财务共享服务运营制度

PAGE财务共享服务运营制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司财务共享服务的运营管理，提高财务工作效率，保证财务信息质量，加强财务风险控制，为公司的稳定发展提供有力的财务支持。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分子公司的财务共享服务相关工作。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保财务共享服务运营合法合规。2.高效性原则：优化流程，利用信息技术手段，提高财务工作效率，降低运营成本。3.准确性原则：保证财务数据的准确、完整，为公司决策提供可靠依据。4.风险可控原则：识别、评估和控制财务共享服务过程中的各类风险。二、财务共享服务中心组织架构与职责（一）组织架构财务共享服务中心设主任一名，副主任若干名，下设运营管理部、账务处理部、资金管理部、费用报销部、财务报表部、数据分析部等部门。（二）职责分工1.主任职责负责财务共享服务中心的整体规划、运营管理和团队建设；制定中心的工作计划和目标，并组织实施；协调与公司其他部门及外部相关机构的关系。2.副主任职责协助主任开展工作，分管相应的业务部门；负责具体业务流程的优化和改进；监督业务部门的工作质量和效率。3.运营管理部职责制定和完善财务共享服务中心的各项管理制度和流程；负责中心的人员招聘、培训、绩效考核等人力资源管理工作；协调中心内部各部门之间的工作关系。4.账务处理部职责负责公司各类会计凭证的录入、审核和记账工作；定期核对账目，确保账务处理的准确性；协助进行财务审计和税务申报工作。5.资金管理部职责负责公司资金的收付、结算和资金调度工作；监控公司资金状况，确保资金安全；编制资金报表，为公司资金决策提供支持。6.费用报销部职责审核员工费用报销申请，确保报销符合公司规定；处理费用报销业务，及时支付报销款项；分析费用报销数据，提出费用控制建议。7.财务报表部职责定期编制公司财务报表，确保报表数据准确、完整；对财务报表进行分析，为公司管理层提供财务分析报告；协助外部审计机构进行财务审计工作。8.数据分析部职责收集、整理和分析公司财务数据及相关业务数据；建立数据分析模型，为公司决策提供数据支持和预测分析；推动财务数据的可视化展示，提高数据利用效率。三、财务共享服务流程规范（一）费用报销流程1.员工提交费用报销申请，填写相关信息并上传报销凭证。2.部门负责人对报销申请进行审批，确认费用的合理性和真实性。3.财务共享服务中心费用报销部收到报销申请后，进行初审，检查报销凭证是否齐全、合规，报销金额是否符合公司规定。4.初审通过后，提交给终审人员进行审批，终审人员根据公司财务制度和审批权限进行最终审批。5.审批通过后，费用报销部进行账务处理，支付报销款项给员工。（二）账务处理流程1.业务部门将业务单据传递至财务共享服务中心账务处理部。2.账务处理人员对业务单据进行审核，检查单据的真实性、完整性和合规性。3.根据审核后的业务单据，进行会计凭证的录入，确保会计分录准确无误。4.录入完成后，对会计凭证进行审核，审核人员按照财务制度和相关规定进行审核，如有问题及时反馈给录入人员进行修改。5.审核通过后的会计凭证进行记账处理，生成各类明细账和总账。（三）资金管理流程1.资金收付业务发起部门提交资金收付申请，注明收付金额、收付对象等信息。2.财务共享服务中心资金管理部对资金收付申请进行审核，审核内容包括业务的真实性、资金来源和用途的合规性等。3.审核通过后，资金管理部根据公司资金安排进行资金收付操作。对于收款业务，及时将款项入账；对于付款业务，通过银行转账等方式支付款项。4.每日终了，资金管理部核对资金收支情况，编制资金日报表，报送相关领导和部门。5.定期对公司资金状况进行分析，监控资金风险，提出资金调度建议，确保公司资金安全、高效运作。（四）财务报表编制流程1.财务报表部定期收集各业务部门的数据，包括账务处理数据、费用报销数据、资金收支数据等。2.根据收集到的数据，按照财务报表编制要求进行数据整理和汇总。3.运用财务报表编制软件，生成各类财务报表初稿，如资产负债表、利润表、现金流量表等。4.对财务报表初稿进行审核，审核内容包括报表数据的准确性、勾稽关系的一致性等。审核人员可与相关业务部门核对数据，确保报表数据真实可靠。5.审核通过后，编制正式的财务报表，报送公司管理层、股东及相关监管部门。同时，对财务报表进行分析，撰写财务分析报告，为公司决策提供支持。