行政负责人应诉制度

行政负责人应诉制度第一章总则第一条为贯彻落实国家相关法律法规及行业监管要求，规范公司行政负责人应诉管理工作，有效防控法律风险，提升企业依法维权能力，维护公司合法权益与良好声誉，结合公司实际情况，特制定本制度。本制度依据《中华人民共和国民事诉讼法》《中华人民共和国仲裁法》等法律规范，以及集团母公司关于法律风险防控的相关规定，旨在构建系统化、标准化、规范化的行政负责人应诉管理体系，确保公司在法律纠纷中的应对工作做到有章可循、反应迅速、处置得当。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司行政负责人在诉讼、仲裁、行政检查等法律纠纷场景下的应诉管理工作。具体适用范围包括但不限于：因合同履行、劳动争议、知识产权纠纷、行政监管事项引发的诉讼或仲裁案件，以及涉及公司重大利益的行政调查程序。公司各层级人员在履行职责过程中，均应遵守本制度规定，确保应诉工作的规范性与时效性。第三条本制度涉及的核心术语定义如下：（一）“行政负责人应诉管理”是指公司指定行政负责人（如法定代表人、主要负责人或授权代表）依法参与诉讼、仲裁或行政检查程序，通过法律手段维护公司合法权益的全过程管理活动，包括但不限于案件预判、策略制定、证据准备、应诉执行及结果评估。（二）“应诉风险”是指公司在经营活动中可能面临的因法律纠纷导致的财产损失、声誉损害或合规处罚等潜在危害，需通过制度化管理进行识别、评估与控制。（三）“合规应诉”是指行政负责人在应诉过程中严格遵循法律法规及公司内部制度要求，确保应诉行为合法、程序正当、结果合理，并注重防范次生风险。（四）“案件分级管控”是指根据案件性质、影响程度、法律关系等因素，对行政负责人应诉案件进行分类管理，明确不同等级案件的处置权限与资源配置标准。第四条行政负责人应诉管理应遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖、责任到人”原则，要求公司各业务领域均纳入应诉管理体系，明确各级人员的法律责任与协作义务。（二）“风险导向、主动应对”原则，强调以风险防控为核心，在法律纠纷发生前做好预警与预案，在纠纷发生时快速响应、专业处置。（三）“程序规范、证据至上”原则，要求应诉工作严格遵循法律程序，以事实为依据、以法律为准绳，确保证据链完整有效。（四）“持续改进、协同共治”原则，通过定期复盘与机制优化，推动应诉管理能力不断提升，形成跨部门、跨层级的协同工作格局。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司行政负责人应诉管理的第一责任人，对应诉工作的总体成效负全面领导责任；分管法务或运营的领导为直接责任人，负责统筹协调具体工作安排，确保制度有效落地。第六条公司设立“行政负责人应诉管理领导小组”，作为专项工作的决策与指挥机构，成员由公司主要负责人、分管领导、法务部负责人、财务部负责人及各业务领域关键部门负责人组成。领导小组主要履行以下职能：（一）审议公司应诉管理战略与年度计划，批准重大案件的应诉方案；（二）统筹协调跨部门资源，解决应诉工作中的重大问题；（三）监督应诉案件处置情况，评估管理成效并提出改进要求。第七条领导小组下设办公室，挂靠法务部，负责日常管理事务，具体职责包括：（一）制定应诉管理制度、操作指引及资源清单；（二）组织案件风险评估与分级管理，建立应诉知识库；（三）跟踪案件进展，定期向领导小组报告工作。第八条行政负责人应诉管理职责划分如下：（一）牵头部门（法务部）：统筹公司应诉管理工作，包括制度建设、风险识别、培训宣贯、绩效评估等。牵头部门需建立应诉案件台账，实行动态更新，并定期分析典型案例。（二）专责部门（法务部、合规部、人力资源部等）：分别负责各自领域的业务合规审核、劳动争议调解、知识产权保护等专业支持，参与案件证据收集与策略制定。（三）业务部门/下属单位：落实本领域的应诉管理要求，包括合同审查、风险提示、配合调查等，及时上报苗头性问题。第九条业务部门/下属单位负责人为本领域应诉工作的第一责任人，需确保：（一）日常业务操作符合合规要求，从源头减少纠纷发生；（二）发现应诉风险时主动上报，并配合提供相关材料；（三）组织本部门员工学习应诉管理知识，提升风险防范意识。