化工公司技术文档管理办法

化工公司技术文档管理办法第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国环境保护法》《化学品安全管理条例》等国家法律法规，参照ISO14001环境管理体系、ISO45001职业健康安全管理体系及REACH等国际公约要求，结合《企业内部控制基本规范》及《化工行业安全生产风险分级管控和隐患排查治理双重预防机制建设指南》等行业标准制定。针对跨国化工企业技术文档管理中存在的文档分散、标准缺失、风险管控不足、数字化转型滞后等问题，旨在构建系统化、标准化、智能化的文档管理体系，实现价值创造、风险防控与效率提升的有机统一。

1.1.2核心目标

（1）规范技术文档全生命周期管理，确保文档的真实性、完整性、准确性与时效性；

（2）建立风险导向的管控机制，防范因文档管理不当引发的合规风险、安全风险及知识产权风险；

（3）通过流程优化与数字化赋能，提升文档获取、审批、执行效率，支持国际化业务协同。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度覆盖公司所有化工产品研发、生产、经营、环保、安全等环节的技术文档，包括但不限于：

（1）研发设计类文档：工艺路线、配方数据、实验记录、技术专利等；

（2）生产操作类文档：工艺规程、操作手册、设备维护记录、变更管理记录等；

（3）安全环保类文档：危险源辨识清单、应急预案、环境影响评价报告、废弃物处理记录等；

（4）合规认证类文档：MSDS、SDS、GHS标签、认证证书等。

1.2.2适用对象

（1）直接责任主体：研发部、生产部、安全环保部、质量管理部等相关部门的正式员工及外包服务人员；

（2）管理责任主体：各部门负责人、技术文档管理员；

（3）监督责任主体：内控部、合规部、审计部。

1.2.3例外适用场景

（1）涉及国家秘密或商业机密的技术文档，按照《保密法》及公司《保密管理制度》执行；

（2）临时性、非标准化的项目文档，经总经理办公会审批可适用简易流程，但需纳入后续标准化管理。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

确保文档管理活动符合法律法规及行业标准要求，定期开展合规性评估（中风险点，防控措施：每年联合合规部开展合规自查）。

1.3.2权责对等原则

明确各部门、岗位的文档管理职责，责任权限与业务量相匹配（高风险点，防控措施：在岗位说明书及授权书中明确文档管理权限，禁止越权操作）。

1.3.3风险导向原则

聚焦高风险文档（如高危化学品安全技术说明书、重大变更记录），实施重点管控（高风险点，防控措施：建立文档风险清单，高风险文档需双人复核）。

1.3.4效率优先原则

1.3.5持续改进原则

根据内外部审计、业务变化及技术发展，定期优化文档管理体系（中风险点，防控措施：每年结合内控审计结果修订制度）。

1.3.6国际化适配原则

针对不同国家法律法规差异，建立差异化文档管理标准（高风险点，防控措施：在海外子公司设立专职文档管理员，定期同步目标国合规要求）。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本制度为专项管理制度，基础层级，与《公司内部控制手册》《公司档案管理制度》等制度存在以下衔接关系：

（1）本制度与《公司档案管理制度》共同规范文档的归档与保管要求；

（2）本制度与《财务报销管理制度》衔接，涉及采购、费用类文档需符合财务凭证要求；

（3）制度冲突时，以本制度为准，与更高层级制度冲突时，按《公司治理结构规定》处理。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司技术文档管理体系采用“决策-监督-执行-协同”四层架构：

（1）决策层：董事会负责审批重大文档管理制度及资源投入；

（2）监督层：内控部、审计部、合规部负责文档管理合规性监督；

（3）执行层：各部门按职责分工实施文档管理；

（4）协同层：建立跨部门文档管理联席会议制度，由技术文档管理员担任召集人。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

