行政发包制度

行政发包制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国企业法》《中华人民共和国合同法》及相关行业监管准则，结合集团母公司关于风险防控与合规管理的指导意见，以及公司为加强内部管理、规范业务流程、防控专项风险的内在需求，制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司在经营活动中涉及行政发包的全过程，包括但不限于项目管理、工程承包、服务采购等场景下的发包行为。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）行政发包专项管理：指公司为实现业务目标，通过招标、议标、直接委托等方式，将业务事项委托给第三方执行，并全过程实施合规管控的管理活动。（二）发包专项风险：指在行政发包过程中可能引发的法律纠纷、经济损失、安全责任等潜在风险。（三）发包合规：指发包行为严格遵守国家法律法规、行业规范及公司内部制度，确保决策、流程、合同、履约全链条合法合规。第四条行政发包专项管理应遵循以下原则：（一）全面覆盖原则：所有行政发包行为均须纳入制度管控范畴，不留管理空白；（二）责任到人原则：明确发包决策、执行、监督等各环节责任主体及权责边界；（三）风险导向原则：聚焦重点领域、关键环节，实施差异化风险防控；（四）持续改进原则：动态评估管理效果，优化制度流程，提升管控效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对行政发包专项管理负总责，承担第一责任人的领导责任；分管领导对专项管理直接负责，承担组织实施和监督考核责任。第六条设立行政发包专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括法务合规部、财务部、审计部、业务主管部门等相关部门负责人。领导小组职能包括：统筹全公司发包管理政策制定；协调重大发包事项决策；监督管理流程执行情况；开展专项风险研判。第七条法务合规部为行政发包专项管理的牵头部门，职责包括：（一）制定和完善发包管理制度及操作指南；（二）组织开展发包专项风险评估与分级管控；（三）审核发包业务决策及合同文本的法律合规性；（四）监督各部门发包业务执行情况，实施合规抽查。第八条审计部为发包专项管理的专责部门，职责包括：（一）制定发包业务审计计划，实施专项审计；（二）审核发包流程的合规性及风险控制有效性；（三）调查处理发包领域的违规事件，提出改进建议；（四）定期出具审计报告，向领导小组汇报。第九条业务主管部门及下属单位为发包专项管理的基本单位，职责包括：（一）根据业务需求制定年度发包计划，报领导小组审批；（二）实施发包供应商的尽职调查，建立合格供应商库；（三）监督承包方履约情况，处理履约纠纷；（四）开展本领域发包风险排查，及时上报重大风险事件。第十条基层执行岗位员工应履行以下合规职责：（一）严格遵守发包操作规程，不得擅自变更发包条件；（二）如实报告发包过程中发现的异常情况；（三）签署岗位合规承诺书，明确个人责任；（四）参加公司组织的合规培训，提升风险识别能力。第三章专项管理重点内容与要求第十一条供应商资质审查环节发包业务启动前，必须对承包方实施资质审查，重点核查以下内容：企业法人资格、行业准入许可、财务状况、安全生产许可、类似项目业绩等。审查结果存档备查，不合格供应商不得参与发包。第十二条发包方式选择环节发包方式应与业务性质、金额大小、市场竞争情况等匹配。公开招标适用于金额超过X万元且技术参数复杂的项目；邀请招标适用于金额不足X万元但专业性强的项目；直接委托适用于应急或框架协议约定事项，须报领导小组特别审批。第十三条发包文件编制环节发包文件应包含但不限于以下内容：发包范围、技术标准、评审规则、合同范本、违约责任等。法务合规部对文件合规性进行终审，确保无歧视性条款。第十四条评审过程管控环节评标委员会应由业务专家、技术代表、合规人员等X人以上组成，实行投票制。评审过程全程记录，结果需经领导小组复核，确保公平公正。第十五条合同签订管理环节合同签订前必须完成合规审核，重点关注：价款支付方式、质量保证期、争议解决方式等条款。合同模板须经法务部标准化管理，变更条款须履行双方法定代表人签字程序。第十六条履约过程监督环节业务主管部门负责承包方履约情况的日常检查，每月至少开展X次现场核查，发现重大问题须立即上报领导小组。第十七条风险处置机制承包方出现重大违约（如工期严重滞后、质量问题等）时，发包方应在X日内启动应急预案，包括但不限于暂停支付款项、更换承包方、索赔等处置措施。第十八条收尾验收环节项目验收须由业务部门牵头，联合质量、安全、财务等部门共同实施。验收合格后方可支付尾款，验收报告作为财务付款凭证。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制本制度每年至少修订X次，修订内容需经领导小组审议。当国家政策调整或发生重大业务变化时，法务合规部应及时启动修订程序。第二十条风险识别预警机制法务合规部每季度组织一次发包风险排查，根据风险等级分为警示级（如出现3起以上合同纠纷）、关注级（如某业务领域合规率低于X%）、预警级（如关键供应商资质到期），并按级别发布预警通知。第二十一条合规审查嵌入机制重大发包项目必须经过合规审查，审查通过后方可进入招标流程。未经审查的发包行为，一经发现将启动责任追究程序。第二十二条风险分级处置机制一般风险（如轻微合同争议）由业务部门自行调解；重大风险（如承包方破产）须由领导小组成立专项小组处置，并上报至公司管理层。第二十三条责任追究机制对违反本制度的行为，根据情节轻重按以下标准处理：（一）违反资质审查要求，造成损失的，直接责任人罚款X万元至X万元，取消年度评优资格；（二）评标过程不合规，导致国有资产损失的，相关责任人降级或解除劳动合同；（三）重大风险事件瞒报的，追究部门负责人刑事责任。第二十四条评估改进机制每年12月，法务合规部牵头开展发包专项管理评估，内容包括制度执行率、风险防控效果等。评估结果作为次年制度修订的重要依据。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障公司主要负责人每年至少听取X次发包管理专题汇报，分管领导每周抽查一次业务执行情况。各级管理者须签署责任书，明确“一岗双责”。第二十六条考核激励机制将发包合规情况纳入部门年度考核指标，考核权重不低于X%。对合规表现突出的部门，给予项目经费X%的奖励；对存在严重问题的部门，取消次年发包权限。第二十七条培训宣传机制每年X月开展全员发包合规培训，内容涵盖制度要点、风险案例、操作指引等。新员工入职后必须通过合规考试，成绩不合格者不得接触发包业务。第二十八条信息化支撑开发发包管理信息系统，实现供应商库数字化、招标流程线上化、风险数据实时监控。系统数据与财务、审计等系统联动，自动触发合规校验。第二十九条文化建设制作《发包合规手册》，发放至所有相关岗位；每年开展“合规月”活动，通过案例研讨、知识竞赛等形式，强化全员合规意识。第三十条报告制度各业务部门每月提交发包业务报告，内容包括计划完成率、风险事件数量、合规问题汇总等。重大风险事件须在X小时内上报至领导小组。第六章附则第三十一条