2026年海洋能发电公司公文收发与归档管理制度

2026年海洋能发电公司公文收发与归档管理制度第一章总则第一条制定目的为规范XX海洋能发电有限公司（以下简称“公司”）公文收发与归档管理工作，明确公文流转的标准流程、责任分工、归档要求及保密规范，保障公文传递及时、处理规范、归档完整，结合公司海洋能发电业务特性（海上作业区公文传递时效要求高、核心业务公文涉密等级高）及公文管理相关法规要求，制定本制度。第二条制定依据本制度依据《党政机关公文处理工作条例》《档案法》《保密法》《企业公文管理规范》等国家法律法规及行业标准，以及公司《行政管理规定》《保密管理制度》《档案管理办法》等内部规章制度制定。第三条适用范围本制度适用于公司所有公文的收发、登记、传阅、办理、归档等管理工作，涵盖外部来文（政府部门、合作单位、监管机构等送达的公文）、内部发文（公司各部门制发的通知、决定、制度、报告等）；涉及的公文形式包括纸质公文、电子公文；公司行政部、各业务部门及所有参与公文处理的员工均须遵守本制度。第四条核心定义（一）公文：指公司在经营管理活动中形成的具有法定效力和规范格式的文书，是传达公司决策、办理公务、记载工作的重要工具；（二）收文：指公司接收的外部单位来文及内部各部门上报的请示、报告等文书；（三）发文：指公司对外发出或内部发布的各类正式文书，包括上行文、下行文、平行文；（四）公文归档：指将办理完毕且具有保存价值的公文，按规定整理后移交档案管理部门保存的行为；（五）密级公文：指涉及公司核心经营数据、发电技术参数、海上作业方案等敏感信息的公文，分为秘密、机密、绝密三个等级。第五条基本原则（一）规范高效原则：公文收发流程标准化、办理时效明确化，确保公文流转不积压、不延误；（二）全程留痕原则：公文从接收、登记、传阅、办理到归档的全流程记录可追溯，关键环节签字确认；（三）保密安全原则：密级公文严格按保密要求传递、办理、归档，杜绝信息泄露；（四）分类管理原则：按公文性质、密级、业务类型分类处理和归档，便于检索使用；（五）长期保存原则：归档公文按规定期限妥善保存，电子公文与纸质公文同步归档，确保档案完整。第二章管理架构与职责第六条管理体系公司公文收发与归档实行“行政部归口管理、各部门分工办理、档案专员专项归档、保密委员会监督检查”的管理模式，行政部负责公文统一收发、登记、分办，各部门负责职责范围内公文的办理，档案专员负责公文归档整理，保密委员会负责密级公文管理的监督。第七条行政部职责（一）制定公文收发与归档操作细则，统一公文格式标准，配备专用公文处理设备和存储设施；（二）负责所有外部来文的签收、登记、编号、拟办，根据公文内容分送相关领导批示和承办部门；（三）负责公司内部发文的审核、编号、用印、分发，监督发文办理流程的合规性；（四）跟踪督办各类公文的办理进度，对超期未办的公文及时提醒，确保按时办结；（五）指导各部门公文处理工作，组织公文管理培训，规范员工公文处理行为；（六）定期收集各部门办理完毕的公文，移交档案专员归档，建立公文归档台账。第八条各部门职责（一）指定专人作为部门公文联络员，负责接收行政部分办的公文，及时报送部门负责人阅批；（二）按领导批示和公文要求办理相关事项，在规定时限内完成办理并反馈办理结果；（三）办理完毕的公文及时整理，标注办理情况，按要求移交行政部归档，不得私自留存；（四）部门制发公文时严格按格式标准起草，经部门负责人审核后报行政部核稿、用印；（五）遵守公文保密规定，密级公文办理完毕后立即交还行政部，严禁私自复印、传播。第九条档案专员职责（一）按档案管理规范整理归档公文，对公文进行分类、编号、装订，编制检索目录；（二）建立电子公文归档系统，将纸质公文扫描录入系统，实现电子与纸质公文对应管理；（三）按规定期限保管归档公文，定期检查档案保存状态，防止损毁、丢失；（四）受理公文查阅申请，按权限审批后提供查阅服务，记录查阅日志；（五）按档案管理规定办理到期公文的鉴定、销毁手续，销毁前须经保密委员会审批。第十条保密委员会职责（一）审定密级公文的等级划分标准，监督密级公文的标注、传递、办理流程；（二）定期检查密级公文的管理情况，排查保密隐患，督促整改违规行为；（三）审批密级公文的查阅、复制、销毁申请，确保保密要求落实到位；（四）查处密级公文泄露事件，追究相关责任人责任。