会议策划与执行流程手册

会议策划与执行流程手册一、适用范围与典型应用场景本手册适用于企业内部会议（如季度工作会、项目启动会、培训会）、外部合作会议（如客户洽谈会、供应商交流会）、行业会议（如研讨会、发布会）等各类会议的全流程策划与执行。无论是小型团队会议（10人以内）还是大型会议（100人以上），均可参照本手册规范操作，保证会议目标明确、流程顺畅、效果可控。二、会议全流程执行步骤（一）前期策划：明确会议核心框架步骤1：定义会议目标与主题明确会议需解决的核心问题（如“确定Q3项目执行方案”“推动客户合作落地”）或达成的目标（如“统一团队认知”“收集行业反馈”），避免目标模糊导致会议偏离方向。根据目标提炼简洁、贴合内容的会议主题（如“2024年Q3产品迭代策略研讨会”“XX客户合作洽谈会”）。步骤2：确定会议基础信息时间：优先选择参会人员多数方便的时间段（避开节假日、周一上午/周五下午），会议时长根据议程合理设定（小型会议1-2小时，大型会议半天至1天）。地点：内部会议优先选择公司会议室，外部会议需考虑交通便利性、场地容量、配套设备（投影、音响、网络）；线上会议需提前测试视频会议平台稳定性（如腾讯会议、Zoom）。参会人员：明确核心参会者（决策层、执行层）、列席人员（记录员、支持人员），提前沟通其时间可行性，避免关键人员缺席。步骤3：制定初步议程按逻辑顺序安排议程（如“开场→议题讨论→决策→总结”），每个环节明确内容、时长、负责人（例如：“开场致辞（10分钟，总监）→Q3方案汇报（30分钟，经理）→分组讨论（40分钟，各组组长）→总结决议（20分钟，*总监）”）。预留弹性时间（如茶歇、临时议题讨论），避免议程过紧导致混乱。（二）中期筹备：细化执行细节步骤1：预算编制与审批根据会议规模列出预算项目（场地费、物料制作费、餐饮费、差旅费、嘉宾邀请费、应急备用金等），明确各项费用标准（如餐饮费人均150元、物料费按需印刷），保证预算合理可控。提交预算至相关负责人审批，审批通过后启动费用申请流程。步骤2：物料与设备准备宣传物料：会议通知（含议程、时间、地点）、参会证、桌牌、背景板、PPT模板、宣传手册等，提前3天完成设计与制作。会议设备：投影仪、麦克风、音响、电脑、翻页笔、网络设备、充电宝、签到设备（如平板、二维码签到系统），提前1天到场调试，保证正常运行。后勤物料：签到表、笔、笔记本、茶歇（水、咖啡、茶点）、会议资料袋（含议程、笔记本、笔、相关材料），按参会人数准备并预留5%备用量。步骤3：嘉宾与参会人员沟通向外部嘉宾发送正式邀请函（含会议主题、时间、地点、议程、嘉宾职责、联系人及方式），提前3天确认出席情况；如需嘉宾准备发言材料，明确提交时间（如提前2天提供PPT）。向内部参会人员发送会议通知（含议程、准备要求，如“提前阅读项目背景材料”），同步收集参会回执（姓名、部门、联系方式、特殊需求，如dietary需求）。步骤4：场地确认与布置提前1天与场地方确认使用时间、设备清单、布置要求（如座位排列方式：圆桌式/课桌式），签订场地使用协议。会议当天提前2小时到场布置：摆放桌牌、调试设备、检查物料、设置签到台、规划茶歇区，保证场地整洁有序。（三）现场执行：保障会议有序推进步骤1：签到与引导开会前30分钟开放签到，参会人员凭参会证或签到二维码签到，签到表同步电子备份（如Excel表格）。安排引导人员（前台/会务组）在入口处接待，指引参会人员就座、放置物品，解答疑问（如洗手间位置、茶歇时间）。步骤2：开场与流程把控按议程时间准时开场，主持人（*经理）介绍会议主题、目标、议程及注意事项，强调会议纪律（如手机静音、发言有序）。各环节负责人严格控制时长，如超时提醒（如“剩余5分钟”），保证议程按计划推进；需多人讨论的环节，提前指定主持人引导发言，避免跑题。