自动化审批流程操作指南与模板

自动化审批流程操作指南与模板一、适用场景与业务范围自动化审批流程适用于企业内部需多环节协同、标准化处理的各类业务场景，通过线上化、规则化操作提升效率、减少人为干预。常见应用场景包括：日常办公类：员工请假（事假、病假、年假）、办公用品申领、会议室预订等；业务流程类：采购申请（小额采购、供应商资质审核）、费用报销（差旅费、招待费）、合同审批（合同拟定、法务审核）等；项目管理类：项目立项申请、预算调整审批、阶段性成果验收等；人事管理类：新员工入职审批、岗位异动申请、离职手续办理等。二、操作流程详解步骤1：系统登录与权限确认操作说明：申请人通过企业统一身份认证系统登录自动化审批平台（如OA系统、钉钉审批等），使用工号/密码或扫码登录；登录后进入“审批中心”，确认自身权限范围（如仅可发起申请或兼具审批权限）。关键点：若未登录权限，需联系系统管理员开通对应审批流程的发起或审批权限。步骤2：发起审批申请选择审批类型：在“审批中心”“新建申请”，根据业务需求选择对应审批模板（如“请假申请”“采购申请”等）。填写申请信息：基础信息：申请人姓名（*）、所属部门、申请日期、联系方式（内部短号）；业务信息：根据模板要求填写具体内容（如请假申请需填写请假类型、起止时间、事由；采购申请需填写物品名称、规格、数量、预估金额、用途等）；附件：如有必要，支撑材料（如请假附医院证明、采购附比价单、合同附扫描件等），附件需为PDF/Word/Excel等常用格式，单个文件不超过10MB，总附件大小不超过50MB。保存草稿：若信息未填写完整，可“保存草稿”，后续继续编辑；确认信息无误后“提交申请”。步骤3：审批流程流转自动分配审批人：提交申请后，系统根据预设审批规则自动流转至下一节点审批人（如请假申请：直属主管→部门负责人→人力资源部；采购申请：部门负责人→财务部→分管领导）。实时查看进度：申请人可在“我的申请-审批中”查看流程当前状态、审批人信息及预计处理时间；支持“催办”功能（每日限1次，避免过度打扰）。步骤4：审批人处理审批操作：审批人收到系统待办提醒（短信/站内信），进入“待办审批”查看申请详情及附件，根据业务规则进行审批：通过：“同意”，可添加审批意见（如“同意，按流程执行”）；驳回：“驳回”，需填写驳回理由（如“预算超标，请重新调整”），申请将退回至申请人修改；-转审：若需他人协助审批，可“转审”选择指定审批人（需保证被转审人权限匹配）。超时处理：若审批人在规定时限内（如24小时/48小时，根据业务类型设置）未处理，系统自动升级至上一级审批人或发送超时提醒至审批人直属主管。步骤5：结果通知与归档结果反馈：审批完成后，系统通过站内信/短信通知申请人审批结果（通过/驳回），申请人可查看审批意见及完整流程记录。自动归档：审批通过的申请，系统自动将申请信息、附件、审批记录归档至“审批档案库”，支持按申请编号、日期、类型等条件检索，便于后续查阅或审计。三、标准化审批申请表模板以下为通用型审批申请表模板，可根据具体业务场景调整字段内容：申请编号申请日期年月日申请人信息姓名：*部门：联系方式（内部）：申请类型□日常办公□业务流程□项目管理□人事管理（可多选）紧急程度□普通□紧急□特急申请事由（请简要说明申请目的，如“因项目需要申领笔记本电脑1台”）业务详情（根据申请类型补充具体信息，示例为“采购申请”场景）物品名称：_________规格型号：_________数量：_________预估单价（元）：_________预估总价（元）：_________用途说明：____________________________________附件清单1.__________________（文件名称，如“比价单.pdf”）2.__________________（文件名称，如“需求确认单.docx”）审批流程审批人岗位审批意见申请人确认本人已确认以上信息真实有效，并承担相应责任。签字：_________日期：_________四、使用规范与常见问题提示信息填写规范申请人需保证提交的信息真实、完整、准确，不得虚构事由或遗漏关键内容（如请假申请需明确起止时间，采购申请需注明预估金额）；附件名称需简洁明了，建议采用“业务类型-文件内容”格式（如“采购-比价单20231001”），避免使用特殊字符（如*、#、&）。审批时效要求申请人应在业务发生前提早提交申请（如请假至少提前3个工作日，采购申请至少提前5个工作日），预留充足审批时间；审批人需在规定时限内完成审批，紧急申请（特急）需在2小时内响应，普通申请不超过24小时，避免流程卡顿。附件管理要求附件需为清晰、完整的扫描件或电子文档，保证内容可辨识（如合同附件需包含双方盖章页，发票附件需注明“与原件一致”）；涉密或敏感信息（如未公开合同条款、财务数据）需通过企业加密渠道，禁止直接在附件中标注“保密”字样。特殊情况处理加急流程：如遇紧急业务，申请人可在提交申请时勾选“特急”，系统自动触发加急提醒，审批人优先处理；驳回修改：申请被驳回后，申请人需根据审批意见修改完善，重新提交时需在备注栏说明修改内容（如“已调整预算金额，附重新审核的比价单”）；流程终止：若申请内容需取消，可在审批完成前“撤回”，撤