企业采购管理标准化指南

企业采购管理标准化指南一、采购需求规范管理（一）适用情形各部门因业务开展需采购物品或服务，包括但不限于：日常办公耗材、生产设备、原材料、IT设备、咨询服务、维修服务等。适用于常规采购及临时紧急采购（紧急采购需额外标注特殊处理流程）。（二）操作流程需求发起：由需求部门填写《采购需求申请表》，明确物品/服务名称、规格型号、数量、预算金额、用途、期望交付日期及紧急程度（普通/紧急），部门负责人签字确认。需求审核：采购部门对需求的合理性（是否符合业务必要性、预算是否在部门年度预算内）进行初审；财务部门审核预算准确性；需求金额超过[具体金额，如5万元]的，需分管副总*审批。需求汇总与分类：采购部门每日汇总各部门需求，按物品类别（如办公用品、固定资产、服务类）进行分类，形成《采购需求汇总表》，作为后续采购计划依据。（三）表单模板采购需求申请表项目内容需求部门*部需求日期年月日物品/服务名称规格型号（如无特定型号可描述功能需求，如“支持高清视频会议的投影仪”）数量预算金额（元）用途（例：用于项目日常办公/替换老化设备）期望交付日期年月日紧急程度□普通□紧急（紧急需说明原因：如生产急需、活动保障等）申请人*部门负责人签字*采购部门审核意见□同意□需补充说明（说明：_________________）审核人：*财务部门审核意见□预算合规□超预算需调整审核人：*分管副总审批（仅超5万元需填写）审批人：*（四）关键要点需求描述需具体明确，避免模糊表述（如“一批办公用品”应细化为“A4纸10包、签字笔20支”）；紧急采购需求需在申请表中注明原因，采购部门优先处理，但需保留紧急采购审批记录；预算金额不得高于部门年度预算，超预算需求需提前提交预算调整申请。二、供应商全生命周期管理（一）适用情形新供应商引入、现有供应商绩效评估、供应商合作终止等场景，涵盖原材料、设备、服务等各类供应商。（二）操作流程新供应商准入（1）供应商提交：供应商需提供《供应商准入申请表》及附件（营业执照、相关资质证书如ISO认证、产品/服务目录、报价单、案例证明等）；（2）初审：采购部门审核资质文件真实性及有效性（如营业执照是否在有效期内、资质是否符合采购品类要求）；（3）实地考察：对关键物料或大型设备供应商，由采购、技术、质量部门联合实地考察生产/服务能力；（4）评审：组织评审小组（采购、技术、质量、财务）对供应商资质、报价、质量、服务、合作案例等进行综合评分，评分≥80分可纳入《合格供应商名录》。供应商绩效评估（1）评估周期：季度评估（常规供应商）、年度评估（战略供应商）；（2）评估内容：交货及时率（≥95%为合格）、质量合格率（≥98%为合格）、服务响应速度（24小时内响应为合格）、价格竞争力（与市场均价对比）；（3）结果应用：评估得分≥90分为A级供应商（优先合作），70-89分为B级（维持合作），＜70分为C级（暂停合作并限期整改）。供应商退出对连续两次评估为C级、提供虚假资质、或严重违约（如交付假冒伪劣产品）的供应商，由采购部门发出《供应商终止合作通知》，完成未履约合同交接后，从《合格供应商名录》中移除。（三）表单模板供应商准入申请表项目内容供应商名称统一社会信用代码地址联系人*联系方式（仅用于内部沟通，对外不公开）主营产品/服务资质文件清单□营业执照□税务登记证□ISO认证□行业许可证□其他：_________________附件提交（需提供复印件加盖公章，扫描件存档）采购部门初审意见□通过□不通过（说明：_________________）审核人：*实地考察意见□符合要求□不符合要求（说明：_________________）考察人：*综合评分（满分100分）评分人：*是否纳入名录□是□否供应商绩效评估表供应商名称*评估周期年第季度评估项目评分标准（10分制）得分备注交货及时率100%得10分，每低5%扣1分质量合格率100%得10分，每低1%扣0.5分服务响应速度24小时内响应得10分，超48小时扣3分，超72小时扣5分价格竞争力低于市场均价5%以上得10分，持平得8分，高于3%以内得5分，超3%得0分综合得分（各项得分平均值）评级□A级（≥90分）□B级（70-89分）□C级（＜70分）评估小组签字采购：*技术：*质量：*评估日期年月日（四）关键要点资质审核需核对原件，留存复印件并加盖供应商公章，保证资质在有效期内；实地考察需记录关键信息（如生产设备状况、库存管理、质量控制流程），形成考察报告；绩效评估结果需及时反馈给供应商，对B级以下供应商需明确整改要求及期限。三、采购执行与合同管理（一）适用情形根据采购需求选择采购方式（招标、询比价、单一来源等），签订采购合同并跟踪履约，适用于所有采购项目。（二）操作流程采购方式确定（1）公开招标：单项预算≥20万元，需在指定媒体发布招标公告，邀请≥3家供应商参与；（2）询比价：单项预算5-20万元，向≥3家合格供应商发出询价单，对比价格、质量、交期后确定供应商；（3）单一来源：仅1家供应商可满足需求（如专利产品），需填写《单一来源采购申请表》，经总经理*审批后执行。采购文件编制与发出（1）招标/询比价文件：包含采购需求、商务条款（付款方式、交货地点）、技术要求、评标标准等；（2）向供应商发出文件，明确响应截止时间，预留≥3个工作日供供应商准备。