（1）审批年度文档管理预算及重大制度修订；

（2）审议重大文档风险事件处置方案（高权限）。

2.2.2董事会

（1）审议文档管理体系的整体有效性；

（2）授权总经理办公会处理常规文档管理事项（高权限）。

2.2.3总经理办公会

（1）审批部门级以上文档权限设置；

（2）决策特殊文档的例外处理方案（中权限）。

2.3执行机构与职责

2.3.1研发部

（1）技术文档管理员（主责）负责研发类文档的创建、审核与归档；

（2）部门负责人（配合）负责文档合规性监督（中风险点，防控措施：每月抽查文档完整性）。

2.3.2生产部

（1）操作工（主责）负责填写操作记录；

（2）技术文档管理员（配合）负责工艺规程更新（中风险点，防控措施：变更类文档需经工艺安全审查）。

2.3.3安全环保部

（1）安全工程师（主责）负责应急预案等文档的维护；

（2）合规专员（配合）负责MSDS等文档的更新（高风险点，防控措施：每年联合第三方机构审核合规性）。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

（1）内控专员（主责）负责文档内控节点核查，包括文档版本一致性、审批完整性；

（2）内控经理（配合）负责内控缺陷整改跟踪（中风险点，防控措施：内控检查覆盖率不低于业务文档的30%）。

2.4.2审计部

（1）审计专员（主责）负责年度文档管理专项审计；

（2）审计经理（配合）负责审计发现问题的问责（高风险点，防控措施：重大缺陷需提交总经理办公会）。

2.4.3合规部

（1）合规专员（主责）负责文档合规性评估；

（2）合规总监（配合）负责涉外文档的法律法规同步（高风险点，防控措施：建立目标国法规数据库）。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调

（1）建立“文档管理联席会议”制度，每月召开例会，由技术文档管理员牵头；

（2）重大文档需经至少2个部门会签（中风险点，防控措施：会签意见需明确记录）。

2.5.2涉外业务联动

（1）海外子公司文档管理需对接当地法规，由区域总部合规团队提供支持；

（2）跨国专利文档需经法务部、研发部双重审核（高风险点，防控措施：建立全球文档模板库）。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）文档完整率≥99%（高风险点，防控措施：建立文档电子台账，缺失文档需追溯责任人）；

（2）文档准确率≥98%（中风险点，防控措施：关键文档需经技术专家审核）；

（3）文档审批时效≤3个工作日（中风险点，防控措施：设置标准化审批模板）。

3.2专业标准与规范

3.2.1文档分类标准

（1）研发类文档：按生命周期分为“设计类（高）、试制类（中）、定型类（低）”三级管控；

（2）生产类文档：按风险等级分为“重大变更（高）、常规变更（中）、日常记录（低）”三级管控。

3.2.2风险控制点及措施

（1）专利类文档（高风险点）：需经知识产权部审核，建立专利文档保密清单；

（2）MSDS文档（高风险点）：每年6月前完成更新，由安全环保部牵头，研发部配合；

（3）工艺变更记录（中风险点）：变更前需评估文档影响，变更后3日内更新相关文档。

3.2.3行业适配要求

（1）欧盟REACH法规要求：化学物质文档需包含分类、标签、安全数据等全部内容；

（2）美国TSCA法规要求：进口化学品文档需经EPA备案，由法务部、采购部协同处理。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

（1）全生命周期管理：从文档创建到销毁全流程管控；

（2）风险矩阵法：按文档重要性、风险等级分配管控资源。

3.3.2管理工具

（1）ERP系统：管理采购、生产类文档的电子化存档；

（2）OA系统：管理审批类文档的流转；

（3）文档管理系统：集中存储技术文档，实现权限控制与版本管理。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

