某服装公司会议室使用规定

某服装公司会议室使用规定第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国消防法》《中华人民共和国公共安全法》等国家法律法规，参照ISO9001质量管理体系标准、ISO14001环境管理体系标准及ISO45001职业健康安全管理体系标准，同时遵循《公司治理准则》《企业内部控制基本规范》等行业标准及国际公约（如《联合国跨国公司行为守则》），并结合公司《公司章程》《战略发展规划》及国际化经营需求制定。

1.1.2制定目的

针对公司会议室资源分配不均、使用冲突频发、安全隐患未及时排查等管理痛点，本制度旨在规范会议室使用流程、降低运营风险、提升资源利用效率，实现价值创造、风险防控与效率提升的核心目标，保障公司日常运营及涉外业务的合规性。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度适用于公司所有部门、全体正式员工、外包服务供应商及合作单位对公司会议室的申请、使用及管理行为，覆盖实体会议室及线上虚拟会议室（如视频会议系统）。

1.2.2适用对象

包括但不限于公司各部门负责人、会议室管理员、使用人及IT支持团队。股东会、董事会及高级管理层会议室按《公司高层会议室使用管理办法》执行。

1.2.3例外适用场景

涉及国家安全、商业机密、国际会议等特殊场景，需经总经理办公会审批后另行安排，但须符合本制度风险防控要求。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

会议室使用须符合国家法律法规及公司内部制度，涉外场景需遵守属地法规。

1.3.2权责对等原则

会议室管理员对资源分配负责，使用人对使用行为负责，审批人对决策负责。

1.3.3风险导向原则

重点防控资源冲突、安全隐患、信息安全等高风险点，实施分级管控。

1.3.4效率优先原则

优化审批流程，推广线上预约系统，减少等待时间。

1.3.5持续改进原则

每年通过审计、考核及业务反馈优化制度细节。

1.3.6国际化适配原则

跨国业务会议室使用需符合当地文化及隐私保护要求（如GDPR）。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司基础性专项制度，与《公司财务报销管理办法》《公司信息安全管理办法》《公司突发事件应急预案》等制度形成管理闭环。若存在冲突，以本制度为准，重大事项由内控部协调解决。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司会议室管理体系采用“董事会主导-管理层决策-部门执行-专业监督”的四级架构。董事会负责审批重大资源调整，总经理办公会决策年度使用预算，各部门按需申请，内控部、审计部及IT部实施监督。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

