要等信息，并根据信件内容进行初步分类。（二）呈批与分办1.总经理办公室将登记分类后的信件，根据其性质和重要程度，及时呈送总经理阅批。2.总经理根据信件内容，批示由相关分管领导、部门或指定人员负责调查、核实与处理。（三）调查与处理1.承办部门或人员接到批示后，应本着认真负责的态度，及时对信件反映的问题进行调查、核实。2.对于能够解决的问题，应制定解决方案并组织实施；对于暂不能解决或需统筹考虑的问题，应说明原因。3.处理过程中，如需与来信人核实情况，应在保密的前提下进行。（四）反馈与回复1.对于实名反映且留有联系方式的信件，在问题处理完毕后，总经理办公室或承办部门应在合理期限内将处理结果或进展情况通过适当方式（如面谈、电话、邮件）向来信人反馈。2.对于匿名信件或反映的问题具有普遍性、典型性，且解决方案对公司管理有积极意义的，可根据情况在公司内部适当范围内（如通过公告、会议等形式）进行通报，但不得泄露信件来源及可能推断出写信人身份的信息。3.反馈内容应客观、明确，对于未予采纳的建议，应向来信人说明原因（针对实名）。（五）归档管理所有信件原件、处理记录、批示意见、调查材料及反馈情况等，均由总经理办公室负责整理、存档，保存期限不少于两年。五、保密与纪律（一）保密要求1.所有接触信件的人员（包括总经理、总经理办公室人员、承办人员等）必须严格遵守保密纪律，不得泄露信件内容、写信人身份及相关信息。2.信件的登记、呈批、传递、处理、反馈等环节均应在保密状态下进行。3.严禁私自摘抄、复制、传播信件内容。（二）纪律要求1.对认真履行职责、高效处理信件并取得良好效果的部门或个人，公司可给予适当表扬或奖励。2.对来信人进行打击报复的，一经查实，将依据公司相关规定严肃处理，情节严重者将追究法律责任。3.负责信箱管理及信件处理的人员，如出现玩忽职守、拖延积压、泄露秘密、徇私舞弊等行为，将视情节轻重给予批评教育、降职、直至解除劳动合同等处分。六、附则（一）制度解释本制度由公司总经理办公室负责解释。（二）制度修订本制度根据公司发展情况及实际运作需要，可适时进行修订，修订程序由总经理办公室发起，报总经理批准后生