认真落实谈话和被谈话制度

认真落实谈话和被谈话制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《企业内部控制基本规范》及集团母公司《关于进一步强化风险防控和合规管理的指导意见》等相关法律法规及政策要求，结合公司实际运营需求，旨在通过规范谈话与被谈话流程，强化风险识别与管控，提升专项管理效能，防范化解重大风险，保障企业稳健发展。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖业务决策、运营执行、资源调配、合同管理、数据安全等场景，确保谈话与被谈话制度在组织架构、业务流程、合规管理中全面贯彻。第三条本制度涉及以下核心术语：（一）“XX专项管理”是指公司针对特定业务领域或风险类型（如采购、财务、数据等）制定的系统性管控措施，涵盖风险识别、审查、处置、改进等全流程管理活动。（二）“XX风险”是指企业在经营过程中可能面临的合规风险、财务风险、安全风险、市场风险等潜在威胁，需通过动态管控降低发生概率与影响程度。（三）“XX合规”是指企业及员工在业务活动中严格遵循法律法规、行业准则、内部规章的行为准则，确保经营活动合法、合规、透明。第四条XX专项管理的核心原则包括：（一）全面覆盖：确保所有业务场景、层级节点均纳入谈话与被谈话范围，实现无死角管控。（二）责任到人：明确各级管理人员、业务人员、执行岗位的谈话与被谈话职责，确保责任可追溯。（三）风险导向：聚焦重大风险领域与关键环节，优先配置谈话资源，强化风险预警与处置。（四）持续改进：通过动态评估与反馈机制，优化谈话与被谈话流程，提升专项管理实效。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为本制度的第一责任人，对谈话与被谈话制度的全面实施负总责；分管领导为直接责任人，负责具体组织协调、监督考核及资源保障。第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括各部门负责人及下属单位主要负责人。领导小组统筹协调谈话与被谈话制度的实施，负责重大风险的决策审批，定期审议专项管理报告，并监督考核各层级落实情况。第七条XX专项管理领导小组下设办公室（设在XX部门），具体负责：（一）统筹专项管理制度建设，协调跨部门谈话资源；（二）组织专项风险排查与评估，发布预警通知；（三）监督谈话与被谈话记录的完整性与合规性；（四）收集反馈机制，优化谈话流程与标准。第八条牵头部门职责：（一）XX部门负责统筹专项管理制度建设，定期修订谈话与被谈话流程；（二）组织开展专项风险识别与评估，建立风险数据库；（三）监督各部门谈话记录的执行情况，定期抽查考核；（四）组织全员合规培训，提升谈话与被谈话制度知晓率。第九条专责部门职责：（一）XX部门负责专项领域的业务合规审核，确保业务操作符合监管要求；（二）优化业务流程，嵌入谈话节点，实现风险前置管控；（三）处置专项领域的风险事件，建立应急预案；（四）定期发布合规手册，指导业务部门操作规范。第十条业务部门/下属单位职责：（一）落实本领域谈话与被谈话要求，开展日常风险自查；（二）配合专责部门开展合规审查，及时整改问题；（三）组织基层员工培训，确保全员掌握操作标准；（四）建立风险上报机制，主动报告异常情况。第十一条基层执行岗位责任：（一）签订岗位合规承诺书，明确个人在谈话与被谈话制度中的义务；（二）严格执行业务操作规范，拒绝执行违规指令；（三）主动上报风险隐患，配合开展谈话与记录；（四）参与专项培训，提升合规意识与操作能力。第三章专项管理重点内容与要求第十二条采购领域管控：采购操作需严格遵循“三重一大”决策原则，涉及金额X万元以上或敏感供应商关系的采购项目，必须实施谈话与被谈话审查。供应商尽职调查需覆盖资质审查、商业行为评估、法律合规性验证，严禁关联交易、利益输送等禁止性行为。重点防控采购价格异常、虚假招标等风险。第十三条财务领域管控：资金审批权限需明确到岗位层级，大额资金使用（X万元以上）必须经谈话与被谈话审批。税务合规审查需确保发票管理、纳税申报符合监管要求，严禁虚开发票、逃税漏税。重点防控资金挪用、财务造假等风险。