2026年海洋能发电公司印章刻制与使用管理制度

2026年海洋能发电公司印章刻制与使用管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司印章刻制、保管、使用、废止全流程管理，保障公司印章使用的合法性、安全性和规范性，防范印章管理风险，维护公司合法权益，结合海洋能发电行业经营管理特点及公司实际运营情况，特制定本制度。第二条制定依据本制度依据《中华人民共和国民法典》《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》《印章治安管理办法》等相关法律法规，以及公司公司章程、合同管理办法、财务管理规定等内部规章制度制定。第三条适用范围本制度适用于公司本部及所属各业务单元所有印章的管理工作，涵盖公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、部门专用章、项目专用章等各类印章，涉及行政部、财务部、法务部、各业务部门及所有使用印章的人员，覆盖印章刻制申请、审批、刻制、备案、保管、使用、交接、废止、销毁等全环节。第四条核心原则（一）集中管理原则：公司所有印章统一由行政部归口管理，严禁各部门私自刻制、保管印章，确保印章管理权限集中、流程规范。（二）分级审批原则：根据印章类型、用印事项重要程度划分审批权限，明确不同层级管理人员的审批职责，做到权责清晰、审批有据。（三）安全保密原则：印章保管人员需严格遵守保密规定，妥善保管印章及用印记录，防止印章被盗用、伪造、遗失，确保印章使用信息不泄露。（四）全程留痕原则：所有印章刻制、使用、交接、废止行为均需建立书面记录，做到一事一档、全程可追溯，无记录的用印行为一律禁止。（五）合法合规原则：印章刻制需到公安机关备案的正规机构办理，用印内容需符合法律法规及公司规定，严禁在空白文件、违规合同上加盖印章。（六）责任到人原则：明确每枚印章的刻制责任人、保管责任人、使用审批责任人，建立“谁审批、谁负责，谁使用、谁负责，谁保管、谁负责”的责任体系。第二章印章刻制与备案第五条印章刻制申请（一）公司新增印章需由使用部门提交《印章刻制申请表》，注明印章名称、规格、用途、使用范围、申请理由等内容，经部门负责人签字确认后报行政部审核；（二）行政部对申请材料的完整性、必要性进行审核，审核通过后按权限上报审批：公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章需报公司法定代表人审批，部门专用章、项目专用章需报分管领导审批；（三）未经审批的印章刻制申请，行政部一律不予受理，严禁任何部门或个人以任何理由私自申请刻制印章。第六条印章刻制要求（一）印章刻制需由行政部统一委托公安机关备案的正规印章刻制机构完成，刻制标准需符合国家相关规定，确保印章的合法性和规范性；（二）印章内容需准确无误，公司全称、印章类型等信息需与公司登记信息一致，部门专用章需标注所属部门名称，项目专用章需标注项目名称及使用期限；（三）刻制完成后，刻制机构需出具印章刻制证明及备案材料，行政部核对印章样式、规格无误后，方可接收印章。第七条印章备案管理（一）行政部在印章刻制完成后7个工作日内，到公安机关完成印章备案手续，留存备案回执并建立印章备案台账，台账需包含印章名称、刻制时间、备案编号、刻制机构、用途等信息；（二）公司公章、法定代表人章、财务专用章等核心印章需在银行、税务等相关机构完成备案的，由财务部配合行政部办理；（三）印章备案信息发生变更的，行政部需在变更后5个工作日内完成备案信息更新，确保备案信息与实际一致。第三章印章保管第八条保管主体确定（一）公司公章、合同专用章由行政部指定专人保管，法定代表人章由财务部指定专人保管，财务专用章、发票专用章由财务部按岗位分离原则分别保管，部门专用章由所属部门指定专人保管，项目专用章由项目负责人指定专人保管；（二）印章保管人员需具备良好的职业道德和保密意识，无违法违纪记录，经行政部审核确认后方可上岗，保管人员调整需提前向行政部报备并办理交接手续；（三）严禁将印章交由无保管权限的人员代管，严禁保管人员将印章带出公司指定保管场所（经审批的用印场景除外）。第九条保管场所要求（一）印章需存放于带锁的保险柜或专用印章柜中，保管场所需具备防盗、防火、防潮条件，保险柜钥匙由保管人员专人保管，密码定期更换并严格保密；（二）核心印章（公章、法定代表人章、财务专用章）的保管场所需安装监控设备，监控记录保存期限不少于3个月，确保印章保管过程可监控；（三）保管人员离开工作岗位时，需将印章锁入保险柜并确认锁闭，严禁印章脱离保管人员管控范围。第十条印章交接管理（一）保管人员因离职、调岗、休假等原因需交接印章的，需填写《印章交接登记表》，注明交接印章名称、数量、状态、交接时间、交接原因等，由交接双方、监交人（行政部人员）签字确认；（二）交接前需核对印章实物与备案信息、保管台账是否一致，用印记录是否完整，确认无误后方可交接，交接过程需全程在监交人监督下完成；（三）保管人员休假超过3个工作日的，需指定临时保管人员并办理临时交接手续，休假结束后及时收回印章并注销临时交接记录；（四）印章交接完成后，行政部需及时更新印章保管台账，确保保管责任清晰可追溯。