评审与订单下达（1）招标项目：评标小组（采购、技术、财务、使用部门）按评标标准打分，得分最高者为中标供应商；（2）询比价项目：综合价格（权重60%）、质量（30%）、交期（10%）确定成交供应商；（3）确定供应商后，2个工作日内发出《采购订单》，明确物品信息、交付时间、验收标准等。合同签订与履约跟踪（1）采购金额≥10万元的需签订书面合同，条款包括：双方信息、标的物详情、金额、交付/验收、付款、违约责任、争议解决等；（2）合同签订前由法务部门审核条款，采购部门跟踪供应商履约进度（如生产进度、发货时间），保证按订单交付。（三）表单模板询比价记录表采购项目*设备采购询价日期年月日需求部门*部预算金额8万元供应商名称A公司B公司C公司报价（元）A:75000B:78000C:72000交期A:15天B:10天C:20天质量承诺A:1年质保B:2年质保C：按行业标准评审意见综合价格、交期、质量，选择C公司确定供应商□A公司□B公司□C公司评审人*采购订单订单号CG-2023-0010订单日期年月日供应商名称A公司地址联系人*电话物品名称服务器规格型号DellR740数量2台单价（元）36000总价（元）72000税率13%交付日期年月日交付地点A公司仓库付款方式□预付30%□货到付款□分期（约定：_________________）验收标准ISO9001备注需提供原厂保修卡及增值税专用发票采购部门签字*需求部门*（四）关键要点采购方式选择需符合金额及紧急程度要求，禁止化整为零规避招标；评标过程需全程记录，保留评分表、供应商响应文件等资料，保证公平公正；合同条款需完整，尤其是违约责任和争议解决方式，避免口头约定。四、验收与付款管理（一）适用情形采购物品/服务交付后的验收、发票核对及付款流程，保证采购合规、质量达标、资金安全。（二）操作流程验收准备采购部门提前通知需求部门、质量部门（如需）准备验收，明确验收标准（依据合同、订单及技术要求）。现场验收（1）数量验收：核对物品数量与订单是否一致，点件签字；（2）质量验收：标准品：检查外观、规格型号、试用功能（如办公设备）；定制品/原材料：需质量部门出具《质量检验报告》，合格后方可入库；（3）服务类验收：由需求部门根据服务成果（如咨询报告、维修记录）确认服务完成情况。验收结果确认验收合格后，需求部门、质量部门（如需）、采购部门共同在《采购验收单》上签字；不合格需填写《不合格品处理单》，要求供应商限期退换货，并记录不合格原因。发票核对与付款（1）供应商开具与合同、订单信息一致的增值税专用发票；（2）采购部门核对发票信息（抬头、税号、金额、税率）与验收单、订单是否一致；（3）财务部门审核无误后，按合同约定付款方式安排付款，付款前需确认供应商无未结清违约款项。（三）表单模板采购验收单订单号CG-2023-0010验收日期年月日供应商名称A公司物品名称服务器规格型号DellR740数量2台验收项目□数量符合□外观完好□功能正常□质量合格（附检验报告：编号______）验收结果□合格□不合格（说明：_________________）需求部门*部验收人*质量部门（如需）验收人：*采购部门经办人：*付款申请表合同号/订单号CG-2023-0010供应商名称A公司应付金额（元）72000发票号码__________发票日期年月日税率13%付款方式□银行转账□支票□其他收款账户付款事由货款支付（服务器2台）采购部门审核□同意□需补充说明审核人：*财务部门审核□发票合规□资金充足审核人：*领导审批（按金额分级审批）审批人：*（四）关键要点验收需在物品交付后3个工作日内完成，紧急采购可缩短至1个工作日；发票信息必须与合同、订单一致，抬头需为公司全称，否则财务部门拒收；付款前需确认所有验收及审批手续完成，禁止“先付款后补手续”。五、采购档案管理（一）适用情形采购全流程资料（需求、供应商文件、采购文件、合同、验收单、付款凭证等）的归档、保管与查询，保证采购过程可追溯。（二）操作流程资料收集采购部门在采购流程结束后5个工作日内，收集各环节资料，包括：需求阶段：《采购需求申请表》《采购需求汇总表》；供应商阶段：《供应商准入申请表》《供应商评估表》；执行阶段：《询比价记录表》《采购订单》《招标文件》；合同阶段：《采购合同》《合同评审表》；验收付款阶段：《采购验收单》《付款申请表》《发票复印件》。分类整理按项目或合同号建立档案盒，每盒附《采购档案目录》，标注档案编号、项目名称、资料清单、归档日期、保管期限、存放位置。归档与保管纸质档案：存放在档案室，防火、防潮、防虫，保管期限：常规采购≥3年，战略采购≥10年；电子档案：扫描存入采购管理系统，按项目分类存储，定期备份（每月1次），备份介质（如移动硬盘）由专人保管。档案借阅因审计、复盘等需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经采购部门负责人*审批，借阅期限≤3个工作日，归还时检查档案完整性。（三）表单模板采购档案目录档案编号CG-2023-0010项目名称服务器采购资料类型资料名称份数归档日期需求文件采购需求申请表、采购需求汇总表各1份年月日供应商文件供应商准入申请表、供应商评估表各1份年月日采购执行文件询比价记录表、采购订单各1份年月日合同文件采购合同、合同评审表各1份年月日验收付款文件采购验收单、