家具公司生产耗材采购细则（规则）

家具公司生产耗材采购细则第一章总则

1.1制定依据与目的

本细则依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》《企业内部控制基本规范》及相关行业标准（如GB/T19001质量管理体系标准）、国际公约（如联合国国际贸易法委员会合同示范法）及公司《采购管理办法》《合规管理手册》等内部制度制定。为解决家具公司生产耗材采购中存在的采购流程不规范、供应商管理薄弱、成本控制不严、廉政风险突出等问题，实现规范管理、防控风险、提升效率的核心目标，特制定本细则。

1.2适用范围与对象

本细则适用于公司所有分子公司、事业部及部门在生产耗材（含原材料、辅料、包装材料、工具配件等）采购活动中的全流程管理，覆盖采购部、生产部、仓储部、财务部、审计部等相关部门及全体员工（含正式员工、外包团队及合作单位人员）。例外适用场景包括应急采购（金额≤1万元且采购周期≤2个工作日）、内部调拨等，此类场景需经总经理办公会审批备案。

1.3核心原则

（1）合规性原则：严格遵守国家法律法规及行业规范，确保采购行为合法合规；

（2）权责对等原则：明确各层级、各岗位权责边界，建立责任追溯机制；

（3）风险导向原则：聚焦高价值、高消耗、高风险耗材，实施差异化管控；

（4）效率优先原则：优化审批流程，压缩采购周期，提升响应速度；

（5）持续改进原则：定期复盘管理效果，动态优化制度与流程；

（6）平等自愿原则（合同管理专项补充）：确保采购合同遵循公平诚信原则，保护各方合法权益。

1.4制度地位与衔接

本细则为公司专项管理制度，层级低于《公司治理结构章程》，但高于各业务部门采购操作指南。与《财务报销管理办法》《供应商管理办法》《内部控制手册》等制度形成协同，冲突时以本细则为准，具体衔接按“谁主管谁负责、谁协同谁配合”原则处理。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司采购管理遵循“董事会决策、总经理统筹、采购部执行、内审监督”的层级架构。董事会负责重大采购策略审批；总经理办公会决策年度采购预算及超百万元采购项目；采购部负责全流程操作；内控部、审计部实施监督。各层级通过制度授权形成闭环，避免职能交叉或空白。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审议年度采购总额及重大供应商战略合作协议；

（2）董事会：审批年度采购预算、超千万元采购项目及供应商准入标准；

（3）总经理办公会：审批超百万元采购项目、应急采购计划及供应商重大违约处理；

（4）采购决策委员会（下设）：由采购总监、生产总监、财务总监组成，负责月度采购计划审批，决策时限≤3个工作日。

2.3执行机构与职责

（1）采购部：主责采购全流程操作，含需求确认、供应商管理、合同执行；

（2）生产部：负责生产需求提报的准确性，参与技术参数评审；

（3）仓储部：负责到货验收、存储管理，反馈损耗数据；

（4）财务部：负责付款审核、资金支付及采购成本核算。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：每月抽查采购流程合规性，嵌入“三重一大”控制点（预算超5%、金额超50万元、技术复杂采购需集体决策）；

（2）审计部：每季度开展专项审计，重点核查合同履约、付款风险；

（3）合规部：每年评估海外采购法律风险，确保符合当地反商业贿赂法规。

2.5协调与联动机制

建立跨部门采购协调会（每月首周），由采购部牵头，解决需求冲突；建立信息化数据共享机制，ERP系统实时同步采购数据至财务、仓储；涉外采购增设属地法务部门会审环节。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）目标：年度采购成本降低5%，履约率≥98%，合规差错率≤0.5%；

（2）KPI：合同审批时效≤3个工作日、供应商平均响应速度≤4小时、库存周转率≥8次/年。

3.2专业标准与规范

（1）质量标准：执行GB/T19001标准，关键耗材（如木材、五金）需第三方检测认证；

（2）合规标准：建立“三不合作”原则（无资质、无不良记录、无反商业贿赂承诺不合作）；

（3）技术标准：定制类耗材需提供技术参数清单，由生产部双签确认。

3.3管理方法与工具

（1）风险矩阵：对金额超百万元采购实施“金额-风险”双维度评估，高风险项目需委外评估；

（2）全生命周期管理：建立供应商档案，动态跟踪绩效，淘汰率控制在3%/年；

（3）信息系统：通过ERP系统实现电子化招标、合同管理，对接财务系统自动生成付款凭证。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）需求发起：生产部按月提报需求计划，含品类、数量、技术参数，采购部同步核对库存；