技术文档管理主流程为“创建-审核-发布-执行-归档”五步闭环：

（1）创建：文档责任人完成初稿，填写《文档创建申请表》；

（2）审核：按文档类型分配审核人，审核内容包括合规性、完整性；

（3）发布：审核通过后，由文档管理员录入系统，生成唯一编号；

（4）执行：业务部门获取文档，执行过程中需留痕；

（5）归档：文档过期或作废后，按《档案管理制度》处理。

4.2子流程说明

4.2.1重大变更文档流程

（1）变更发起：生产部填写《工艺变更申请表》，附风险评估报告；

（2）变更审核：安全环保部、研发部、质量管理部会签；

（3）变更发布：技术文档管理员更新文档并通知相关方。

4.2.2涉外文档流程

（1）法规同步：合规部每月更新目标国法规库；

（2）文档翻译：委托专业机构翻译，由原版作者审核；

（3）版本控制：建立双语对照文档，确保关键术语一致性。

4.3流程关键控制点

（1）文档编号控制：采用“文档类型+年份+流水号”格式，如“CP2023-001”；

（2）版本管理：每次更新需标注版本号、修订日期及责任人；

（3）审批留痕：所有审批意见需在系统中明确记录。

4.4流程优化机制

（1）优化发起：业务部门每年10月提交优化建议；

（2）评估流程：内控部牵头，相关业务部门参与；

（3）优化标准：优化方案需通过模拟测试，确保不降低管控要求。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“文档类型+金额/等级+岗位层级”三级权限矩阵分配权限：

（1）研发类文档：金额超过100万美金的项目文档需经技术总监审批；

（2）生产类文档：涉及高危化学品操作手册需经安全总监审核；

（3）日常记录类文档：班组长可审批金额低于1万美金的相关文档。

5.2审批权限标准

5.2.1金额审批权限

（1）研发文档：10万美金以下由研发总监审批，10万美金以上由总经理审批；

（2）生产文档：50万美金以下由生产总监审批，50万美金以上由总经理审批。

5.2.2风险等级审批

（1）高风险文档：需经至少2级审批，如专利文档需经研发总监、知识产权总监双重审核；

（2）中风险文档：需经1级审批，如操作手册需经部门负责人审核。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：因休假、出差等临时缺岗，需提前3日提交《授权委托书》；

（2）授权范围：禁止越权授权，代理权限不得转委托；

（3）授权备案：授权书需归档备查，最长有效期不超过15个工作日。

5.4异常审批流程

（1）紧急情况：因突发事件需突破审批权限，需附《紧急情况说明》，经总经理特批；

（2）补批要求：审批缺失需在1个工作日内补办，补批意见需注明“补批”字样。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

（1）电子文档：采用公司统一模板，附件需命名规范，如“项目A-工艺图V2.pdf”；

（2）纸质文档：重要文档需双备份，存档地点需符合《档案管理制度》要求。

6.1.2痕迹留存

（1）电子痕迹：系统自动记录所有操作日志，包括创建、修改、审批时间；

（2）纸质痕迹：所有审批意见需手写签名，存档时按页码顺序整理。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督

