家具公司档案管理考核办法

家具公司档案管理考核办法家具公司档案管理考核办法

第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》及相关行业规范制定，旨在规范公司档案管理行为，明确档案管理职责，确保档案安全与完整，提升档案利用效率，防范档案管理风险，促进公司治理现代化水平提升。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司总部各部门、各子公司及所有员工，涵盖公司经营管理活动中形成的各类文件、图纸、照片、音视频等所有类型档案的管理全流程。所有涉及档案管理工作的部门和人员均须严格遵守本制度规定。

1.3核心原则

档案管理工作遵循统一领导、分级负责、安全保密、全程管理、高效利用的核心原则，确保档案管理符合公司战略发展需求与合规要求。

1.4制度地位

本制度是公司档案管理工作的基本规范，与公司《内部控制基本规范》《信息安全管理规定》《保密管理制度》等制度共同构成公司档案管理体系，各相关制度之间保持协调统一。

第二章管理组织体系

2.1管理组织架构

公司设立档案管理领导小组作为档案工作的最高决策机构，由总经理担任组长，分管副总经理担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组下设办公室（挂靠综合管理部），负责档案管理日常工作。各部门设立档案联络员，负责本部门档案的日常管理。公司档案信息化建设由信息技术部负责技术支持。

2.2决策机构与职责

档案管理领导小组负责审定公司档案管理制度、重大档案管理事项，监督档案管理工作执行情况，协调解决档案管理中的重大问题。主要职责包括：确定档案管理发展战略、审批档案管理资源投入、监督档案安全管理制度落实、决策重大档案处置事项等。

2.3执行机构与职责

综合管理部作为档案管理的归口管理部门，负责档案管理制度的制定与修订、档案收集整理、鉴定销毁、保管保护、利用服务、信息化建设等日常工作。各部门负责本部门档案的形成、收集、初步整理和移交，确保档案来源可靠、程序规范、要素齐全。

2.4监督机构与职责

公司内部审计部负责对公司档案管理制度的执行情况、档案安全状况进行定期检查和不定期抽查，出具审计报告，提出改进建议。纪检监察部门负责对档案管理中的违规违纪行为进行调查处理。

2.5协调机制

建立跨部门档案管理协调会议制度，每季度召开一次，由档案管理领导小组办公室组织，相关部门参加，研究解决档案管理中的协调性问题。建立档案管理信息通报制度，定期向各部门通报档案管理工作情况。

第三章档案分类与标准

3.1管理目标与指标

档案管理目标是通过科学分类、规范整理、安全保管、有效利用，实现档案管理标准化、信息化、法治化。主要管理指标包括：档案完整率100%、档案准确率98%以上、档案利用效率提升20%、档案安全事故发生率为0、档案数字化率80%以上。

3.2专业标准与规范

档案分类遵循公司经营管理特点，采用分类法与主题法相结合的方式，分为经营管理、生产技术、人力资源、财务会计、行政事务、产品研发、市场销售、法律事务八大类。每类档案进一步细分为三级类目。档案编号采用分类号+顺序号+版本号的格式。档案保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种，具体划分标准见附件《档案保管期限表》。

3.3管理方法与工具

采用"形成-收集-整理-鉴定-保管-利用-销毁"全流程管理方法。使用电子档案管理系统进行档案管理，实现档案的电子化采集、分类、编目、检索、利用。建立纸质档案与电子档案的同步管理机制，重要档案实行双套保存。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

公司档案管理主流程包括档案形成管理、档案收集整理、档案鉴定销毁、档案保管保护、档案利用服务五个环节。各环节具体操作如下：档案形成时，相关部门按照档案要素要求规范记录；档案收集时，由档案管理部门定期或不定期到相关部门收集；档案整理时，按照分类标准进行系统化整理；档案鉴定时，由档案管理部门组织相关部门进行定期鉴定；档案销毁时，编制销毁清册并经审批后执行；档案保管时，实行库房管理并定期检查；档案利用时，提供查阅服务并做好登记。

4.2子流程说明

4.2.1经营管理类档案流程：包括合同协议、客户订单、市场报告等，从签订到履行再到归档的全过程管理，重点控制合同审批环节的档案形成质量。

4.2.2生产技术类档案流程：包括产品图纸、工艺文件、质量检验报告等，从设计到生产再到归档的全过程管理，重点控制设计变更环节的档案同步更新。

4.2.3人力资源类档案流程：包括招聘记录、培训档案、绩效考核等，从入职到离职再到归档的全过程管理，重点控制离职档案的完整性。

4.2.4财务会计类档案流程：包括会计凭证、纳税申报、审计报告等，从发生到核算再到归档的全过程管理，重点控制凭证附件的完整性。

4.3流程关键控制点

高风险控制点（高风险）：1.重要档案的异地备份与灾难恢复；2.档案销毁的审批与执行；3.档案对外提供利用的保密控制。（中风险）：4.档案收集的及时性；5.档案整理的规范性；6.档案鉴定标准的执行。（低风险）：7.档案库房环境控制；8.档案借阅登记的完整性。

