服装公司财务内控管控办法

服装公司财务内控管控办法第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》《企业内部控制配套指引》、国际财务报告准则（IFRS）、萨班斯法案（SOX）及国际贸易术语解释通则（INCOTERMS）等法律法规、行业标准及国际公约制定，适配服装公司跨国经营需求。同时，结合公司“品牌化、全球化、数字化”发展战略，针对财务管理中存在的流程冗长、风险控制盲区、数据孤岛等痛点，旨在构建规范、高效、智能的财务内控管控体系。

1.1.2核心目标

（1）价值创造：通过精细化管理降低财务成本，提升资金使用效率，支持业务创新与扩张。

（2）风险防控：建立全流程风险识别与防范机制，确保财务数据真实准确，合规经营。

（3）效率提升：优化业务流程，实现数字化赋能，缩短审批周期，增强市场响应速度。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度覆盖公司采购、生产、销售、投资、融资等全部财务相关业务领域，适用于总部及境外分支机构的所有正式员工、外包服务商及合作单位。

1.2.2例外适用场景

（1）境外分支机构根据当地法律法规及税法特殊要求执行的相关财务活动。

（2）股东会授权董事会或总经理办公会批准的临时性重大财务事项。

1.2.3审批权限

例外场景需经财务总监或分管副总裁审批，并报集团审计委员会备案。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

确保所有财务活动符合国家及境外相关法律法规，包括但不限于反洗钱法、证券法、外汇管理条例等。

1.3.2权责对等原则

明确各层级、各岗位财务权限与责任，实行“谁审批、谁负责，谁经办、谁负责”的双轨责任机制。

1.3.3风险导向原则

聚焦高价值、高风险业务环节，实施差异化管控策略，优先防范重大财务风险。

1.3.4效率优先原则

在满足内控要求前提下，简化非必要审批环节，推广电子化审批，提升流程效率。

1.3.5持续改进原则

定期评估制度有效性，根据业务发展、政策变化及审计建议动态优化。

1.3.6合同管理专项原则

遵循“平等自愿、公平诚信”原则，确保合同条款符合财务内控要求，关键条款需财务部门前置审核。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本制度为公司基础性专项制度，与《公司治理章程》《全面风险管理规定》等制度协同执行。

1.4.2制度衔接

（1）财务内控与业务流程：财务部门需嵌入采购、销售、生产等业务流程关键节点，实施源头管控。

（2）内控与绩效考核：内控执行情况纳入部门及个人年度绩效考核，权重不低于10%。

1.4.3冲突处理规则

若本制度与关联制度存在冲突，以本制度为准，重大事项由集团总法律顾问协调解决。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司财务内控管控体系采用“决策层-监督层-执行层-支持层”四层架构。决策层由董事会及股东会构成，负责重大财务事项审批；监督层包括审计委员会、内控部及合规部，实施独立监督；执行层由财务部、业务部门及境外机构组成，负责制度落地；支持层含信息技术部、人力资源部等，提供系统、人才保障。

2.2决策机构与职责

2.2.1董事会

（1）审批年度预算、决算及重大资本支出。

（2）授权审计委员会开展专项审计，监督内控体系有效性。

2.2.2股东会

（1）审议公司财务战略及重大股权融资方案。

（2）批准超过5亿元（含）的并购重组项目。

2.2.3总经理办公会

（1）审批月度预算调整及季度经营分析报告。

（2）授权财务总监处理紧急财务事项。

2.3执行机构与职责

2.3.1财务部

（1）主责：预算编制与管理、资金支付审批、财务核算与报告。

（2）配合：内控部实施业务流程嵌入指导，配合审计部开展专项检查。

2.3.2业务部门

（1）主责：采购合同财务条款审核、销售订单利润测算、生产成本控制。

（2）配合：合规部提供交易对手风险评估支持。

2.3.3境外机构

（1）主责：当地税收合规、外汇管理及成本核算。

（2）配合：总部财务部进行季度远程复核。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

（1）主责：建立财务内控风险数据库，实施季度自查。

（2）配合：审计部开展年度内控评价，提供改进建议。

2.4.2审计部

（1）主责：每年开展至少一次财务专项审计，核查内控缺陷。

（2）配合：合规部建立跨境审计协作机制。

2.4.3合规部

（1）主责：制定财务合规红线清单，实施月度培训。

（2）配合：内控部嵌入合同条款审核模板。

2.5协调与联动机制

（1）建立“财务部-业务部-IT部”月度例会，解决系统对接问题。

（2）境外机构新增业务需经“总部财务部-当地税务顾问-法律顾问”三级评估。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）预算管理：预算执行偏差率≤5%，资金使用效率提升15%。

