合同签订审核制度

合同签订审核制度引言：随着市场环境的复杂化，合同作为企业运营的核心载体，其签订与审核的规范性直接影响企业的法律风险与商业利益。为加强合同管理，提升风险防范能力，特制定本审核制度。该制度旨在通过明确的部门职责、严谨的流程规范、科学的决策机制，确保每份合同在签订前都经过充分评估。制度适用范围涵盖所有业务部门，核心原则包括合法性、完整性、权责明确。通过制度执行，企业将形成权责清晰、流程规范、风险可控的合同管理体系，为稳健经营提供保障。一、部门职责与目标（一）职能定位：本制度由公司合同管理部负责执行，该部门直接向总经理汇报，同时与法务部、财务部等部门建立联动机制。合同管理部需制定年度审核计划，协调跨部门协作，并对审核结果负责。其他部门需积极配合提供资料，不得推诿。法务部负责法律条款审核，财务部负责预算与资金安排，技术部需评估技术可行性。各部门需明确接口人，确保信息传递高效。（二）核心目标：短期目标包括在六个月内完成现有合同的系统梳理，消除高风险条款；长期目标则是构建动态的合同风险数据库，实现90%以上合同通过线上审核。目标设定与公司战略高度关联，例如通过强化审核降低纠纷率，间接提升客户满意度，从而支撑市场扩张战略。部门需定期向管理层汇报进度，并接受战略目标对齐考核。二、组织架构与岗位设置（一）内部结构：合同管理部下设三个层级，总监负责全面管理，下设高级审核专员与普通审核专员，专员分组负责不同业务线的合同。总监向总经理汇报，专员向总监汇报，形成清晰汇报链。关键岗位包括合同发起人（业务部门）、审核专员（合同管理部）、法务对接人（法务部）、财务复核人（财务部）。各岗位职责边界明确，例如业务部门仅负责提出合同需求，不得干预审核结果。（二）人员配置：部门初期编制为X人，其中总监1人，高级专员2人，普通专员X人。招聘需通过内部推荐与外部招聘结合，优先选择具备法律或财务背景的人员。晋升机制基于年度绩效与岗位空缺，轮岗周期至少一年，以加深跨部门理解。专员需定期参加合同法培训，每年不少于X小时，考核不合格者需调岗或培训后重考。三、工作流程与操作规范（一）核心流程：标准合同需经过四级审核，流程为部门负责人初审→法务部复核→财务部预算确认→CEO终审。紧急合同可简化流程，但需CEO特批。流程节点包括项目启动会（需业务、法务、财务三方参与）、中期评审（重点审查合规性）、结项验收（需业务部门确认实际需求）。每个节点需留痕，例如启动会需形成会议纪要，评审需记录意见。（二）文档管理：所有合同电子版需按业务线分类存档，命名规则为“业务线-年份-合同编号”，存储于加密服务器。仅部门总监与审核专员有调阅权限，法务部与财务部需申请临时权限。会议纪要模板包括会议时间、参与人、决议事项，需在会后X小时内提交至共享文档。报告模板统一使用公司标准格式，例如月度审核报告需包含当期合同数量、高风险项、改进建议。四、权限与决策机制（一）授权范围：常规合同的审批权限至部门负责人，金额超过X万元的需法务部参与；金额超过X万元的需财务部出具预算证明。紧急决策流程为：出现法律纠纷时，合同管理部可启动临时小组，由总监、法务负责人、财务负责人组成，直接执行止损措施，事后需向管理层汇报。（二）会议制度：部门周会需在每周一举行，法务部与财务部代表列席。季度战略会由总监组织，各部门负责人参与，重点讨论风险趋势。决策记录需在会议结束后X小时内录入系统，并明确责任人与完成时限。例如，决议中的“法务部完善采购合同模板”需在24小时内分配至具体负责人。五、绩效评估与激励机制（一）考核标准：合同管理部KPI包括合同审核准确率（目标95%）、流程周期（目标X天）、风险预警数。业务部门KPI按合同类型细分，例如销售部按客户转化率评分，技术部按项目交付准时率评分。评估周期为月度自评、季度上级评估，结果与奖金挂钩。（二）奖惩措施：超额完成年度目标者可获奖金或晋升机会，例如连续三个季度审核准确率超标的专员可优先晋升高级专员。违规处理流程为：数据泄露需立即上报总监，并由法务部与内部调查组联合处理，涉及人员的奖金暂停发放，情节严重者按制度处罚。六、合规与风险管理（一）法律法规遵守：所有合同需符合最新合同法要求，特别是数据保护条款。部门需每年更新法规库，并组织全员培训。业务部门发起合同前需提供合规性自查报告，例如隐私条款是否符合用户协议。（二）风险应对：制定应急预案包括合同欺诈识别流程、紧急条款修订机制。每季度开展流程合规性抽查，例如随机抽取X份合同检查审批流程是否完整。发现问题的部门需在X天内整改，并提交整改报告。七、沟通与协作（一）信息共享：重要通知通过企业微信发布，紧急情况需电话通知总监。跨部门协作需指定接口人，例如联合项目需由业务部门指定接口人，每周召开进度同步会。接口人需在系统中记录沟通结果，确保信息透明。（二）冲突解决：纠纷处理流程为：争议先由合同管理部调解，如无法达成一致，则提交HR仲裁。调解期间需暂停相关合同审批，直至纠纷解决。HR仲裁结果需经部门总监确认，方可执行。八、持续改进机制员工建议渠道包括每月匿名问卷、部门座谈。制度修订周期为每年评估一次，重大变更需全员培训，培训后进行考核