4.4流程优化机制

建立档案流程管理评审制度，每年对档案流程执行情况进行评估，提出优化建议。采用数字化工具提升流程效率，如通过电子签章实现远程审批，通过OCR技术实现档案自动识别，通过流程引擎实现自动流转。建立流程改进激励机制，对提出有效优化建议的部门和个人给予奖励。

第五章权限与审批

5.1权限矩阵设计

档案管理权限分为收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁六大类权限，对应不同部门和岗位。综合管理部拥有除销毁外的所有权限，各部门负责人拥有本部门档案的鉴定与利用审批权限，总经理拥有重大档案的最终审批权限。具体权限配置见附件《档案管理权限矩阵表》。

5.2审批权限标准

档案收集审批：一般档案由部门负责人审批，重要档案由综合管理部审批；档案鉴定审批：短期档案由综合管理部审批，长期档案由档案管理领导小组审批，永久档案由总经理审批；档案销毁审批：短期档案由综合管理部审批，长期档案由档案管理领导小组审批，永久档案由总经理审批；档案利用审批：一般档案由部门负责人审批，重要档案由综合管理部审批，特别重要档案由总经理审批。

5.3授权与代理机制

因出差、休假等原因无法履行档案管理职责时，应提前书面授权给其他符合条件的员工代为处理。授权书应明确授权事项、授权期限和被授权人。被授权人在授权范围内行使相应档案管理权限，并承担相应责任。

5.4异常审批流程

出现档案管理特殊情况时，如档案丢失、损坏、泄密等，应立即启动异常审批流程。首先向综合管理部报告，由综合管理部提出处理方案并经档案管理领导小组审批，重大情况报总经理批准后执行。

第六章执行与监督

6.1执行要求与标准

档案管理工作应严格遵守本制度规定，确保档案管理各环节符合要求。所有档案管理人员必须经过培训合格后方可上岗，每年进行一次业务培训。档案管理操作应规范记录，所有变更需留有痕迹。

6.2监督机制设计

建立档案管理监督网络，由档案管理领导小组负责全面监督，内部审计部负责定期监督，综合管理部负责日常监督，各部门负责人负责本部门监督。设立监督举报渠道，鼓励员工对档案管理违规行为进行举报。

6.3检查与审计

每年开展两次档案管理专项检查，一次在上半年，一次在下半年，由综合管理部牵头，相关部门参与。每三年开展一次档案管理全面审计，由内部审计部负责。检查审计内容包括制度执行情况、档案安全状况、档案利用效果等。

6.4执行情况报告

每月向档案管理领导小组办公室报送档案管理工作报告，内容包括档案收集数量、整理数量、利用数量、问题整改情况等。每年向公司管理层提交年度档案管理工作报告，全面总结工作情况，分析存在问题，提出改进措施。

第七章考核与改进

7.1绩效考核指标

档案管理绩效考核指标包括：档案管理目标完成率（90%）、档案完整准确率（98%）、档案安全事件发生次数（0）、档案利用满意度（90%）、档案信息化建设进度（按计划）、档案管理制度执行率（95%）。各部门档案管理联络员纳入部门绩效考核范围。

7.2评估周期与方法

档案管理绩效考核按季度进行，由综合管理部根据各指标完成情况进行评分。年度考核结合季度考核结果，由档案管理领导小组办公室组织评估，评估结果作为部门评优和员工奖惩的重要依据。

7.3问题整改机制

对档案管理检查审计发现的问题，应制定整改方案，明确整改责任人、整改措施和整改期限。整改情况报档案管理领导小组办公室备案，整改结果纳入绩效考核。

7.4持续改进流程

建立PDCA循环的持续改进机制，即计划（分析问题）、实施（落实措施）、检查（评估效果）、改进（优化提升）。每月召开档案管理工作例会，总结经验，分析问题，提出改进措施。每年开展档案管理工作创新评选，鼓励各部门提出改进建议。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

对在档案管理工作中表现突出的部门和个人，给予通报表扬、奖金奖励或晋升优先考虑。奖励标准包括：档案管理目标超额完成、档案管理创新、档案安全隐患排查、档案管理优秀案例等。奖励程序包括提名、评审、审批、公示、发放。

8.2违规行为界定

档案管理违规行为包括：档案遗失、损坏、泄密；档案形成不规范；档案收集不及时；档案鉴定不准确；档案销毁不合规；档案利用未登记等。

8.3处罚标准与程序

对档案管理违规行为，根据情节轻重给予警告、通报批评、经济处罚、降职降级等处分。处罚标准见附件《档案管理违规处罚标准表》。处罚程序包括调查取证、事实认定、提出处理意见、审批、执行。

8.4申诉与复议

对受到档案管理处罚的部门和个人，有权在收到处罚决定后10日内向档案管理领导小组办公室提出申诉。档案管理领导小组办公室应在收到申诉后15日内组织复议，并将复议结果书面通知申诉人。

第九章附则

9.1制度解释权归属

本制度由公司综合管理部负责解释，如有疑问可向综合管理部咨询。

9.2相关制度索引

本制度与公司以下制度相衔接：《内部控制基本规范》《信息安全管理规定》《保密管理制度》《合同管