（2）采购管理：采购成本降低8%，供应商违约率＜2%。

（3）税务管理：合规风险发生率＜1%，境外税收优惠利用率≥90%。

3.2专业标准与规范

3.2.1预算管理

（1）高风险点：重大资本支出预算调整需经财务总监双重复核。

（2）防控措施：建立滚动预算机制，季度复盘调整。

3.2.2采购管理

（1）高风险点：采购合同付款条件（账期＞30天）需采购部与财务部联合审批。

（2）防控措施：推广电子招投标系统，设置价格预警阈值。

3.2.3税务管理

（1）高风险点：跨境交易增值税抵扣链条断裂。

（2）防控措施：建立电子发票管理平台，实时监控抵扣信息。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用风险矩阵法评估业务等级，PDCA循环优化流程。

（2）管理工具：部署ERP系统实现业财一体化，OA系统支持电子签批。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）采购流程：需求提报→供应商选择→合同签订→发票审核→付款执行→付款后评价。

（2）销售流程：订单接收→信用审批→发货确认→对账处理→收款核销。

4.2子流程说明

4.2.1电子发票管理

（1）关键控制点：发票验真、数据校验、税号关联。

（2）责任主体：采购部（验真）、财务部（校验）、IT部（系统支持）。

4.2.2跨境资金调拨

（1）关键控制点：汇率风险对冲、资本管制合规。

（2）责任主体：资金管理部（对冲）、合规部（管制）。

4.3流程关键控制点

（1）高风险点：采购合同付款条件设置。

（2）防控措施：设置“账期≤30天”红线，特殊申请需董事会审批。

（3）高风险点：出口退税资料审核。

（4）防控措施：建立电子退税系统，关联海关数据自动校验。

4.4流程优化机制

（1）优化发起条件：业务量增长20%或审计发现流程缺陷。

（2）跟踪机制：每月统计流程改进效果，季度评估优化必要性。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）采购权限：采购金额＜10万元由部门经理审批，≥10万元需财务总监审批。

（2）付款权限：月度预算内付款由出纳执行，超预算需总经理审批。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：采购审批需经“采购专员→部门主管→财务总监”三级签字。

（2）特殊审批：金额＞1000万元的付款需董事会审议。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：临时缺岗需提供书面申请及授权书。

（2）授权期限：最长不超过3个月，每年续签一次。

5.4异常审批流程

（1）加急通道：紧急采购需经财务部与业务部联席会确认。

（2）风险报告：异常审批需附《财务风险评估表》，由内控部复核。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）表单填报：采购申请单需填写供应商全称及税号，缺项按10%扣罚。

（2）痕迹留存：电子审批单需包含审批人IP地址及时间戳。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：财务部每周抽查5家供应商付款记录。

（2）专项监督：内控部每季度评估一次流程嵌入效果。

6.3检查与审计

（1）检查频次：资金管理部每月开展一次现金盘点。

（2）审计重点：审计部每年必审出口退税合规性。

6.4执行情况报告

（1）报告主体：财务部每月5日前提交《财务内控执行报告》。

（2）报告内容：含预算执行率、异常事项清单及改进建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）采购指标：采购价格达成率≥98%，付款及时率100%。

（2）内控指标：重大缺陷整改完成率100%。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：季度考核与年度考核相结合。

（2）评估方法：数据统计占60%，现场核查占40%。

7.3问题整改机制

（1）一般问题：7个工作日内完成整改。

（2）重大问题：30个工作日内提交整改方案，由审计委员会监督。

7.4持续改进流程

（1）建议收集：每月15日前征集业务部门优化提案。

（2）跟踪机制：内控部每季度通报制度执行情况。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：连续三个季度内控考核优秀。

（2）程序：部门提名→财务部评审→总经理批准。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：发票信息错误（税号错填）。

（2）严重违规：未经授权动用备用金（金额＞5万元）。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚类型：警告→罚款（最高月工资20%）→解除劳动合同。

（2）程序：调查→告知→听证→决定→执行。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚决定书后3日内。

（2）复议机构：人力资源部，复议决定需报集团总法律顾问确认。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）预案范围：重大税务稽查、资金冻结等。

（2）责任分工：财务总监为总指挥，设立临时工作组。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：春节前紧急采购（账期需压缩至7天）。

（2）审批流程：业务部→财务部→总经理。

9.3危机公关与善后

（1）善后措施：税务稽查后需60日内完成合规整改。

（2）境外适配：印度分支机构需遵守当地《所得税法》，聘请当地税务顾问。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由集团财务部负责解释。

10.2相关制度索引

（1）《公司合同管理办法》（文号：财字〔2023〕15号）

条款