（2）供应商选择：常规采购采用比价法，金额超50万元启动招标程序；

（3）合同签订：采购部与法务部会签，关键条款由总经理办公会审议；

（4）执行监控：财务部按合同约定支付进度，仓储部同步反馈到货异常；

（5）归档管理：采购部每月整理归档资料，电子文档上传OA系统，纸质存档至档案室。

4.2子流程说明

（1）比价采购流程：采购部汇总至少3家供应商报价，含价格、交期、服务评分，生产部技术评审占比20%权重；

（2）招标采购流程：通过“发布公告-资格预审-技术比拼-商务谈判”四阶段，技术分占比60%，商务分占比40%。

4.3流程关键控制点

（1）需求确认：生产部需附工艺文件，采购部需核销预算，高风险点设双重签字校验；

（2）供应商选择：比价采购需采购部、技术部双签，招标采购需审计部参与抽取供应商；

（3）付款监控：财务部核对合同条款与发票信息，异常付款需总经理审批。

4.4流程优化机制

每年第四季度由采购部牵头，联合相关部门开展流程复盘，通过“数据分析-标杆对标-试点改进”循环优化，优化方案需经内控部评估。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）采购金额权限：采购部经理审批≤50万元，分管副总审批≤200万元，总经理审批＞200万元；

（2）供应商管理权限：采购专员负责新增供应商初审，采购总监终审；

（3）合同条款权限：一般条款由法务部审核，保密条款需法务部与合规部会签。

5.2审批权限标准

（1）常规采购：采购部发起→生产部确认→财务部预算核对→采购部经理审批；

（2）紧急采购：采购部同步抄送法务部备案，审批路径经分管副总特批；

（3）超权限采购：需提交“风险说明+替代方案+责任追究”材料，董事会审议。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，授权期限不超过1年，临时代理需直属上级签字，代理权限不得交叉重叠。

5.4异常审批流程

（1）越权采购：需在3个工作日内补办手续，同时提交《越权说明+责任承诺》；

（2）权限外采购：按“谁决策谁负责”原则，由决策主体追加审批，内控部同步核查。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：采购系统录入需符合“品名-规格-数量-单价”四要素，错误率≤1%；

（2）表单填报：比价单需供应商签字盖章，电子版同步上传ERP；

（3）痕迹留存：电子审批流自动留痕，纸质单据按“批次-时间”归档。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽查5家采购记录，重点核对“预算-合同-发票”一致性；

（2）专项监督：审计部每半年开展“采购资金全流程”审计，嵌入“付款前合同核实”控制点；

（3）突击检查：合规部每月随机抽取2个采购场景，核查“授权-审批”闭环。

6.3检查与审计

（1）检查频次：日常检查每月≥2次，专项审计每半年≥1次；

（2）审计内容：供应商资质、合同履行、付款合规性，审计报告需提交总经理办公会。

6.4执行情况报告

每月5日前由采购部提交《采购执行报告》，含预算执行率、超预算原因、风险事件等，纳入季度绩效考核。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）采购部：KPI权重60%（成本控制30%，效率20%，合规10%），目标分100分；

（2）生产部：需求准确率占比15%，反馈及时性占比10%，目标分90分。

7.2评估周期与方法

（1）月度评估：由人力资源部组织，采购部提供数据支持；

（2）年度评估：结合审计结果，由绩效委员会审议。

7.3问题整改机制

（1）一般问题：采购部7日内整改，内控部复核；

（2）重大问题：成立专项组，30日内提交整改方案，总经理办公会审议。

7.4持续改进流程

（1）优化建议：通过OA系统提交，采购部15日内评估；

（2）制度修订：每年6月由内控部牵头，修订后发布。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：年度采购成本降低＞8%、发现重大合规风险等；

（2）奖励类型：超额利润提成（最高1万元）、优秀员工评选；

（3）奖励程序：采购部提名→人力资源部审核→总经理审批→OA公示。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：采购流程未完整记录；

（2）较重违规：未经授权超预算采购；

（3）严重违规：供应商利益输送、泄露商业秘密。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚类型：警告（罚款100-500元）、降级（扣绩效分）、解除合同；

（2）处罚程序：合规部调查→当事人陈述→审批→执行。

8.4申诉与复议

申诉需在收到处罚通知后3日内提交，由审计部复议，复议结果5日内反馈。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）预案启动：突发断供（3日内无法采购）→启动《应急采购方案》；

（2）危机处理：重大违约（金额＞100万元）→启动《供应商违约处置预案》，法务部主导。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：金额≤1万元的应急采购；

（2）处理要求：同步提交《例外说明+风险评估》，分管副总审批。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：公关部负责舆情监控，法务部制定口径；

（2）善后措施：每季度开展合规培训，降低同类事件发生率。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本细则由采购部负责解释，解释意见报总经理办公会备案。

10.2相关制度索引

（1）《采购管理办法》（公司制度编号2023-015）；

（2）《供应商管理办法》（公司制度编号2023-016）。

10.3修订与废止程序

修订需经董事会审议，发布前30日开展