化工公司员工离职交接规定

化工公司员工离职交接规定第一章总则

1.1制定依据与目的

本规定依据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国安全生产法》《危险化学品安全管理条例》等国家法律法规，参照ISO45001职业健康安全管理体系、REACH法规等国际标准及行业规范，结合《企业内部控制基本规范》及本公司国际化经营战略制定。针对化工行业员工离职交接中存在的交接流程不规范、关键信息遗漏、安全风险滞后暴露、跨区域管理壁垒等痛点，核心目标在于通过制度化管理实现离职交接过程标准化、风险可控化、效率最优化，保障企业安全稳定运营与合规发展。

1.2适用范围与对象

本规定适用于公司所有正式员工（含全职、派遣、实习生）、外包单位项目人员及合作单位人员涉及离职交接的业务场景，覆盖技术研发、生产运营、供应链、安全环保等所有业务领域及分子公司。例外场景包括：

（1）因突发疾病或意外事故导致非自愿离职，由人力资源部会同医疗部门特殊处理；

（2）短期（≤3个月）外派人员在原岗位交接，参照本规定简化流程，由外派管理部门备案。上述例外场景需总经理办公会审批，并纳入后续审计范围。

1.3核心原则

（1）合规性原则：严格遵守法律法规及国际公约，如欧盟GDPR数据保护要求；

（2）权责对等原则：交接双方及审核部门权责明确，责任主体对交接内容真实性终身负责；

（3）风险导向原则：聚焦化学品清单管理、涉密信息、重大设备操作权限等高风险环节；

（4）效率优先原则：优化流程节点，规定标准时限，禁止非必要审批；

（5）持续改进原则：每年结合审计结果及业务变化更新制度，保留历史版本备查。

1.4制度地位与衔接

本规定为公司基础性管理制度，与《财务报销管理制度》《涉密文件管理规定》《固定资产管理细则》等专项制度形成管控闭环。冲突时，优先适用本规定；与集团制度存在差异时，由内控部协调后报董事会备案。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司设立三级管理体系：

（1）决策层：股东会负责重大政策审批，董事会审议年度制度修订，总经理办公会决策日常执行标准；

（2）执行层：人力资源部牵头实施，安全环保部负责化学品信息交接，各业务部门落实岗位专项交接；

（3）监督层：内控部监控流程合规性，审计部进行年度专项审计，合规部审查涉外业务合规性。层级间通过OA系统实现电子签章联动。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审议涉及跨年度的流程变革方案；

（2）董事会：批准年度制度修订及重大风险管控措施；

（3）总经理办公会：决策临时性特殊流程豁免及应急方案。

2.3执行机构与职责

（1）人力资源部：

主责：制定交接清单模板、审核交接报告、培训交接人员；

配合：需安全环保部、IT部协同完成化学品清单数字化迁移。

（2）安全环保部：

主责：核查涉密化学品交接完整性、指导应急处置预案交接；

配合：需人力资源部协助建立风险岗位交接台账。

（3）IT部：

主责：保障交接系统数据接口稳定、加密存储离职员工数据；

配合：需人力资源部提供数据权限清单。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：

主责：嵌入“交接前系统操作权限变更”“交接报告多级审核”等内控环节；

核查标准：抽查交接文档中化学品清单的完整率（≥98%）。

（2）审计部：

主责：每年3月开展专项审计，重点核查高危岗位交接的合规性；

应用路径：审计结果纳入部门绩效考核。

（3）合规部：

主责：指导跨国业务交接的属地合规条款；

方式：通过视频会议同步培训海外子公司执行标准。

2.5协调与联动机制

建立“交接事项周例会”机制，由人力资源部召集，每月5日前汇总上月跨部门交接事项。涉海外业务需通过钉钉国际版同步会议，记录需经双方电子签名确认。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）交接时效：一般岗位≤7个工作日，高危岗位（如氯乙烯操作）≤3个工作日；

（2）合规覆盖率：化学品清单交接差错率≤2%，涉密信息交接完整率100%；

（3）数字化率：交接系统使用率100%，电子档案留存率100%。

3.2专业标准与规范

（1）化学品清单交接标准：

-高风险点：

a.涉及联合国编号物质（UN3480）需由安全环保部双重核对；

b.涉及REACH注册物质需核对最新安全数据表（SDS）。

-防控措施：通过ERP系统导出交接清单，双方电子签章确认。

（2）设备交接规范：

-高风险点：

a.涉及压力容器（如RTO蓄热体）需核对操作许可证书；

b.涉及自动化控制系统（DCS）需记录权限变更日志。

-防控措施：由设备部提供交接清单，IT部同步变更系统权限。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用PDCA循环管理，内控部每年4月组织上年度闭环分析；