步骤3：记录与互动安排专人（助理）负责会议记录，重点记录关键决策、待办事项（明确内容、负责人、完成时间，如“7月15日前完成方案初稿（经理）”）、争议点及解决方案。适时设置互动环节（如提问、投票、分组讨论），调动参会人员积极性，保证信息充分传递；线上会议需开启聊天区、举手功能，及时回应线上提问。步骤4：突发情况处理设备故障：立即联系技术人员（*工程师）备用设备，同时主持人引导临时议题讨论，避免冷场。人员迟到/缺席：由引导人员告知其当前议程，递补会议资料；关键人员缺席时，启动备选方案（如调整讨论顺序、视频连线）。争议较大：暂时搁置争议，记录不同观点，会后由决策层单独沟通，避免现场影响会议进程。（四）后期收尾：巩固会议成果步骤1：资料整理与分发会议结束后24小时内，整理会议记录（含纪要、附件、照片），经负责人（*总监）审核后，24小时内通过邮件/企业发送给所有参会人员。收集会议相关材料（PPT、发言稿、讨论记录），归档至公司共享文件夹，便于后续查阅。步骤2：费用结算与报销整理会议期间所有费用票据（场地费、物料费、餐饮费等），按公司财务要求填写报销单，附上费用明细表，提交财务部门审批。与供应商（如场地、餐饮）核对费用，完成结算，保留合同及发票复印件备查。步骤3：效果评估与改进会议结束后3个工作日内，通过问卷星/企业问卷收集参会人员反馈（如“议程合理性”“会议效率”“满意度建议”），统计评估结果。召开复盘会（会务组+负责人），总结本次会议的优点（如流程顺畅）与不足（如设备调试不及时），提出改进措施（如“提前4小时调试设备”），为下次会议提供经验。三、配套工具模板模板1：会议基本信息表会议名称会议主题时间年月日时分-时分地点主办单位承办单位参会人数人（核心人，列席人）核心目标负责人*经理联系方式模板2：会议预算明细表序号项目名称规格/说明数量单价（元）小计（元）备注1场地费会议室半天租赁120002000含设备使用2物料制作费背景板+参会证1150015003餐饮费茶歇（人均50元）305015004应急备用金1000预算10%合计6000模板3：会议议程安排表时间环节名称内容描述负责人所需物料备注09:00-09:10开场致辞介绍会议目标与议程*总监PPT09:10-09:40方案汇报Q3产品迭代策略说明*经理PPT、数据表含Q&A环节09:40-10:20分组讨论按部门讨论方案可行性各组长讨论提纲、白板每组派代表发言10:20-10:30茶歇咖啡、茶点10:30-11:00总结决议汇总讨论结果，明确待办*总监会议纪要模板输出决议清单模板4：参会人员信息表序号姓名单位/部门职务联系方式dietary需求是否住宿签到状态1*老师销售部经理xxxx无否已签到2*助理项目组专员139xxxx素食是未签到模板5：应急处理预案表突发情况处理措施负责人联系方式投影仪无法使用启用备用笔记本+连接会议室电视，同步PPT*工程师137xxxx关键嘉宾临时缺席安排其线上视频连线，提前测试设备*助理136xxxx参会人员较多增加临时座位，引导后排人员有序就座会务组135xxxx四、关键成功要素与风险规避（一）明确目标，聚焦核心会议前务必与决策层确认核心目标，避免议程偏离主题；如遇临时插入无关议题，建议会后单独沟通，保证会议效率。（二）提前测试，杜绝设备隐患会议前1天全面调试设备（投影、麦克风、网络），备用电池、备用电脑等设备需放置在易取位置，避免现场故障影响会议进程。（三）重视沟通，减少信息误差与嘉宾、参会人员保持多轮沟通（邀请提醒、议程确认、参会回执），重要信息（如时间变更）需通过电话+文字双重通知，避免遗漏。（四）细节把控，提升参会体验提前检查桌牌、参会证等物料准确性