软件正版化的考评制度

软件正版化的考评制度第一章总则第一条本制度依据《计算机软件保护条例》《中华人民共和国反不正当竞争法》等国家法律法规，参照行业软件资产管理最佳实践及集团母公司关于知识产权保护的相关规定制定。为有效防控软件使用领域的专项风险，规范企业内部软件正版化管理工作，维护公司合法权益，提升信息化资产治理水平，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。凡涉及公司信息系统的软件采购、安装、使用、更新、报废等全生命周期管理活动，均须严格遵守本制度。业务场景包括但不限于办公自动化、研发设计、生产制造、营销管理、数据存储等所有数字化应用场景。第三条本制度中下列用语含义如下：（一）软件正版化专项管理：指公司为确保软件资产合法合规，通过制度建设、流程管控、技术监控、风险防控等手段，实现软件使用与采购规范化的系统性管理工作。（二）软件合规风险：指因软件未取得合法授权、使用范围超出许可、存在盗版或侵权行为等可能导致法律纠纷、经济损失或声誉损害的潜在威胁。（三）知识产权合规：指公司所有软件资产的使用行为符合《软件著作权法》及相关许可协议要求，无侵权或违约情形。第四条软件正版化专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：所有软件资产纳入统一管理范围，不留灰色地带；（二）责任到人：明确各级管理及执行主体的职责权限；（三）风险导向：重点关注高危软件领域，实施差异化管控；（四）持续改进：动态优化管理机制，提升合规效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对软件正版化专项管理工作负总责，承担最终决策与管理责任；分管信息化、风控等业务的领导为直接责任人，负责组织落实、监督考核及跨部门协调。第六条设立软件正版化专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导任副组长，成员包括信息科技部、审计部、法务部、人力资源部等相关部门负责人。领导小组职责包括：（一）统筹制定与修订专项管理制度；（二）审议重大软件采购、授权协议；（三）监督跨部门协作及风险处置；（四）定期评估管理成效。第七条各部门及下属单位职责如下：（一）信息科技部（牵头部门）：1.统筹软件资产全生命周期管理；2.负责正版化系统建设与运维；3.定期开展软件审计与风险评估；4.组织技术培训与工具推广。（二）审计部（专责部门）：1.负责软件合规性审查与监督；2.审核重大软件采购的合规性；3.独立开展专项审计，出具报告。（三）业务部门/下属单位（实施主体）：1.负责本领域软件需求测算与申请；2.控制软件使用范围，防止超许可使用；3.建立员工使用规范与台账。（四）基层执行岗：1.严格遵守软件安装审批流程；2.及时报告异常软件使用情况；3.签署岗位合规承诺书。第八条各级职责具体要求：（一）管理层：每年至少参加一次软件合规培训，签署年度责任书；（二）部门负责人：每月审核本部门软件使用情况，处理违规问题；（三）IT管理员：每日监控正版化系统预警信息，及时处置。第九条跨部门协作机制：信息科技部牵头，每月召开软件合规联席会议，内容包括需求对接、风险通报、解决方案等。第三章专项管理重点内容与要求第十条软件资产目录管理：建立动态更新的正版软件清单，明确版本号、授权数量、使用范围等关键信息。新增软件需经需求部门申请、信息科技部审核、领导小组审批后方可采购。第十一条供应商尽职调查：采购前对供应商资质进行全流程核查，重点审查营业执照、软件著作权登记证、授权协议等。禁止与无授权能力的供应商合作，严禁采购来源不明的软件。第十二条招标采购规范：采购金额超过X万元的软件项目，必须通过公开招标或邀请招标程序，合同条款需包含知识产权免责条款及违约处罚机制。第十三条许可协议管理：签订授权协议时，明确授权期限、使用环境、违约责任等核心内容。协议到期前X个月启动续约或替代方案评估。第十四条软件安装与部署：非授权软件禁止安装，需使用时必须经领导小组特批，并签订临时使用协议。安装过程需记录设备编号、安装时间、操作人等要素。第十五条使用范围管控：根据授权协议限制软件安装数量与部门，通过终端监控工具实时掌握使用情况。超范围使用视为违规，须立即整改。第十六条版本更新管理：每年X季度对软件版本进行梳理，淘汰未经授权的旧版本。补丁更新需同步核查供应商资质，确保无捆绑恶意代码。第十七条报废处置规范：停用软件需执行以下流程：撤销授权、删除安装包、物理销毁介质、更新资产台账。涉密软件需履行额外审批程序。第十八条盗版风险防控：定期委托第三方机构开展软件合规检查，对发现的盗版行为启动以下处置程序：（一）即时停止使用；（二）要求采购合规版本；（三）追究责任部门及个人；（四）整改期后复检。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新：每年X月结合法律法规变化及业务需求，修订软件清单、授权协议模板等配套文件。重大变更需经领导小组审议。第二十条风险识别预警：建立季度风险排查制度，重点关注以下环节：（一）高价值软件采购；（二）新业务系统上线；（三）第三方服务引入；（四）终端设备变更。第二十一条合规审查嵌入业务流程：在以下节点实施审查：（一）采购申请阶段，核查需求必要性；（二）合同签订阶段，确认协议有效性；（三）年度审计阶段，比对资产清单与实际使用情况。第二十二条风险分级处置：（一）一般风险：责任部门限期整改，审计部跟踪验证；（二）重大风险：启动应急预案，包括临时授权替代、紧急采购、全员通报等。第二十三条责任追究标准：（一）违规使用非授权软件：警告、罚款、降职；（二）管理失职：部门负责人承担连带责任；（三）情节严重者移送纪律处分。第二十四条效果评估：每半年开展管理成效评估，维度包括：（一）合规率达标情况；（二）流程优化建议；（三）员工培训覆盖率。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：各级管理者签署年度责任书，将软件合规纳入绩效考核指标，权重不低于X%。第二十六条考核激励机制：（一）年度评优时优先考虑合规表现突出的部门；（二）连续三年零重大违规的团队获专项奖励。第二十七条培训宣传：（一）管理层：每年X月参加知识产权合规培训；（二）全员：新员工入职时接受软件合规教育；（三）定期发布合规案例，强化意识。第二十八条信息化支撑：采用软件资产管理（SAM）系统实现：（一）自动扫描终端软件清单；（二）可视化展示合规状态；（三）智能预警超期授权。第二十九条文化建设：（一）制作《软件合规手册》，张贴宣传海报；（二）组织合规承诺签名活动；（三）设立举报邮箱及热线。第三十条报告制度：（一）每月25日前提交上月软件合规简报；（二）年度须出具专项管理报告，内容包括：1.软件资产盘点结果；2.违规事件处置情况；3.改进措施落实效果。第六章附则第三十一条本制