第十条基层执行岗（如业务员、项目经理等）需履行以下合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，明确应诉风险告知义务；（二）在业务活动中主动识别潜在纠纷，及时向部门负责人报告；（三）在应诉过程中如实提供信息，不得隐瞒或提供虚假材料。第三章专项管理重点内容与要求第十一条案件识别与分类管理。业务部门每月开展应诉风险自查，法务部每季度组织专项排查，结合案件金额、影响范围、法律关系等因素，将案件分为“一般型”“重大型”“紧急型”三类，分别对应不同的响应机制。第十二条应诉启动与材料准备。涉及金额超过XX万元的诉讼案件，由业务部门填写《应诉启动申请表》，经法务部审核后报领导小组批准。应诉材料需包括但不限于：法律文书、证据清单、案件分析报告、调解方案等，确保材料完整性。第十三条程序性事项管理。法务部需在收到法律文书后X日内完成程序性审查，包括诉讼时效、管辖权、诉讼主体等，对不符合法定条件的可依法提出异议。应诉过程中需严格遵循举证期限、开庭通知等要求，避免因程序瑕疵导致败诉。第十四条证据收集与固定。行政负责人应诉工作需注重证据链构建，包括但不限于：合同文件、往来函件、财务凭证、第三方证明等。对关键证据需采取公证、录音录像等方式固定，确保证据的合法性与证明力。第十五条诉讼策略制定。重大案件需成立应诉小组，由法务部牵头，联合业务专家、技术顾问等共同研判，制定包括但不限于：和解谈判方案、诉讼请求调整、证据反驳要点等在内的应对策略。第十六条协商调解与和解。优先采用协商方式解决纠纷，法务部需建立调解资源库，引入外部律师或行业协会协助，对符合条件的案件争取以和解方式结案，降低诉讼成本。第十七条败诉风险防范。对可能存在败诉风险的案件，需提前评估次生影响，制定应急预案，包括但不限于：财产保全、债务重组、声誉补救等措施，最大限度减少损失。第十八条行政检查应对。涉及行政监管事项的应诉工作需严格遵循“事实认定-程序审查-法律适用”的思路，及时配合调查取证，对行政决定不服的可依法提起行政复议或诉讼。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制。法务部每年根据法律法规变化、司法实践动态及公司业务调整，修订应诉管理制度，确保制度的适用性与前瞻性。制度修订需经领导小组审议通过后发布实施。第二十条风险识别预警机制。建立应诉风险“红黄蓝”三级预警体系，红色预警指可能导致重大损失的诉讼案件，需立即启动应急预案；黄色预警指一般性诉讼风险，需加强证据准备；蓝色预警指潜在纠纷苗头，需提前介入化解。第二十一条合规审查嵌入机制。将应诉管理要求嵌入业务流程，包括但不限于：合同签订前进行法律风险评估、重大决策前进行合规论证、项目变更前进行程序性审查，确保“未经合规审查不得实施”。第二十二条风险应对分级处置。一般风险由业务部门自行处置，重大风险由法务部牵头协调，紧急风险需报领导小组授权应急小组处理。处置过程中需明确责任分工、协作流程及信息上报要求。第二十三条责任追究机制。对因应诉工作失职导致的财产损失或声誉损害，根据情节严重程度追究相关部门及人员的责任，包括但不限于：绩效考核扣分、纪律处分、外部律师追责等。第二十四条评估改进机制。每年12月底开展应诉管理工作年度评估，重点考核案件胜诉率、损失控制效果、制度执行情况等指标，形成评估报告提交领导小组审议，并据此优化管理方案。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障。公司主要负责人需定期听取应诉管理工作汇报，分管领导每月召开专题协调会，确保资源投入与工作推进。各部门需指定专人负责应诉联络，形成责任闭环。第二十六条考核激励机制。将应诉管理情况纳入部门年度绩效考核，对表现突出的部门给予奖励，对发生重大案件的部门实行“一票否决”。个人考核结果与职级晋升、评优评先挂钩。第二十七条培训宣传机制。法务部每年至少组织2次应诉管理培训，内容包括：法律风险识别、证据规则、调解技巧等，覆盖管理层与基层员工。通过内部刊物、电子屏等载体加强合规宣传。第二十八条信息化支撑。建设应诉管理信息系统，实现案件流程自动化、风险实时监控、知识库智能推送等功能，提升管理效率。系统数据需与财务、人力资源等系统联动，确保信息共享。第二十九条文化建设。编制《行政负责人应诉管理手册》，明确公司应诉理念、工作流程、风险警示等内容，组织员工签订合规承诺书，营造“人人懂法律、人人防风险”的合规氛围。第三十条报告制度。法务部每月向领导小组报送《应诉管理简报》，内容涵盖案件进展、风险提示、制度执行情况等；每年3