2026年海洋能发电公司邮箱使用管理制度

2026年海洋能发电公司邮箱使用管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司企业邮箱使用管理工作，明确邮箱申请、开通、使用、保密、注销等全流程管理要求，保障公司信息安全，防范邮件泄密、垃圾邮件骚扰、钓鱼邮件攻击等风险，适配海洋能发电公司涉及海上项目涉密信息、跨部门协同沟通频繁、对外商务往来多的特性，提升邮箱使用效率和合规性，结合公司实际经营管理需求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有在职员工的企业邮箱使用管理工作，涵盖的邮箱类型包括：员工个人办公邮箱、部门公共邮箱、对外商务专用邮箱；适用场景包括邮箱账号开通、密码设置与修改、邮件收发、附件传输、邮箱存储、保密管理、异常使用处置、账号注销等全流程；适用部门包括行政部、财务部、投融资部、工程建设部、海上作业基地等所有使用企业邮箱的部门，无岗位层级和使用频次限制。第三条基本原则合规使用原则：邮箱使用需严格遵循《网络安全法》《数据安全法》等法律法规及公司信息安全管理制度，不得利用邮箱从事违法违规、损害公司利益的行为。保密优先原则：严格管控涉密邮件传输，海洋能发电项目核心数据、商务谈判信息、财务数据等涉密内容需按保密等级规范传输，防范信息泄露。安全防护原则：定期更换邮箱密码，开启邮箱安全验证功能，防范账号被盗、钓鱼邮件攻击，确保邮箱账号和内容安全。高效办公原则：邮箱仅用于公司办公相关沟通，合理规划邮件收发频次，及时处理工作邮件，提升跨部门、跨场景办公沟通效率。权责一致原则：明确员工在邮箱使用中的安全责任，账号使用人对本人邮箱的操作行为和信息安全负直接责任，责任可追溯。第二章管理职责划分第四条信息技术部核心职责信息技术部为企业邮箱使用管理的归口管理部门，主要职责包括：负责企业邮箱系统的搭建、维护和技术升级，保障系统稳定运行；办理员工邮箱账号的开通、注销、权限调整等手续，建立邮箱账号管理台账；设置邮箱安全防护规则，防范垃圾邮件、钓鱼邮件、病毒邮件入侵；监控邮箱系统异常使用行为，如异地登录、超大附件传输、高频对外发件等，及时预警并处置；提供邮箱使用技术支持，解答员工使用过程中的技术问题；定期开展邮箱安全培训，提升员工安全使用意识；配合行政部处理邮箱使用违规行为的核查工作。第五条行政部职责行政部负责制定邮箱使用管理细则，明确使用规范和违规处置标准；审核员工邮箱开通、注销申请，核实员工身份和岗位信息；监督员工邮箱使用合规性，抽查邮件内容是否符合办公使用要求；处理邮箱使用违规行为的举报，联合信息技术部开展调查；将邮箱使用合规性纳入员工日常行为考核；归档邮箱使用管理相关文件，如开通申请单、违规处置记录等。第六条各部门负责人职责各部门负责人（含海上作业基地负责人）负责监督本部门员工邮箱使用情况，规范部门内部邮件沟通流程；审核本部门公共邮箱的使用权限和邮件内容；及时发现并制止本部门员工违规使用邮箱的行为；配合信息技术部、行政部核查本部门邮箱异常使用问题；对本部门涉密邮件传输进行审批，确保保密要求落实到位。第七条员工个人职责员工需按本制度规范使用企业邮箱，设置高强度密码并定期更换；仅用于办公相关邮件收发，不得发送与工作无关的内容；严格遵守保密规定，不得通过邮箱传输公司核心涉密信息至外部；及时识别并拒收钓鱼邮件、垃圾邮件，发现异常及时向信息技术部反馈；离职前配合完成邮箱账号注销和邮件交接工作；对本人邮箱使用行为导致的信息泄露、系统异常等后果承担直接责任。第八条管理层职责公司管理层负责审批邮箱系统升级、安全防护方案等重大事项；审批涉密邮箱的特殊使用权限和跨部门邮件监控方案；监督邮箱使用管理制度的执行情况；协调解决邮箱使用管理中的重大问题，如涉密信息泄露、大规模邮箱账号异常等；审批邮箱使用违规行为的处置决定，确保处置公正合规。第三章邮箱账号管理规范第九条账号开通流程新入职员工需在办理入职手续后1个工作日内，填写《企业邮箱开通申请单》，经部门负责人签字确认后提交至行政部；行政部审核员工身份、岗位信息无误后，转交信息技术部办理开通手续；信息技术部需在2个工作日内完成邮箱账号开通，设置初始密码并告知员工，初始密码需包含字母、数字和特殊字符，员工首次登录后需立即修改；部门公共邮箱、对外商务专用邮箱的开通，需经部门负责人和管理层双重审批，信息技术部备案后开通。第十条密码管理要求密码设置：邮箱密码长度不少于12位，需包含大写字母、小写字母、数字和特殊字符，不得使用生日、手机号、姓名拼音等易破解字符组合。