第三章公文收发管理规范第十一条收文办理流程（一）签收登记：行政部收到外部来文后，核对公文份数、附件、印章等是否完整，在《收文登记簿》记录公文来源、标题、份数、收到时间、密级等信息，统一编制收文编号；（二）拟办分送：行政部负责人对收文提出拟办意见，明确承办部门和办理要求，紧急公文（如海上作业应急通知）须在1小时内分送，普通公文须在2个工作日内分送；（三）领导批示：承办公文按层级报送相关领导阅批，领导须在1-3个工作日内作出批示，紧急公文即时批示；（四）部门办理：承办部门收到公文后，按批示要求指定专人办理，办理时限按公文要求执行，无明确时限的普通公文须在5个工作日内办结，紧急公文须在24小时内办结；（五）反馈归档：办理完毕后，承办部门填写《公文办理结果单》，反馈至行政部，行政部核实后在5个工作日内移交档案专员。第十二条发文办理流程（一）起草审核：发文部门按公文格式起草文稿，经部门负责人审核后，报行政部核稿，行政部审核格式、内容合规性，不合规的退回修改；（二）审批签发：核稿通过的公文按权限报送相关领导签发，公司级重要公文（如管理制度、重大决策）须经总经理签发，部门级公文由部门负责人签发；（三）编号用印：行政部对签发后的公文统一编号，核对无误后加盖公司印章，电子公文加盖电子印章；（四）分发存档：行政部按发文范围打印、分发公文，同时留存纸质版和电子版存档，分发记录留存1年以上；（五）跟踪反馈：涉及跨部门执行的发文，行政部跟踪执行情况，督促相关部门落实。第十三条密级公文管理（一）密级标注：制发密级公文时，明确标注密级和保密期限，收文时核对密级标注是否完整；（二）传递方式：秘密级公文可通过公司内部公文系统传递，机密、绝密级公文须专人送达，全程签字确认；（三）办理要求：密级公文仅限指定人员查阅、办理，办理过程中不得离开办理人员视线，严禁复印、拍照、转发；（四）回收保管：办理完毕的密级公文立即交还行政部，由专人存入保密柜保管，归档前不得私自留存。第四章公文归档管理规范第十四条归档范围（一）外部来文：包括政府部门批复、监管通知、合作单位函件、行业文件等办理完毕的公文；（二）内部发文：包括公司管理制度、决策文件、通知公告、请示报告、会议纪要等；（三）办理材料：包括公文办理过程中的批示、审核意见、办理结果单、相关附件等；（四）电子公文：所有纸质公文对应的电子版本，包括起草稿、签发稿、正式版。第十五条归档要求（一）归档时限：办理完毕的公文须在10个工作日内移交归档，年度结束后1个月内完成全年公文的集中归档；（二）整理规范：归档公文按年度、业务类型、密级分类装订，每份公文标注归档编号，编制归档目录；（三）电子归档：电子公文以不可篡改格式存储，与纸质公文归档编号一一对应，定期备份至专用存储设备；（四）保存期限：普通公文保存10年，重要业务公文保存30年，密级公文按保密规定期限保存，永久保存的公文单独管理。第十六条查阅与借阅（一）内部查阅：员工因工作需要查阅归档公文，填写《公文查阅申请表》，经部门负责人审批后，在档案管理场所查阅，不得带出；（二）外部查阅：外部单位查阅公文须持单位介绍信，经公司总经理审批后，由档案专员陪同查阅，严禁查阅密级公文；（三）借阅管理：确需借阅纸质公文的，仅限公司内部员工，填写《公文借阅申请表》，经审批后借阅，借阅期限不超过7个工作日，密级公文不得借阅；（四）查阅记录：所有查阅、借阅行为均记录在册，包括查阅人、时间、公文编号、用途等，记录留存3年以上。第五章监督考核与责任追究第十七条监督检查（一）行政部每月检查公文收发登记、办理时效情况，每季度开展公文管理专项检查；（二）档案专员每半年检查公文归档完整性、保存状态，发现损毁、缺失及时整改；（三）保密委员会每季度抽查密级公文管理情况，确保保密要求落实到位；（四）每年开展一次公文管理全面审计，评估制度执行效果，优化管理流程。第十八条考核机制（一）考核指标：包括公文办理及时率、归档完整率、密级公文管理合规率、公文格式规范率等；（二）考核频次：每月对各部门公文办理情况考核，年度开展公文管理综合考核；（三）结果应用：考核结果与部门绩效、负责人薪酬挂钩，公文管理规范的部门给予绩效奖励（额度为部门绩效的5%-10%），考核不合格的扣减绩效10%-20%。第十九条违规情形及处理（一）员工延误公文办理、私自留存公文的，扣减当月绩效10%-20%，造成工作损失的加倍处罚；（二）部门未按要求归档公文、公文管理混乱的，扣减部门负责人当月绩效15%-30%；（三）泄露密级公文信息、违规复印传播密级公文的，扣减相关责任人当月绩效30%-50%，情节严重的调离岗位；（四）故意损毁、丢失归档公文的，视情节给予警告、记过处理，扣减当月绩效50%，涉嫌违法的移交司法机关。第六章附则第二十条