办公室文秘岗位工作流程标准范本

办公室文秘岗位工作流程标准范本一、总则（一）目的为规范办公室文秘岗位工作行为，明确工作责任，提高工作效率与质量，确保各项事务有序运转，特制定本标准流程。（二）适用范围本流程适用于公司及各部门办公室文秘人员的日常工作。（三）基本原则1.准确性原则：确保所有信息传递、文件处理、数据记录准确无误。2.及时性原则：各项工作应在规定时限内高效完成，不拖延。3.保密性原则：严格遵守公司保密规定，保守工作秘密。4.服务性原则：以积极主动的态度为领导、同事及相关单位提供优质服务。5.规范性原则：严格按照既定程序和标准操作，确保工作规范有序。二、日常事务处理（一）办公环境维护1.每日班前准备：提前到达工作岗位，检查办公区域卫生、饮用水供应、办公设备（电脑、打印机、复印机等）运行状况，确保办公环境整洁、有序，设备正常运转。2.办公秩序维护：保持办公区域安静，提醒同事遵守办公纪律，共同营造良好工作氛围。（二）文件收发与流转1.来文接收：*接收各类外来文件（包括纸质文件、电子文件），仔细核对文件名称、份数、发送单位等信息，确认无误后在《文件接收登记表》上进行登记。*对收到的纸质文件进行分类、编号、登记后，根据文件性质和领导批示意见，及时呈送相关领导阅示或转交相关部门办理。2.发文处理：*根据领导指示或工作需要，起草、整理、校对各类对外发文。*严格按照公司公文格式要求排版、打印、装订，经相关领导审核签发后，加盖公章。*对发出的文件进行登记、编号，并通过适当方式（邮寄、传真、专人送达等）发送，确保送达及时、准确，并做好发文回执或记录。3.内部文件流转：确保内部通知、通报、函件等在各部门间高效流转，及时反馈流转情况。（三）通讯联络1.电话接听与处理：*铃响三声内接听电话，使用规范用语（如：“您好，XX公司办公室”）。*准确记录来电人姓名、单位、事由、联系方式等信息，重要事项应复述确认。*根据来电内容，及时转接给相关人员；无法立即处理的，应告知对方处理时间或记录后向领导汇报。*通话结束时，礼貌道别。2.邮件、信息处理：*每日定时查阅电子邮箱及内部通讯工具信息，及时处理、回复或上报重要邮件和信息。*对收到的邮件进行分类管理，重要邮件应打印存档或另存备份。（四）办公用品管理1.申领与发放：根据各部门需求及办公用品库存情况，定期汇总办公用品申领计划，经审批后统一采购、入库。2.登记与盘点：建立办公用品台账，详细记录出入库情况，定期进行盘点，确保账实相符，避免浪费和积压。三、会议服务（一）会前准备1.根据会议通知或领导安排，明确会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等。2.预订会议室，准备会议所需设备（投影仪、麦克风、音响、白板、激光笔等），并提前调试确保正常使用。3.准备会议材料（议程、汇报材料、背景资料等），按参会人数打印、装订成册，摆放整齐。4.如需安排餐饮、住宿，提前联系相关单位落实。5.发出会议通知，提醒参会人员准时参会，对重要参会人员可进行电话确认。（二）会中服务1.提前到达会场，检查会场布置、设备运行、材料摆放、茶水供应等情况。2.引导参会人员签到入场，分发会议材料。3.会议期间做好记录，准确记录会议要点、讨论结果、决议事项及责任人、完成时限。4.负责会议期间的设备操作、茶水添加、内外联络等服务工作，及时处理突发情况。（三）会后整理1.会议结束后，及时整理会场，回收剩余材料，清洁环境卫生，关闭会议设备电源。2.根据会议记录，在规定时间内整理形成会议纪要，经领导审核后分发至相关人员和部门。3.跟踪会议决议事项的落实情况，及时向领导反馈。4.将会议材料、记录、纪要等整理归档。四、文书处理与档案管理（一）文书起草与校对1.根据领导指示，起草工作总结、计划、报告、讲话稿、通知等各类文书材料。2.对起草或接收的文书材料进行认真校对，包括文字、语法、标点、逻辑、数据、格式等方面，确保内容准确、表达清晰、格式规范。重要文稿需经多级校对。（二）档案管理1.收集与整理：定期收集工作中形成的各类有保存价值的文件、资料（包括纸质和电子文件），按照档案管理规定进行分类、组卷、编目、装订。2.归档与保管：将整理好的档案及时移交档案室归档，或在本部门指定位置妥善保管，做到存放有序、查找方便。3.借阅与利用：严格执行档案借阅制度，办理借阅登记手续，督促借阅人按时归还，确保档案安全。4.保密与销毁：严格遵守档案保密规定，对过期或无保存价值的档案，按照规定程序报批后进行销毁，严禁私自处理。五、信息与沟通管理（一）信息收集与上报1.关注公司内外相关信息动态，及时收集、整理有价值的信息，按要求向领导汇报或在内部进行通报。2.准确、及时上报各类统计报表和临时性信息材料。（二）内部沟通协调1.协助领导做好各部门之间的沟通协调工作，传递信息，反馈意见，促进各项工作的顺利开展。2.耐心解答同事提出的与本职工作相关的问题。（三）印章管理1.严格按照公司印章管理规定保管和使用公章、领导私章等各类印章。2.用印前需经相关领导批准，认真核对用印文件内容与审批意见是否一致，准确登记用印情况（用印日期、文件名称、用印份数、批准人、用印人等）。3.严禁在空白纸张、介绍信或未经审批的文件上盖章。六、工作改进与提升1.定期对本职工作进行总结反思，分析存在的问题和不足，提出改进措施。2.积极参加各类业务培训和学习交流活动，不断