第十一条印章遗失处理（一）保管人员发现印章遗失或被盗的，需立即向行政部负责人和公司分管领导报告，同时采取必要的防范措施，防止印章被冒用；（二）行政部在接到报告后24小时内，向公安机关报案并申请印章挂失，同时在市级以上报刊发布印章遗失作废声明；（三）印章遗失后需重新刻制的，按本制度第二章印章刻制流程办理，原印章备案信息由行政部申请注销；（四）因保管人员失职导致印章遗失的，按本制度第五章规定追究相关人员责任。第四章印章使用第十二条用印申请与审批（一）使用印章前，用印申请人需填写《印章使用申请表》，注明用印事项、用印文件名称及份数、用印日期、申请部门、申请人等信息，并附用印文件原件或复印件；（二）用印审批权限：使用公司公章、合同专用章的，一般事项由部门负责人审核、分管领导审批，重大事项（如对外投资、重大合同、担保等）需报法定代表人审批；使用财务专用章、发票专用章的，由财务部负责人审核、财务分管领导审批；使用部门专用章的，由部门负责人审批；使用项目专用章的，由项目负责人审批；（三）审批流程未完成的，印章保管人员一律不得加盖印章，严禁先盖章后审批、无审批盖章等违规行为。第十三条用印审核要求（一）印章保管人员需对用印文件的完整性、合规性进行审核，核对审批手续是否齐全、用印内容是否与申请内容一致，发现内容不完整、审批不全、文件存在违规风险的，有权拒绝盖章并向行政部报告；（二）严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等空白文件上加盖印章，确因业务需要使用空白介绍信的，需经法定代表人审批，注明使用范围和有效期，使用后剩余空白介绍信需及时交回行政部注销；（三）对外签订的合同、协议等文件用印前，需经法务部审核确认合法合规，涉及财务事项的需经财务部审核，确保用印文件无法律和经营风险。第十四条用印操作规范（一）印章加盖需由保管人员亲自操作，严禁他人代盖，加盖位置需准确、清晰，印章印迹需完整覆盖文件指定位置，不得模糊、歪斜；（二）一份文件多页的，需在骑缝处加盖印章，确保文件页码完整无替换风险，重要文件需逐页加盖印章；（三）用印完成后，保管人员需在《印章使用登记表》上记录用印日期、用印事项、文件名称、份数、审批人、申请人、盖章人等信息，用印文件复印件需附在登记表后存档；（四）非工作时间确需使用印章的，需经分管领导审批，保管人员接到审批通知后到岗完成用印，用印完成后及时将印章归位并补充登记用印记录。第十五条外出用印管理（一）因业务需要携带印章外出使用的，需提交《印章外出使用申请表》，注明外出原因、使用地点、使用时间、随行人员等，经部门负责人审核、分管领导审批（核心印章需法定代表人审批）后，由行政部安排专人携带印章随行；（二）外出用印过程中，携带人员需全程保管印章，严禁将印章交由他人保管，用印完成后立即返回公司并将印章归位，行政部需核对外出用印记录，确保印章使用合规；（三）严禁以任何理由将印章长期存放于外单位或个人处，外出用印结束后当日需将印章收回公司保管。第五章印章废止与销毁第十六条印章废止条件（一）公司名称变更、注销、分立、合并导致原有印章失效的；（二）印章磨损、变形无法正常使用的；（三）部门撤销、项目结束导致部门专用章、项目专用章无需继续使用的；（四）法律法规或公司管理规定要求废止印章的其他情形。第十七条印章废止流程（一）印章废止由使用部门或行政部提出申请，填写《印章废止申请表》，注明废止印章名称、废止原因、废止时间等，经部门负责人审核后报分管领导审批（核心印章需法定代表人审批）；（二）审批通过后，行政部通知保管人员收回废止印章，核对印章实物与台账信息，确认无误后在印章台账中注明废止状态及时间；（三）行政部需在印章废止后7个工作日内，到公安机关办理印章注销备案手续，留存注销回执并归档。第十八条印章销毁管理（一）废止印章需按规定销毁的，由行政部提出销毁申请，报法定代表人审批后，组织2名以上工作人员监督销毁过程，销毁机构需为公安机关指定的正规机构；（二）销毁前需对废止印章进行拍照留存，填写《印章销毁登记表》，注明销毁印章名称、数量、销毁时间、销毁机构、监督人员等，监督人员需签字确认；（三）销毁完成后，销毁机构需出具销毁证明，行政部将销毁证明、销毁登记表、印章照片等资料归档保存，保存期限不少于10年。第六章监督与责任追究第十九条监督检查机制（一）行政部每月对印章保管、使用情况进行一次抽查，每季度开展一次全面检查，重点核查用印记录完整性、审批流程合规性、印章保管安全性，形成检查报告存档；（二）财务部、法务部配合行政部开展印章专项检查，重点核查财务类、合同类印章的使用合规性，发现问题及时提出整改要求；（三）公司审计部门每年将印章管理纳入审计范围，对印章刻制、保管、使用、废止全流程进行审计，排查管理漏洞并提出改进建议。第二十条责任追究情形（一）未经审批私自刻制、伪造公司印章的；（二）印章保管人员未按规定保管印章，导致印章遗失、被盗、损毁的；（三）无审批手续擅自使用印章，或在空白文件上加盖印章的；（四）用印审批人员违规审批，或明知用印内容违规仍批准用印的；（五）印章交接未按规定办理手续，导致责任不清的；（六）隐瞒印章遗失、被盗情况，未及时报告或处理的；（七）拒绝配合印章监督检查，或隐瞒违规用印行为的；（八）因印章管理违规导致公司经济损失、商誉受损或承担法律责任的。第二十一条责任追究措施（一）对情节较轻的责任人，给予口头警告、绩效扣分、通报批评等处理；（二）对情节较重的责任人，扣发季度/年度