负责审议年度会议室资源预算及重大改造方案。

2.2.2董事会

审批跨部门共享会议室的分配方案及收费标准。

2.2.3总经理办公会

决策特殊会议场所的使用安排及应急调配方案。

2.3执行机构与职责

2.3.1行政部（主责）

负责实体会议室的日常管理、清洁维护及预约系统运维。

2.3.2IT部（配合）

提供虚拟会议室系统技术支持及信息安全保障。

2.3.3各部门

按需使用会议室并确保符合本制度要求。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部（主责）

每月抽查会议室使用合规性，识别高风险点（如紧急占用未报备）。

2.4.2审计部（配合）

每年开展专项审计，重点核查预算执行情况。

2.4.3合规部（配合）

监督涉外业务会议室使用的合规性及风险防控。

2.5协调与联动机制

建立跨部门会议室使用协调小组，每月召开例会；涉外业务需联合法务部、驻外机构协调属地合规问题。

第三章会议室管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1目标

-会议室使用冲突率≤5%

-预约系统使用率≥80%

-安全隐患整改率100%

3.1.2核心指标

-预约审批时效≤2小时

-设备故障响应时间≤30分钟

-资源利用率提升20%

3.2专业标准与规范

3.2.1实体会议室标准

-每间会议室配备消防器材、应急照明，定期检查（高风险点，内控环节1）

-布局符合消防安全规定，净高≥2.5米（中风险点，合规要求）

-涉外会议室需配备翻译设备及符合当地隐私保护标准的数据存储设备（国际适配条款）

3.2.2虚拟会议室标准

-视频会议系统需支持1080P分辨率及端到端加密（中风险点，内控环节2）

-临时启用需提前24小时评估网络承载力（高风险点，风险防控措施：带宽测试）

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

-全生命周期管理：从规划、建设到运维全流程管控

-风险矩阵法：对重大会议（如投资者见面会）实施三级风险管控

3.3.2管理工具

-推广OA系统会议室预约模块（数字化接口说明）

-实施电子签到及使用记录留存（合规要求）

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1申请

使用人通过OA系统提交申请，包含会议主题、时间、参会人数、设备需求及附件（如会议议程）。

4.1.2审核

-行政部审核资源冲突（限时2小时，内控环节3）

-IT部审核虚拟会议室配置需求（配合部门）

4.1.3执行

-实体会议室由行政部派发钥匙或授权使用

-虚拟会议室由IT部提前调试设备

4.1.4归档

使用后24小时内完成系统记录，行政部每季度汇总存档（电子+纸质）。

4.2子流程说明

4.2.1特殊会议流程

重大会议需提前7天提交专项申请，由总经理办公会审批，行政部联合IT部制定保障方案。

4.2.2紧急使用流程

经部门负责人书面授权，可临时占用空闲会议室，但需2小时内补办手续（异常审批条款）。

4.3流程关键控制点

4.3.1资源冲突核查

行政部需核对跨部门申请的先后顺序及优先级（核查标准：优先级矩阵）。

4.3.2设备安全确认

IT部需在每次使用前检查视频会议系统（责任主体：IT部管理员）。

4.3.3留存痕迹管理

电子预约记录需包含审批人手印及使用人现场照片（合规要求）。

4.4流程优化机制

每年7月通过流程挖掘技术（如RPA）优化审批路径，减少平均审批时长。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1金额/等级标准

-日常会议（≤50人）由部门负责人审批

-重要会议（>200人）需董事会审批

5.1.2岗位层级标准

-行政部主管可审批单次申请（≤3小时）

-行政总监可审批跨部门共享申请

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级

-部门级：常规申请（2小时审批时限）

-公司级：特殊申请（3天审批时限）

5.2.2异常路径

越级审批需经审批人书面说明，且仅限1次（责任追溯条款）。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，授权期限≤6个月，临时代理需部门负责人双签字。

5.4异常审批流程

紧急占用需附风险评估报告，由行政总监审批并报内控部备案（加急通道条款）。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

-实体会议室使用后需关闭电源、清理垃圾并恢复原状

-虚拟会议室账号需定期更换密码（信息安全要求）

6.1.2表单填报

预约表需包含会议主题、设备清单及预计结束时间（痕迹留存要求）。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督

行政部每周开展现场核查，重点关注设备状态及使用规范（核查频次：每周≥2次）。

6.2.2专项监督

内控部每季度抽查预约系统数据，识别异常申请（内控环节4）。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

-专项检查：每月针对高风险部门（如销售部）

-日常检查：每日抽查会议室使用情况

6.3.2审计要求

审计报告需包含整改建议，重大问题纳入绩效考核（审计结果应用）。

6.4执行情况报告

行政部每月向总经理办公会提交执行报告，内容含使用率、冲突数及风险项。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核内容

-预约审批及时率（权重30%）

-资源冲突次数（权重40%）

-安全隐患整改完成率（权重30%）

7.1.2评分标准

考核结果分A/B/C/D四等，C级以下需约谈部门负责人。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

-月度考核：行政部统计数据

-年度考核：内控部综合评估

7.2.2评估方法

结合数据统计（如系统日志）及现场核查（如设备检查）。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程

-发现问题→行政部下发整改单（一般问题≤7天整改）

-重大问题→启动专项治理（整改时限≤30天）

7.3.2责任追究

整改未完成，部门负责人承担管理责任（问责条款）。

7.4持续改进流程

基于审计结果及业务需求，行政部每年修订制度细则，经内控部审核后报总经理办公会审批。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

-提出流程优化建议被采纳（精神奖励）

-3年内无重大违规（物质奖励）

8.1.2奖励程序

-申报→人力资源部审核→总经理审批→公示（3天）

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规

-晚到会议超过15分钟（罚款50元）

8.2.2较重违规

-隐瞒会议信息导致资源冲突（罚款500元）

8.2.3严重违规

-损坏会议设备（按原价赔偿）

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚层级

-口头警告（一般违规）

-书面检查（较重违规）

8.3.2处罚程序

-调查取证→人力资源部告知→员工申辩→审批处罚

8.4申诉与复议

员工可向人力资源部提交申诉，复议结果由总经理办公会决定。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1应急组织机构

成立由行政总监牵头的应急小组，成员含IT、安保等部门骨干。

9.1.2响应流程

-发现设备故障→IT部2小时内修复

-涉及安全事件→启动《公司安全应急预案》

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景

-突发公共卫生事件

-重大自然灾害

9.2.2处理流程

-部门负责人报备→行政部协调替代方案→事后补办手续

9.3危机公关与善后

9.3.1责任主体

公关部负责对外沟通，行政部负责现场处置。

9.3.2善后措施

会议结束后24小时内完成设备检查及场地清理。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由公司行政部负责解释，解释意见以书面形式存档。

10.2相关制度索引

-《公司财务报销管理办法》