臻品尚购规则制度

臻品尚购规则制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》等相关国家法律法规，参照行业最佳实践标准及集团母公司关于全面风险管理与合规建设的指导要求，结合企业内部强化风险防控、优化业务流程的实际需求，制定。旨在通过系统化、规范化的专项管理机制，明确各层级、各环节的管理责任，防范化解业务风险，提升运营效率，保障企业资产安全与可持续发展。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属各分子公司及全体员工，覆盖企业采购、销售、财务、人力资源、项目审批等核心业务场景，以及所有涉及企业资产处置、重大投资决策、第三方合作等高风险事项的管理活动。第三条本制度下列术语定义如下：（一）臻品尚购专项管理：指企业围绕“臻品尚购”业务体系，通过制度约束、流程管控、技术支撑及文化培育，实现采购行为合法合规、采购流程高效透明、采购资源价值优化的综合性管理活动。（二）专项风险：指在“臻品尚购”业务场景中可能引发经济损失、声誉损害、法律责任或战略目标受阻的各类风险，包括但不限于采购决策失误风险、供应商管理风险、合同履行风险、合规操作风险等。（三）XX合规：指“臻品尚购”业务活动严格遵循国家法律法规、行业规范及企业内部管理制度，确保业务全流程无违法违规行为。第四条“臻品尚购”专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：确保所有业务场景、所有参与主体、所有操作环节纳入专项管理范畴，实现无死角管控。（二）责任到人原则：明确各层级、各岗位的管理职责与操作权限，做到风险责任可追溯、可考核。（三）风险导向原则：以风险防控为核心目标，聚焦高风险环节，实施差异化管控策略。（四）持续改进原则：通过动态评估与优化机制，不断完善专项管理体系，适应内外部环境变化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司“臻品尚购”专项管理负总责，主持决策层会议，审定重大风险管控方案；分管领导对专项管理直接负责，统筹组织协调，监督制度执行情况。第六条公司设立“臻品尚购”专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、审计部、法务部、采购部、各业务部门负责人等。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹规划专项管理顶层设计，审定管理制度与重大风险防控方案；（二）协调跨部门专项管理事项，解决执行中的重大问题；（三）听取年度管理报告，评估管理成效，提出优化建议。第七条设立“臻品尚购”专项管理办公室（设在采购部），作为领导小组日常办事机构，负责：（一）牵头制定、修订专项管理制度及操作细则；（二）组织开展专项风险排查与评估，发布风险预警；（三）统筹管理培训宣贯与考核激励工作。第八条牵头部门（采购部）职责：（一）负责专项管理制度体系建设，推动制度落地执行；（二）组织开展供应商准入、尽职调查及动态管理；（三）监督采购流程合规性，定期通报异常情况。第九条专责部门（审计部、法务部）职责：（一）审计部：对专项管理流程、风险防控措施开展独立审计，出具审计报告；（二）法务部：提供合规法律支持，审核采购合同关键条款，处理法律纠纷。第十条业务部门/下属单位职责：（一）落实领导小组及办公室部署，执行专项管理制度；（二）开展本领域风险自查，及时上报重大风险事件；（三）配合开展供应商筛选、评审及履约评价。第十一条基层执行岗责任：（一）签署岗位合规承诺书，严格执行操作手册；（二）发现违规操作或风险隐患，立即上报并暂停执行；（三）参与风险培训，掌握异常情况处置方法。第三章专项管理重点内容与要求第十二条供应商准入管理：采购需求必须基于实际业务，严禁虚构需求；供应商资质审查需覆盖营业执照、行业准入、财务状况、合规记录等维度，关键岗位人员亲属不得参与关联供应商评审。第十三条采购流程规范：采购活动须通过“臻品尚购”系统发起，遵循“申请-审批-招标-成交-履约”闭环流程；集中采购项目必须采用公开招标或邀请招标，非招标项目需说明理由并履行比价程序。第十四条价格管理要求：采购价格不得高于市场公允价，历史成交价、行业基准价可作为参考依据；采购部每月发布价格分析报告，对异常价格波动进行溯源。第十五条合同签订规范：采购合同必须经法务部审核，核心条款（如交付标准、违约责任）需双重复核；合同签订后三十日内完成归档，电子合同需同步上传系统。第十六条履约监督机制：采购部联合业务部门每月开展履约评价，对不合格供应商实施黄牌警告，连续两次评价不合格的直接列入黑名单；紧急采购需求须额外论证必要性。第十七条利益冲突防控：采购人员及其近亲属不得影响采购决策，评审专家需从外部供应商库随机抽取，评审结果保密，未通过评审的供应商三年内不得再参与；第十八条资金支付管理：采购付款需经三重复核（业务部门-财务部-采购部），大额支付必须提供履约证明；禁止向未中标供应商支付任何费用，预付款比例不得超过合同总额的XX%。第十九条信息安全管控：采购数据传输必须加密，供应商信息仅限授权人员访问，定期开展系统漏洞扫描；离职人员需及时权限回收，操作日志保留三年备查。第四章专项管理运行机制第十二条制度动态更新机制：每年五月由领导小组办公室组织评估，根据《企业内部控制评价指引》要求，结合审计发现、法规变化，完成制度修订，并于十月前发布实施。第十三条风险识别预警机制：每季度开展专项风险排查，采用“风险矩阵法”对供应商管理、价格异常等环节进行分级（红、橙、黄、绿），高风险项纳入月度报告并上报领导小组。第十四条合规审查机制：重大采购项目启动前必须通过合规审查，审查内容包括需求合理性、流程合规性、价格公允性，未经审查的采购活动一律暂停；第十五条风险应对机制：一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组成立专项工作组，制定应急预案，必要时启动外部专家咨询；风险事件上报时限：一般风险24小时内、重大风险2小时内。第十六条责任追究机制：对违规行为实行分级处罚（警告-罚款-降级-解聘），罚款金额不超过年度绩效工资的XX%；连续两次被处罚的，直接移交人力资源部处理。第十七条评估改进机制：每年十一月开展体系有效性评估，采用“KRI考核法”衡量流程效率、风险下降率等指标，评估结果作为次年预算编制的重要参考。第五章专项管理保障措施第十八条组织保障：各级领导干部实行“一岗双责”，分管领导每季度至少召开一次专项管理协调会，确保制度执行穿透到基层。第十九条考核激励机制：专项合规情况纳入部门年度评优，考核指标包括：供应商合格率、价格节约率、风险事件发生率；优秀案例通过内部宣传平台推广。第二十条培训宣传机制：新员工入职必须接受专项管理培训，每半年组织一次技能竞赛；针对高层管理人员开展合规履职专题培训，每年不少于X小时。第二十一条信息化支撑：升级“臻品尚购”系统，增加AI辅助审查功能（如自动识别关联交易）、区块链存证模块，实现全流程留痕与实时监控。第二十二条文化建设：编制《臻品尚购合规手册》，制作宣传长廊、案例警示片；每年四月开展“合规月”活动，组织全员签署承诺书。第二十三条报告制度：业务部门每月五日前提交专项管理月报，内容包括风险处置情况、供应商评价结果；领导小组每半年向公司决策层报告管理成效，附整改计划。第六章附则第二十四条