合同签订及管理规范模板

合同签订及管理规范模板一、适用范围与业务场景本规范适用于企业对外开展各类业务活动时，合同的起草、审核、签订、履行、变更、归档等全流程管理，具体场景包括但不限于：对外采购原材料、设备、服务等物资采购类合同；产品销售、渠道合作等业务销售类合同；技术开发、技术转让、技术服务等合作类合同；房屋租赁、设备租赁等资产使用类合同；其他涉及双方权利义务、需以书面形式确立合作关系的业务场景。二、合同签订及管理全流程操作指引（一）需求确认与前期准备明确合作需求：业务部门根据实际业务需要，确定合同标的、数量、质量标准、履行期限、价款及支付方式、违约责任等核心要素，形成《业务需求说明书》。合作方初步接洽：与合作方就合作细节进行沟通，知晓其主体资格、履约能力（如经营状况、信誉记录、相关资质证书等），收集并留存其营业执照复印件、法定代表人证件号码明（如需）、授权委托书（如签约人非法定代表人）等基础资料。（二）合同起草与内部审核起草合同文本：优先使用企业制定的标准合同模板（如《采购合同模板》《销售合同模板》），根据业务需求调整条款；合同内容应包含以下核心要素：合同双方基本信息（名称、地址、法定代表人/授权代表）、标的描述、数量与质量、价款/报酬及支付方式、履行期限/地点/方式、保密条款、违约责任、争议解决方式、合同生效条件、附件清单等；语言表述需严谨、准确，避免歧义（如“约”“左右”等模糊词汇，应明确具体数值或计算方式）。内部审核流程：业务部门初审：由业务负责人审核合同条款是否符合业务需求，标的、数量、价款等关键信息是否准确；法务部门复审：法务人员重点审核合同合法性、合规性，条款是否公平，违约责任是否明确，争议解决方式是否约定有效（如明确管辖法院/仲裁机构）；财务部门会签：财务部门审核价款支付方式、发票开具要求、税务处理等是否符合财务制度；分管领导审批：根据合同金额及重要性，由相应层级领导（如部门总监、副总经理）最终审批。（三）谈判与合同修订与合作方谈判：内部审核通过后，与合作方就合同条款进行谈判，针对分歧点（如价格、履行期限、违约责任等）达成一致，并形成《谈判纪要》，由双方代表签字确认。修订合同文本：根据谈判结果，对合同条款进行修订，修订后的合同文本需重新履行内部审核流程（如涉及重大条款变更，需再次经法务、财务部门审核）。（四）合同签署与用印最终文本确认：双方确认最终合同文本一式[]份（通常为正本1份、副本若干份，根据实际需要确定），双方各执正本/副本。签署与用印：合同由双方法定代表人或授权代表签字（授权代表需提供《授权委托书》，明确授权范围）；签字后，按企业《印章管理规定》加盖合同专用章或公章（严禁以部门章或其他印章代替）；用印需填写《合同用印申请表》，附经审批的合同文本及《谈判纪要》（如有），由印章管理人员核对无误后盖章。（五）合同履行与跟踪履行责任分工：业务部门为合同履行第一责任人，负责跟踪合同履行进度（如交付时间、质量验收、款项支付等），并建立《合同履行跟踪表》。异常情况处理：若出现延迟履行、质量不符等违约情形，业务部门应及时收集证据（如验收报告、沟通记录），与合作方沟通协商解决方案，形成《履约问题处理记录》；协商不成的，按合同争议解决条款处理，必要时由法务部门介入。（六）合同变更、解除与终止合同变更：需变更合同的，双方应协商一致并签订《合同变更协议》，明确变更内容、生效条件等，变更协议需履行与原合同相同的审核、签署流程。合同解除：协商解除：双方签订《合同解除协议》，明确解除日期、已履行部分的处理、违约责任承担等；单方解除：依据合同约定或法律规定行使解除权，需书面通知对方，并留存通知凭证（如邮寄签收回执、邮件发送记录等）。合同终止：合同权利义务履行完毕或终止后，业务部门应及时清理未结款项、收回剩余资料，并向档案管理部门移交合同材料。（七）合同归档与管理归档范围：合同正本、副本、审批文件（含《业务需求说明书》《审核意见表》《谈判纪要》等）、用印申请表、履行过程中的补充协议、验收报告、付款凭证、争议处理材料等与合同相关的全部文件。归档流程：合同签署后10个工作日内，由业务部门将合同材料整理成册，填写《合同归档目录表》，移交至档案管理部门；档案管理部门对归档材料进行编号、登记、入库，电子版合同同步至企业合同管理系统，保证纸质与电子档案一致。保管期限：根据合同类型及法律法规要求确定保管期限（如采购/销售合同保管期限一般为合同终止后5年，技术开发合同保管期限一般为10年），保管期满后按规定销毁。三、配套工具表格模板1.合同基本信息表合同编号签订日期合同类型甲方信息（名称、地址、联系人、电话）乙方信息（名称、地址、联系人、电话）标的描述数量质量标准价款（大写/小写）履行期限履行地点支付方式合同份数备注2.合同审批流程表审批环节审批人审批意见（同意/不同意/需修改）审批时间备注（如修改意见说明）业务部门法务部门财务部门分管领导3.合同履行跟踪表合同编号履行节点计划完成时间实际完成时间履行情况描述（如已交付/验收合格/待付款）负责人备注（如延迟原因说明）4.合同归档目录表归档编号合同名称合同编号签订日期归档日期存放位置（档案柜编号/电子路径）归档人备注四、关键风险点与合规提示主体资格风险：签订前务必核实合作方营业执照、资质证书等文件的真实性、有效性，避免与无民事行为能力或超越经营范围的主体签约。条款完整性风险：合同核心要素（如标的、价款、履行期限、违约责任等）不得遗漏，争议解决方式（如“向甲方所在地人民法院提起诉讼”或“提交XX仲裁委员会仲裁”）需明确唯一。用印规范性风险：严禁在空白合同、未经审批的合同文本上用印，用印前需核对合同内容与审批材料一致，保证“审批-用印-签署”流程闭环。履约证据留存风险：合同履行过程中的重要文件（如验收单、沟通函、付款凭证等）需及时收集、整理、归档，避免因证据缺失导致维权困难。保密与信息管理风险：合同文本及涉密信息（如技术参数、价格条款等）需严格控制知悉范围，电子档案需加密存储，防止信息泄露。合