四、财务共享服务质量管理（一）质量目标1.会计凭证录入准确率达到[X]%以上。2.费用报销审核通过率达到[X]%以上。3.财务报表编制准确率达到[X]%以上。4.资金收付业务处理及时率达到[X]%以上。（二）质量控制措施1.数据录入质量控制制定数据录入规范，明确数据录入的格式、内容要求等。录入人员在录入数据前进行数据完整性检查，确保录入数据准确无误。对录入完成的数据进行系统自动校验和人工抽检，发现问题及时纠正。2.审核质量控制建立严格的审核标准和流程，明确各级审核人员的职责和权限。审核人员对业务进行全面审核，不仅要检查数据的准确性，还要关注业务的合规性和合理性。定期对审核结果进行统计分析，对审核中发现的问题进行总结和反馈，提出改进措施。3.报表编制质量控制制定财务报表编制规范，明确报表编制的方法、流程和时间要求。在报表编制过程中，加强数据核对和勾稽关系检查，确保报表数据准确、完整。报表编制完成后，进行多级审核，包括初审、复审和终审，确保报表质量。4.资金管理质量控制建立资金收付业务操作规范，确保资金收付流程合规、安全。加强资金收付的审核和监控，防止资金风险。定期对资金管理情况进行检查和评估，及时发现和解决问题。（三）质量监督与考核1.运营管理部定期对财务共享服务中心的工作质量进行监督检查，检查内容包括流程执行情况、数据质量、工作效率等。2.建立质量考核指标体系，对各部门和员工的工作质量进行量化考核。考核结果与员工绩效奖金、晋升等挂钩。3.对于工作质量不达标的部门和员工，及时进行督促整改，并根据情况进行相应的处罚。五、财务共享服务风险管理（一）风险识别与评估1.建立财务共享服务风险识别机制，定期对可能面临的风险进行识别，包括但不限于财务风险、运营风险、信息安全风险等。2.采用定性和定量相结合的方法对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.财务风险应对加强资金管理，合理安排资金，优化资金结构，降低资金成本和资金风险。建立财务预警机制，及时发现和预警财务风险，采取相应的措施进行防范和化解。2.运营风险应对优化财务共享服务流程，提高流程的稳定性和可靠性，减少流程风险。加强人员培训，提高员工的业务水平和风险意识，降低人为操作风险。建立应急预案，应对可能出现的突发运营事件，确保财务共享服务的正常运行。3.信息安全风险应对加强信息系统安全管理，采取防火墙、加密技术、数据备份等措施，保障财务数据的安全。制定信息安全管理制度，规范员工的信息操作行为，防止信息泄露。定期进行信息安全检查和评估，及时发现和整改信息安全隐患。（三）风险监控与报告1.建立风险监控机制，对财务共享服务过程中的风险进行实时监控，及时发现风险变化情况。2.定期编制风险报告，向公司管理层汇报风险状况、风险应对措施执行情况等，为公司决策提供参考。六、财务共享服务信息系统管理（一）系统建设与维护1.根据公司财务共享服务的需求，选择合适的财务信息系统，并进行系统建设和实施。2.建立系统维护管理制度，定期对系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。3.加强系统安全管理，设置系统访问权限，防止未经授权的访问和数据泄露。（二）系统数据管理1.规范系统数据录入、存储和使用，确保数据的准确性、完整性和安全性。2.定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。3.建立数据清理机制，及时清理过期、无效的数据，提高数据质量。（三）系统用户管理1.对系统用户进行分类管理，设置不同的用户权限，确保用户只能访问和操作其权限范围内的系统功能和数据。2.定期对系统用户进行培训，提高用户的系统操作技能和业务水平。3.建立用户账号管理制度，规范用户账号的申请、审批、使用和注销流程。七、财务共享服务人员管理（一）人员招聘与培训1.根据财务共享服务中心的岗位需求，制定人员招聘计划，招聘具备专业知识和技能的财务人员。2.建立完善的培训体系，定期组织员工参加内部培训和外部培训，提高员工的业务水平和综合素质。3.针对新入职员工，开展入职培训，使其尽快熟悉公司财务共享服务流程和相关制度。（二）绩效考核与激励1.建立科学合理的绩效考核制度，对员工的工作业绩、工作态度、团队协作等方面进行考核。2.绩效考核结果与员工的薪酬调整、奖金发放、晋升等挂钩，激励员工积极工作，提高工作绩效。3.设立优秀员工奖、创新奖等激励奖项，对表现突出的员工进行表彰和奖励。（三）职业发展规划1.为员工制定职业发展规划，提供明确的