第十四条数据安全管控：数据采集、存储、传输、销毁各环节需实施谈话与被谈话制度，敏感数据（如个人信息、商业秘密）处理必须经授权审批。严禁数据泄露、非法交易等行为，建立数据安全应急预案。重点防控信息泄露、系统漏洞等风险。第十五条安全生产管控：高危作业（如动火、高空作业）需实施现场谈话与被谈话确认，确保操作规程符合安全标准。严禁无证操作、违章指挥，定期开展隐患排查与应急演练。重点防控生产事故、设备故障等风险。第十六条合同管理管控：重大合同签订前必须实施谈话与被谈话审查，明确权利义务、违约责任。严禁签订显失公平或存在法律风险的合同，建立合同履行跟踪机制。重点防控合同违约、法律纠纷等风险。第十七条业务外包管控：外包项目需审查外包方资质与合规记录，严禁转包、违法分包。实施外包前必须进行谈话与被谈话评估，明确风险责任划分。重点防控外包方资质造假、服务不达标等风险。第十八条人力资源管控：员工离职、岗位调整、敏感岗位任职前需实施谈话与被谈话审查，防止商业秘密泄露。严禁违规招聘、背景调查不合规等行为，建立离职人员管理机制。重点防控核心人才流失、合规风险。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：（一）牵头部门每年联合专责部门对制度进行评估，根据法规变化、业务调整提出修订建议；（二）重大政策发布后X日内完成制度适应性修订，并发布正式通知；（三）修订内容需经领导小组审议，确保与监管要求一致。第二十条风险识别预警机制：（一）每年X月开展专项风险排查，覆盖所有业务领域，形成风险清单；（二）风险按等级划分（一般、重大），重大风险需上报领导小组；（三）发布预警通知，明确防控措施与责任部门，动态跟踪整改情况。第二十一条合规审查机制：（一）将谈话与被谈话嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点；（二）未经合规审查的流程不得实施，形成“一单否决”机制；（三）专责部门对审查记录进行归档，确保过程可追溯。第二十二条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险需成立专项小组协同处置；（二）建立应急流程，风险发生X小时内上报至领导小组，启动处置预案；（三）明确责任协同要求，涉及跨部门问题需联合处置。第二十三条责任追究机制：（一）违规情形分为一般违规（如操作不规范）、重大违规（如利益输送），对应不同处罚标准；（二）处罚措施包括绩效考核扣分、纪律处分、解除劳动合同等；（三）联动制度实施，违规问题需同时纳入绩效考核与纪律管理。第二十四条评估改进机制：（一）每年X月开展专项管理有效性评估，覆盖制度执行率、风险防控成效等指标；（二）评估结果用于优化流程漏洞，形成闭环管理；（三）评估报告需经领导小组审议，并纳入年度管理总结。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：（一）各级领导干部需带头落实谈话与被谈话制度，定期参与专项培训；（二）设立专项管理联络员制度，各部门指定专人负责制度执行；（三）领导小组每季度召开会议，审议风险处置与制度优化方案。第二十六条考核激励机制：（一）将专项合规情况纳入部门年度考核，占比不低于X%；（二）个人考核结果与绩效奖金、评优评先挂钩，违规行为取消评选资格；（三）设立专项管理进步奖，表彰制度执行优秀的部门与个人。第二十七条培训宣传机制：（一）管理层需接受合规履职培训，提升风险识别与决策能力；（二）一线员工需掌握操作规范，定期开展案例警示教育；（三）通过内部平台发布制度解读视频、操作手册，提升全员认知。第二十八条信息化支撑：（一）开发XX专项管理系统，实现谈话记录电子化、风险实时监控；（二）通过系统自动预警高风险操作，嵌入审批流程；（三）建立数据可视化平台，动态展示风险分布与整改进度。第二十九条文化建设：（一）发布《XX专项合规手册》，明确行为准则与奖惩标准；（二）组织全员签订合规承诺书，强化意识认同；（三）设立合规角、发布合规案例，营造“合规人人有责”氛围。第三十条报告制度：（一）风险事件需在X小时内上报至领导小组，形成书面报告；（二）年度管理情况需经领导小组审议，并抄报上级单位；（三）报告内容包括风险数据、处置成效、制度优化建议