密码更换：员工需每90天更换一次邮箱密码，信息技术部系统将自动提醒更换，逾期未更换的账号将被临时锁定，解锁需提交申请并核验身份。密码保密：员工需妥善保管邮箱密码，不得告知他人，包括同事、亲友等，严禁共用邮箱账号和密码；密码遗忘需填写《密码重置申请单》，经部门负责人审核后，由信息技术部重置并告知新密码。异常处理：发现邮箱密码可能泄露或账号异常登录时，需立即修改密码并向信息技术部报备，信息技术部核查登录轨迹并采取安全防护措施。第十一条账号权限与注销权限设置：信息技术部根据员工岗位设置邮箱权限，普通员工邮箱仅开放基础收发、附件传输功能，部门负责人可开通邮件归档、批量转发权限，涉密岗位邮箱需开启加密传输功能。账号停用：员工调岗、休假超过15天的，部门负责人需通知行政部，由信息技术部临时停用邮箱账号，恢复使用需提交申请并审核。账号注销：员工离职时，需在办理离职手续前完成邮箱邮件交接，填写《邮箱注销申请单》；行政部核实交接完成后，通知信息技术部注销账号，注销前需导出重要邮件归档，账号注销后数据保留6个月备查。公共邮箱管理：部门公共邮箱需指定专人负责，人员变动时及时办理权限交接，信息技术部更新管理台账，确保权限清晰可追溯。第四章邮箱使用行为规范第十二条邮件收发管理员工需每日至少登录2次邮箱查看工作邮件，工作日上午9:00前、下午14:00前各登录一次，确保及时处理紧急工作邮件；发送邮件时需准确填写收件人、抄送人人邮箱地址，避免错发，邮件主题需清晰明了，注明业务类型、事项名称等关键信息；接收外部邮件时，需仔细核对发件人身份，陌生发件人邮件需谨慎打开，尤其是带有附件的邮件，需先通过公司安全系统扫描；不得发送垃圾邮件、广告邮件、恶意链接邮件，不得利用邮箱传播谣言、色情、暴力等违法违规内容。第十三条附件传输规范传输公司涉密文件（如海洋能发电项目设计方案、商务谈判资料、财务报表等）作为邮件附件时，需先进行加密处理，加密密码单独通过企业微信等其他渠道告知收件人；单个邮件附件大小不得超过系统限定阈值，超大附件需通过公司文件传输平台分享，邮件中仅附分享链接；不得传输与工作无关的超大附件，如视频、个人照片、娱乐软件等，避免占用邮箱存储空间；传输外部附件前，需通过公司病毒扫描系统检测，确认无病毒、木马后再发送或接收。第十四条特殊场景使用要求海上作业基地员工使用邮箱时，需通过公司专用VPN登录，禁止在公共网络、非公司设备上登录企业邮箱；涉及海上项目应急抢修、安全巡检等紧急事项的邮件，需在发送后通过电话或企业微信提醒收件人查收；对外商务邮件需使用统一的邮件签名格式，包含姓名、部门、公司名称、联系方式等信息，不得使用个性化、违规的签名内容；跨部门协作邮件需明确事项责任人、完成时限，避免重复发件、无效沟通。第五章安全保密与违规处置第十五条保密管理要求严禁通过企业邮箱传输公司核心商业秘密，包括但不限于海洋能发电项目核心技术参数、未公开的投融资计划、客户信息、财务核心数据等；涉密信息如需通过邮件传输，需使用公司加密邮箱系统，且仅能发送至公司内部指定账号；不得将公司内部邮件内容转发至外部邮箱，不得截图、复制邮件涉密内容传播给外部人员；发现邮件泄密风险时，需立即停止传输，删除相关邮件，并向部门负责人和信息技术部报告，配合开展泄密核查。第十六条异常处置流程信息技术部需实时监控邮箱系统异常行为，包括异地登录、高频发送邮件、超大附件批量传输、疑似钓鱼邮件接收等，发现异常后立即锁定账号并通知账号使用人核实；员工收到钓鱼邮件、病毒邮件时，需立即删除，不得点击邮件内链接或下载附件，并向信息技术部报备，信息技术部及时更新邮箱安全防护规则；邮箱系统遭受攻击导致无法使用时，信息技术部需启动应急方案，2小时内恢复基础功能，同时排查攻击源并加固防护。第十七条违规考核与追责日常考核：行政部每月抽查员工邮箱使用合规性，将邮件及时处理率、密码按期更换率、保密规范执行情况纳入员工月度绩效考核。轻微违规：首次违规使用邮箱（如发送无关内容、未及时更换密码），由部门负责人约谈提醒，责令整改并提交书面检讨。严重违规：多次违规使用、传播违规内容、泄露非核心信息的，给予通报批评、绩效扣减处理，取消当年评优资格。重大违规：泄露公司核心商业秘密、利用邮箱从事违法活动、导致邮箱系统瘫痪的，视情节轻重给予降薪、解除劳动合同处理，涉嫌违法的移交司法机关。第六章附则第十八条制度解释权本制度由公司信息技术部牵头解释，行政部配合；如邮箱使用规范、安全防护标准、违规处置细则等内容需要调整，需由信息技术部组织相关部门商议，报管理层审批后执行。第十九条生效与修订本制度自2026年1月1日起正式