2026年海洋能发电公司采购台账建立与归档制度

2026年海洋能发电公司采购台账建立与归档制度第一章总则第一条制定目的为规范XX海洋能发电有限公司（以下简称“公司”）采购台账建立与归档管理工作，明确采购台账的建立标准、更新要求、归档流程及保管规范，确保采购全流程数据可追溯、档案可核查，保障采购管理工作的合规性与完整性，结合公司采购管理实际及海洋能发电行业特性，制定本制度。第二条制定依据本制度依据《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》《企业采购管理规范》等国家法律法规及行业标准，以及公司《采购管理制度》《档案管理办法》《财务管理制度》等内部规章制度制定。第三条适用范围本制度适用于公司所有发电设备与运维物料采购台账的建立、更新、保管、归档、销毁等全流程管理工作；涉及的采购台账包括采购需求台账、供应商管理台账、采购合同台账、到货验收台账、付款结算台账等；公司采购部、财务部、档案管理部及参与采购台账管理的相关人员均须遵守本制度。第四条核心定义（一）采购台账：指记录公司采购全流程关键信息的系统化文档，包括电子台账和纸质台账两类，是采购管理过程的核心数据载体；（二）台账建立：指按照统一标准收集、整理、录入采购各环节信息，形成规范台账的行为；（三）台账更新：指根据采购工作进展，实时补充、修正台账信息，确保台账数据与实际采购情况一致的行为；（四）台账归档：指将完成闭环的采购台账按类别、时间整理后移交档案管理部门保管的行为；（五）台账保管期限：指采购台账需按法规及公司要求保存的最低时限，分为永久保管、定期保管两类。第五条基本原则（一）全面性原则：台账需覆盖采购需求提报、供应商遴选、合同签订、到货验收、付款结算全环节信息，无关键信息遗漏；（二）准确性原则：台账录入的信息需与采购原始凭证、合同、验收单等文件保持一致，严禁虚假录入、篡改数据；（三）及时性原则：采购各环节信息需在完成后1个工作日内录入台账，确保台账数据实时反映采购进展；（四）可追溯原则：台账需明确信息录入人、更新时间、审核人，确保每一条数据的来源和修改过程可追溯；（五）安全性原则：电子台账需做好数据备份，纸质台账需做好防潮、防蛀、防腐蚀处理，保障台账信息安全完整。第二章管理架构与职责第六条管理体系公司采购台账建立与归档实行“采购部主责建立、财务部复核数据、档案管理部归口归档”的管理模式，采购部负责台账的建立、日常更新与初审，财务部负责资金相关数据的复核，档案管理部负责台账的最终归档与保管。第七条采购部职责（一）制定采购台账统一模板，明确各类台账的必填字段、填写规范及更新频率；（二）指定专人负责采购台账管理工作，建立台账录入、审核、更新的岗位责任制；（三）按要求录入采购需求、供应商、合同、验收、结算等全环节信息，确保台账数据完整准确；（四）每月对采购台账进行自查，核对台账数据与原始凭证的一致性，发现错误及时修正；（五）采购业务闭环后，整理台账及配套原始凭证，在10个工作日内移交档案管理部归档；（六）配合审计、财务等部门的台账核查工作，提供台账查阅、核对的相关支持。第八条财务部职责（一）复核采购台账中付款金额、付款时间、发票信息等资金相关数据，确保与财务凭证一致；（二）每月与采购部核对采购台账的资金数据，形成《采购台账资金复核表》，双方签字确认；（三）监督采购台账中预算执行数据的录入准确性，确保采购支出符合预算管理要求；（四）对台账中资金数据异常的情况，及时向采购部反馈并要求整改；（五）留存财务相关采购台账副本，配合档案管理部完成财务类采购档案的归档工作。第九条档案管理部职责（一）制定采购台账归档标准，明确归档流程、保管方式及查阅权限；（二）接收采购部移交的台账及原始凭证，审核归档材料的完整性，不符合要求的退回补充；（三）按“年度-采购类别-台账类型”对采购台账进行分类存放，做好归档编号与目录登记；（四）负责采购台账的日常保管，采取防潮、防磁、防蛀等防护措施，定期检查台账状态；（五）严格执行台账查阅审批流程，严禁无关人员查阅、复制采购台账，确保信息保密；（六）按规定期限对采购台账进行鉴定，到期需销毁的台账按流程报批后处理。