（1）技术文档管理员每日检查文档审批完整性；

（2）内控专员每周抽查文档合规性，抽查比例不低于10%。

6.2.2专项监督

（1）内控部每年联合合规部开展文档管理专项审计；

（2）审计部每年对重大文档风险点进行突击检查。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

（1）日常检查：每月至少一次，由技术文档管理员实施；

（2）专项检查：每季度一次，由内控部牵头，覆盖所有文档类型。

6.3.2审计要求

（1）年度审计需覆盖文档完整率、准确率、审批合规性等指标；

（2）审计报告需明确整改要求，重大问题需提交总经理办公会。

6.4执行情况报告

6.4.1报告周期

（1）月度报告：技术文档管理员提交，含文档新增量、审批时效、问题整改情况；

（2）季度报告：内控部汇总，含跨部门协作问题及改进建议。

6.4.2报告内容

（1）数据类：文档总量、审批量、审批超时率等；

（2）风险类：重大文档缺失、合规缺陷等；

（3）改进类：制度优化建议、系统功能提升需求。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系

（1）研发部：文档准确率（权重30%）、专利文档完整率（权重20%）；

（2）生产部：操作记录及时率（权重30%）、变更文档合规率（权重20%）；

（3）技术文档管理员：文档审批时效（权重40%）。

7.1.2评分标准

（1）定量指标：按实际完成率计分，如文档审批时效=（实际时效/标准时效）×100%；

（2）定性指标：由内控部根据抽查结果评分。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

（1）月度评估：由部门负责人实施；

（2）年度评估：由内控部牵头，结合年度审计结果。

7.2.2评估方法

（1）数据统计：通过ERP、OA系统自动生成数据；

（2）现场核查：随机抽取文档进行实地验证。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程

（1）问题发现：内控检查、审计发现或业务部门报告；

（2）立项整改：技术文档管理员编制整改方案；

（3）跟踪复核：内控部核查整改效果；

（4）销号归档：确认符合要求后关闭问题。

7.3.2整改分类

（1）一般问题：整改时限≤7个工作日；

（2）重大问题：整改时限≤30个工作日；

（3）紧急问题：需立即整改，整改后3日内提交报告。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议收集

（1）通过OA系统提交改进建议，由技术文档管理员汇总；

（2）每年6月组织业务部门代表座谈。

7.4.2改进评估与审批

（1）评估标准：改进效果需提升文档管理效率或降低风险；

（2）审批权限：技术改进由技术总监审批，制度修订由总经理办公会审议。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

（1）文档管理标杆团队：年度考核排名第一的部门；

（2）优秀文档管理员：因文档管理显著降低风险者。

8.1.2奖励标准

（1）精神奖励：通报表扬、荣誉证书；

（2）物质奖励：奖金1000-5000元；

（3）晋升奖励：优先晋升技术主管岗位。

8.1.3奖励程序

（1）申报：提交《奖励申请表》，附事迹材料；

（2）审核：内控部、合规部联合评审；

（3）审批：总经理办公会审议；

（4）公示：OA系统公示，不少于3个工作日。

8.2违规行为界定

8.2.1违规分类

（1）一般违规：未按流程操作，但未造成风险；

（2）较重违规：文档缺失或错误，未造成实际损失；

（3）严重违规：因文档问题导致重大风险或损失。

8.2.2判定标准

（1）一般违规：文档审批缺失，但已及时补办；

（2）较重违规：重要文档错误未及时修正，但已通知相关方；

（3）严重违规：未按要求存档导致责任事故。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准

（1）一般违规：书面警告；

（2）较重违规：通报批评，扣绩效分；

（3）严重违规：降级或解雇，涉及法律责任的移交司法机关。

8.3.2处罚程序

（1）调查：合规部牵头，收集证据；

（2）取证：需2名以上证人签字；

（3）告知：书面告知当事人，保障申辩权；

（4）审批：人力资源部、内控部联合审批；

（5）执行：处罚决定需在系统中记录。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

（1）收到处罚通知后3个工作日内；

（2）需提供合理理由及证据。

8.4.2复议流程

（1）受理：人力资源部审查申诉材料；

（2）复议：内控部、合规部联合复议；

（3）结果：5个工作日内出具复议决定，全程留痕。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1应急预案

（1）重大文档丢失预案：立即启动“文档复原小组”，3小时内完成评估；

（2）系统故障预案：备用服务器自动切换，系统恢复后需双人校验数据。

9.1.2危机处理

（1）责任主体：安全环保部牵头，法务部、公关部配合；

（2）处置措施：按《危机公关预案》执行，首报时间不超过2小时。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景界定

（1）不可抗力：自然灾害、政府强制要求等；

（2）紧急需求：突发安全事件、国际突发事件等。

9.2.2例外处理流程

（1）申请：填写《例外处理申请表》，附风险评估报告；

（2）审批：总经理审批，紧急情况可先执