报销收款差旅财务制度

PAGE报销收款差旅财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司差旅费用的报销流程，加强对差旅费用的管理与控制，确保公司资金的合理使用，同时明确收款相关规定，保障公司财务安全与运营秩序。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工因公务需要出差的情况，包括国内出差和国外出差。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保差旅费用的报销与收款行为合法合规。2.真实性原则：员工应如实填报差旅信息，提供真实有效的票据，不得虚报、假报差旅费用。3.合理性原则：差旅费用的支出应符合公司业务实际需求，遵循合理、必要的原则，杜绝浪费。4.审批原则：所有差旅费用报销均需按照规定的审批流程进行，未经审批不得报销。二、差旅报销规定（一）出差申请1.员工因公务需要出差，应提前填写《出差申请表》，详细注明出差事由、目的地、预计出差时间、交通工具等信息。2.《出差申请表》需经部门负责人审批同意，如涉及跨部门出差，还需相关部门负责人会签。（二）交通费用1.飞机票员工应根据出差的实际需要和审批意见选择合适的航班及舱位。乘坐飞机经济舱的，按照实际票价报销；如需乘坐公务舱或头等舱，需提前经公司高层领导特别批准。通过正规票务代理机构购买机票的，应取得有效的航空运输电子客票行程单作为报销凭证；通过航空公司官网或手机APP购买的，可打印电子发票报销。2.火车票按照实际购买的车票票价报销，包括硬座、软座、硬卧、软卧等。如因特殊情况乘坐动车一等座或高铁二等座以上座位的，需经部门负责人审批。取得的铁路车票为报销凭证，需注意票面信息的完整性和准确性。3.汽车票乘坐长途汽车的，按照实际支付的票价报销，以正规车票作为报销依据。4.市内交通在出差目的地市内，因公务活动需要乘坐出租车、网约车等交通工具的，应在发票上注明起止地点、事由等信息，并经部门负责人审核。市内交通费用应合理控制，避免不必要的支出。（三）住宿费用1.员工应根据公司规定的住宿标准选择合适的酒店或住宿场所。住宿标准根据出差地区的不同分为不同档次，具体标准由公司另行规定。2.取得的住宿发票应包含酒店名称、住宿日期、房费金额等详细信息，发票必须真实有效，不得接受虚假发票。3.如两人及以上一同出差，原则上应合住标准间，按照住宿标准报销费用。如有特殊情况需要单独住宿的，需提前经部门负责人批准，并说明原因。（四）餐饮补贴1.公司按照出差天数给予员工一定标准的餐饮补贴，补贴标准根据出差地区的不同分为不同档次，具体标准由公司另行规定。2.餐饮补贴已包含员工在出差期间的日常餐饮费用，员工无需再提供餐饮发票报销。但如因业务需要发生的招待费用，应按照公司招待费管理规定另行报销。（五）通讯费用员工在出差期间因公务需要发生的通讯费用，如手机话费、网络费等，按照公司规定的标准实报实销。报销时需提供正规的通讯发票，并注明通讯费用的用途和起止时间。（六）其他费用1.因出差发生的其他必要费用，如会议费、培训费、资料费等，应提供相应的发票和证明文件，并按照公司相关费用管理规定报销。2.出差期间因工作需要发生的邮寄费、快递费等，应取得正规发票，注明邮寄或快递的内容、收件人等信息，经部门负责人审核后报销。三、报销流程（一）填写报销单1.员工出差结束后，应在规定时间内填写《差旅费用报销单》，将出差期间发生的各项费用按照类别详细填写，并附上相应的发票、行程单等报销凭证。2.在报销单上应注明出差事由、起止时间、目的地等信息，确保报销内容真实、完整、准确。（二）部门审核1.员工所在部门负责人对报销单进行初审，重点审核出差事由的真实性、费用支出的合理性以及报销凭证的完整性。2.如发现报销内容不符合规定或存在疑问，部门负责人应及时与员工沟通核实，并要求员工补充或更正相关信息。（三）财务审核1.