（2）管理工具：

-核心系统：钉钉交接模块、ERP化学品管理模块；

-辅助工具：电子签名平台（DocuSign）、化学品清单扫码核销系统。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

“发起-审核-交接-归档”四步闭环：

（1）发起：员工提交离职申请时同步触发系统自动生成交接清单；

（2）审核：人力资源部（2级审核）→安全环保部（高危岗位需会签）；

（3）交接：离职员工通过钉钉APP展示操作演示视频，双方电子签名确认；

（4）归档：系统自动生成交接报告，纸质文档归档至档案室，电子版上传OA知识库。

4.2子流程说明

（1）化学品清单专项子流程：

-衔接节点：交接发起时系统自动从EHS系统调用清单；

-细则：涉及变更需由安全环保部现场核查。

（2）跨区域交接子流程：

-衔接节点：通过国际版钉钉同步交接视频；

-表单要求：需附当地合规部门审核章（扫描版）。

4.3流程关键控制点

（1）化学品清单交接点：由安全环保部设置双重校验机制，即系统自动比对+人工抽检；

（2）系统权限交接点：需IT部现场演示权限变更操作。

4.4流程优化机制

每年6月由人力资源部牵头，邀请安全环保部、IT部开展流程红牌作战，当年9月执行优化方案。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）业务类型+金额：

a.化学品交接（UN编号物质）需总经理审批；

b.设备交接（压力容器）需分管副总审批；

（2）岗位层级：

a.高管离职需董事会审批；

b.技术骨干离职需人力资源部+安全环保部双签。

5.2审批权限标准

（1）常规审批：人力资源部2级审核（主管/经理）；

（2）特殊审批：

a.紧急交接（如设备故障）需加急通道，由安全环保部先行审核；

b.越权审批需事后补办，审批人承担连带责任。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：需员工书面申请+部门负责人签字；

（2）临时代理：最长不超过15个工作日，代理权限仅限日常操作，需安全环保部备案。

5.4异常审批流程

（1）紧急审批：需附《紧急交接风险评估报告》，由分管副总审批；

（2）补批流程：通过OA系统提交补批申请，需说明原因+提供证据。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：需通过钉钉APP完成交接视频录制，视频时长不少于5分钟；

（2）表单填报：交接清单需逐项勾选，不得留空；

（3）痕迹留存：电子文档需双备份，一份存档至电子证照库，一份归档至离职员工档案。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：人力资源部每月5日前提交上月执行报告；

（2）专项监督：内控部每季度抽查交接报告合规性。

6.3检查与审计

（1）检查频次：日常检查每月≥3次，专项检查每季度≥1次；

（2）审计重点：高危岗位交接报告的签字完整性。

6.4执行情况报告

报告需含：交接数量、差错率、高风险事件统计、改进建议，经分管副总签发。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）人力资源部：交接差错率（权重40%）、系统使用率（权重30%）；

（2）安全环保部：高危岗位交接合规率（权重50%）。

7.2评估周期与方法

（1）周期：月度考核→季度评估→年度审计；

（2）方法：系统数据统计+现场核查。

7.3问题整改机制

（1）分类：一般问题→重大问题→紧急问题；

（2）时限：一般问题7个工作日内整改，重大问题30日内整改。

7.4持续改进流程

基于PDCA循环，每年7月由人力资源部汇总各环节改进建议，报总经理办公会审议。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：

a.交接报告零差错连续6个月；

b.发现重大风险隐患并有效处置。

（2）程序：部门推荐→人力资源部审核→总经理审批→公示3个工作日。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：交接清单漏项；

（2）较重违规：化学品清单未核对UN编号；

（3）严重违规：高危岗位权限未变更。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚类型：警告→罚款（最高5000元）→解除劳动合同；

（2）程序：调查取证→告知→审批→执行。

8.4申诉与复议

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）预案：针对重大化学品泄漏制定《离职交接应急处置预案》，由安全环保部牵头；

（2）流程：触发时立即中止交接，按应急预案处置。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：突发疾病离职；

（2）审批：人力资源部+安全环保部双签。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：公关部协调，安全环保部提供技术支持；

（2）善后措施：3日内完成舆情监测。

第十章附则

10.1制度解释权归属

由人力资源部负责解释，解释意见报总经理审批。

10.2相关制度索引

（1）《财务报销管理制度》（文号：企财字〔2023〕015号）；

（2）《固