第三章采购台账建立规范第十条台账类型及建立要求（一）采购需求台账：需记录需求提报部门、需求名称、规格数量、提报时间、审核状态、纳入采购计划情况等信息，提报需求后1个工作日内录入；（二）供应商管理台账：需记录供应商名称、资质信息、评审结果、合作次数、履约评价、是否纳入合格名录等信息，供应商遴选完成后2个工作日内录入；（三）采购合同台账：需记录合同编号、供应商名称、合同金额、签订时间、交货期、质量标准、付款条款等信息，合同签订后1个工作日内录入；（四）到货验收台账：需记录到货时间、验收人员、验收结果、规格数量核对情况、不合格项及处置方式等信息，验收完成后1个工作日内录入；（五）付款结算台账：需记录付款申请时间、付款金额、发票号、付款方式、付款节点、尾款支付情况等信息，付款完成后1个工作日内录入。第十一条台账录入规范（一）电子台账需使用公司统一指定的办公软件建立，命名格式为“年份+月份+采购台账类型+责任人”；（二）纸质台账需使用统一印制的台账本，手写内容需字迹清晰、无涂改，确需修改的需注明修改原因、修改人及修改时间；（三）台账中涉及金额、数量、日期的字段需填写准确，计量单位需统一，日期格式为“YYYY-MM-DD”；（四）每一条台账记录需标注录入人及录入时间，关键信息录入后需经部门负责人审核签字；（五）电子台账需每日备份，备份文件存储至公司指定服务器，纸质台账需存放至带锁档案柜。第十二条台账更新与核对（一）采购台账实行“实时更新、月度核对、季度复盘”的管理机制，确保数据动态准确；（二）采购业务发生变动时（如合同变更、验收结果调整、付款节点变更），需在变动确认后1个工作日内更新台账；（三）每月末采购部与财务部完成台账数据核对，形成核对记录，双方签字确认后留存；（四）每季度采购部组织台账复盘，分析台账数据的完整性、准确性，优化台账建立流程。第四章台账归档与保管第十三条归档流程（一）采购业务闭环（完成最终付款或退换货处置完毕）后，采购部整理台账及配套原始凭证（需求提报表、合同、验收单、发票等）；（二）采购部填写《采购台账归档申请表》，经部门负责人审批后，连同台账及原始凭证移交档案管理部；（三）档案管理部审核归档材料的完整性、规范性，审核通过的办理移交手续，录入档案管理系统；（四）审核未通过的，档案管理部出具《归档材料整改通知单》，采购部在5个工作日内完成整改后重新移交。第十四条保管规范（一）电子台账归档后存储至公司档案服务器，设置访问权限，定期进行数据备份，备份介质异地存放；（二）纸质台账及原始凭证归档后存放于档案库房，库房需满足防潮、防虫、防火、防盗要求，温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%；（三）采购台账保管期限：涉及大额采购、核心设备采购的台账永久保管，普通运维物料采购台账保管15年，财务相关采购台账按会计档案要求保管；（四）档案管理部每年对保管的采购台账进行一次全面检查，记录台账状态，发现损坏及时修复。第十五条台账查阅与销毁（一）内部人员查阅采购台账需填写《台账查阅申请表》，经部门负责人及档案管理部负责人审批后，在指定地点查阅，严禁带出档案库房；（二）外部单位（如审计、监管部门）查阅台账需出具正式函件，经公司分管领导审批后，由档案管理部专人陪同查阅；（三）保管期满的台账，档案管理部组织采购部、财务部进行鉴定，仍有保存价值的延长保管期限，无保存价值的按规定报批后销毁；（四）台账销毁需制定销毁清单，由2名以上监销人现场监督销毁，销毁完成后签字确认，销毁清单永久保存。第五章监督考核与责任追究第十六条监督考核（一）考核频次：每月对采购台账建立的准确性、及时性进行考核，每季度对归档合规性进行考核；（二）考核内容：包括台账录入及时率、数据准确率、归档完成率、保管完好率等指标；（三）结果应用：考核结果与采购部及台账管理人员绩效挂钩，考核优秀的给予奖励，未达标的限期整改。第十七条违规情形及处理（一）台账录入不及时、数据错误，导致采购信息无法追溯的，扣减责任人当月绩效10%-20%；（二）篡改、伪造台账数据，隐瞒采购真实情况的，扣减相关责任人当月绩效30%-50%，情节严重的给予警告、记过处理；（三）未按规定移交台账归档，或归档材料缺失的，追究采购部负责人及经办人责任，扣减当月绩效15%-30%；（四）档案管理部未按要求保管台账，导致台账损毁、丢失的，扣减相关责任人当月绩效20%-40%；（五）违规查阅、复制、泄露采购台账信息的，视情节给予警告、记过处理，涉嫌违法