财务部门收到报销单后，对报销凭证的真实性、合法性、有效性进行审核，检查发票是否符合税务规定、报销金额是否与标准相符等。2.财务人员有权对不符合规定的报销凭证予以退回，并要求员工重新提供合法有效的凭证。（四）审批签字1.经部门审核和财务审核无误的报销单，按照公司规定的审批权限依次提交各级领导审批签字。2.审批流程一般为：部门负责人审核签字→财务负责人审核签字→分管领导审批签字→总经理审批签字（根据公司规定的金额标准确定是否需要总经理审批）。（五）报销支付1.审批通过的报销单由财务部门按照公司财务制度进行报销支付。报销款项原则上通过银行转账方式支付到员工个人银行账户。2.如因特殊情况需要现金支付的，需经财务负责人批准，并办理相关手续。四、收款规定（一）收款原则1.公司在差旅业务中涉及收款的，应遵循合法、合规、诚信的原则，确保收款行为的真实性和有效性。2.所有收款均应开具合法有效的收款凭证，明确收款金额、收款事由、付款人等信息。（二）收款方式1.现金收款：对于金额较小、符合公司现金管理规定的差旅相关收款业务，可以采用现金收款方式。现金收款时，应由收款人当面清点现金，并在收款凭证上签字确认。2.银行转账收款：对于金额较大或需要通过银行结算的差旅收款业务，应采用银行转账方式收款。公司应提供准确的银行账户信息，确保款项能够及时、准确地到账。3.电子支付收款：随着电子支付方式的普及，公司可以根据实际情况选择合适的电子支付平台进行收款，如微信支付、支付宝支付等。电子支付收款时，应保留相关的支付记录作为收款凭证。（三）收款流程1.业务发起：当公司因差旅业务需要收款时，相关业务部门应向对方提供明确的收款通知，包括收款金额、收款事由、收款方式等信息。2.款项收取：收款人按照规定方式收取款项，并及时与付款人核对收款信息，确保款项准确无误。3.收款记录：收款人应在收款后及时进行收款记录，填写收款凭证或在财务系统中录入收款信息，详细记录收款日期、收款金额、付款人、收款方式等内容。4.款项上缴：收款完成后，收款人应按照公司财务规定及时将款项上缴至公司指定账户，不得截留、挪用或坐支。（四）收款凭证管理1.公司应建立完善的收款凭证管理制度，对各类收款凭证进行妥善保管。收款凭证应包括发票、收据、银行回单、电子支付记录等。2.收款凭证应按照时间顺序、业务类型等进行分类整理，定期装订成册，并归档保存。保存期限应符合国家法律法规和公司档案管理规定。3.财务部门应定期对收款凭证进行核对和检查，确保收款记录的准确性和完整性。如发现收款凭证存在问题或遗失，应及时进行调查处理，并采取相应的补救措施。五、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门应定期对差旅费用的报销和收款情况进行审计检查，重点审查报销凭证的真实性、合法性、合理性，以及收款流程的合规性、收款记录的准确性等。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务检查财务部门应加强对差旅费用报销和收款业务的日常检查，定期对报销凭证、收款记录等进行抽查核对，及时发现和纠正存在的问题。对于违反差旅财务制度的行为，财务部门有权拒绝报销或要求相关人员进行整改。（三）员工监督鼓励公司员工对差旅费用报销和收款过程中的违规行为进行监督举报。公司应设立专门的举报渠道，对举报信息进行及时受理和调查处理。对于经查实的违规行为，公司将按照相关规定严肃处理，并对举报人给予适当的奖励。六、违规处理（一）虚报差旅费用1.员工如有虚报差旅费用的行为，一经查实，公司将追回虚报的费用，并按照虚报金额的一定比例处以罚款。2.情节严重的，公司将给予警告、记过、降职、撤职等处分，直至解除劳动合同。（二）收款违规1.对于收款过程中存在截留、挪用、坐支等违规行为的相关人员，公司将责令其立即改正，并追回违规款项。2.根据情节轻重，给予相应的纪律处分，如情节严重的，将依法追究其法律责任。（三）其他违规行为对于违反本制度其他规定的