财物保管制度

财物保管制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国公司法》等国家法律法规，参照行业财物管理准则及集团母公司相关管理制度，结合公司内部控制建设要求，为规范财物管理行为、防控专项风险、提升管理效能制定。制度旨在明确财物保管的组织架构、职责分工、操作标准及监督机制，确保公司财物资产安全完整、合规使用、高效运行，防范舞弊、损失及法律风险。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司财物资产从采购、领用、使用、盘点、处置至报废全生命周期的管理活动，包括但不限于现金、银行存款、存货、固定资产、无形资产等财物类别的管理。在业务场景中，凡涉及财物资产流转、存储及使用的环节均需严格遵循本制度规定。第三条本制度中下列术语定义：（一）财物专项管理：指公司针对财物资产管理建立的全流程控制体系，包括制度建设、风险识别、流程规范、监督审计、应急处置等管理活动，旨在实现财物资产的可追溯、可监控、可核查。（二）财物风险：指因财物管理缺陷或不当行为导致的资产损失、资金占用、合规违规、信息泄露等潜在危害。财物风险包括操作风险、管理风险、舞弊风险及外部欺诈风险等类型。（三）财物合规：指公司财物管理活动严格符合国家法律法规、行业规范及内部制度要求，确保财物资产处置合法、流程透明、记录完整、责任明确。第四条财物专项管理的核心原则包括：（一）全面覆盖：财物管理须覆盖所有部门、岗位及业务场景，不留管理空白；（二）责任到人：明确财物管理各环节的责任主体及具体职责，确保责任可追溯；（三）风险导向：聚焦财物管理中的重大风险点，实施差异化管控措施；（四）持续改进：定期评估财物管理效果，优化制度流程，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司财物管理工作负总责，承担财物资产保值增值及合规管理的首要责任；分管领导对财物管理工作的直接实施负领导责任，统筹协调跨部门财物管理事务，监督制度执行情况。第六条设立公司财物专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，财务部、审计部、办公室等相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹公司财物管理工作的顶层设计，协调解决重大管理问题，审批财物管理相关制度及重大风险处置方案，并对管理效果进行年度评价。第七条牵头部门（财务部）职责：（一）负责财物管理制度的制定、修订及解释，组织制度宣贯及培训；（二）统筹财物资产的全流程管理，包括采购预算审核、领用审批、盘点处置等；（三）开展财物管理风险评估，提出风险防控建议，监督制度执行情况；（四）负责财物资产信息的统计分析，定期编制财物管理报告。第八条专责部门（审计部）职责：（一）负责财物管理活动的独立审计，包括定期审计及专项审计；（二）审核财物管理流程的合规性，评估管理缺陷及风险隐患；（三）对违规行为进行调查处理，提出整改建议并跟踪落实；（四）参与财物管理制度的优化设计，推动管理标准化建设。第九条业务部门/下属单位职责：（一）落实财物管理要求，明确内部管理岗位及职责分工；（二）执行财物领用、使用、处置等操作规范，确保流程合规；（三）开展本领域财物资产管理，定期自查并上报管理问题；（四）配合财务部、审计部开展财物盘点、审计等工作。第十条基层执行岗位责任：（一）岗位人员须签署合规操作承诺书，明确个人在财物管理中的责任；（二）严格按制度流程操作财物业务，拒绝执行违规指令；（三）及时上报财物管理中的异常情况及潜在风险，包括资产损坏、丢失、违规使用等；（四）妥善保管财物相关凭证及记录，确保信息完整可查。第三章专项管理重点内容与要求第十一条现金管理：业务操作合规标准：现金收支须通过银行账户结算，大额现金支付需经审批；员工报销需提交合规凭证，严禁白条报销；现金存放须符合安全要求，每日盘点核对。禁止性行为：严禁挪用、侵占现金，严禁设立账外现金；禁止违规向个人支付大额现金。风险防控重点：防范现金丢失、被盗、贪污风险，加强收支核对及异常交易监控。第十二条银行账户管理：业务操作合规标准：银行账户开设、变更、注销需履行审批程序；定期核对银行对账单，确保资金记录一致；大额资金变动需建立预警机制。禁止性行为：严禁违规开设账户、出租出借账户；禁止利用账户进行虚假交易或关联交易。风险防控重点：防范账户被盗用、资金挪用及欺诈风险，加强账户权限管理及交易监控。第十三条存货管理：业务操作合规标准：存货采购需符合预算审批，入库须核对数量质量；领用须履行审批程序，领用记录与实物一致；定期开展存货盘点，确保账实相符。禁止性行为：严禁虚报存货数量、转移存货资产；禁止超权限领用存货或违规处置。风险防控重点：防范存货丢失、毁损、过期风险，加强存货周转率监控及滞销库存预警。第十四条固定资产管理：业务操作合规标准：固定资产购置需履行预算及审批程序，入账须符合准则；定期开展资产盘点，更新资产台账；处置须经过评估审批，确保流程合规。禁止性行为：严禁虚增固定资产、隐匿资产处置；禁止未经审批擅自处置或报废资产。风险防控重点：防范资产闲置、流失及违规处置风险，加强资产全生命周期管理。第十五条无形资产管理：业务操作合规标准：无形资产购置需符合评估标准，入账须符合会计准则；对外许可须签订合规合同，收入确认须符合准则；定期盘点无形资产，评估减值风险。禁止性行为：严禁虚增无形资产价值、违规对外许可；禁止未履行评估程序处置无形资产。风险防控重点：防范无形资产价值虚高、流失及法律纠纷风险，加强权属管理及合同审核。第十六条财务审批管理：业务操作合规标准：建立分级审批权限制度，重大支出需集体决策；审批流程须通过系统留痕，确保全程可追溯；定期复核审批记录，防范越权审批。禁止性行为：严禁绕过审批流程、虚假审批；禁止利用审批权限谋取私利。风险防控重点：防范审批缺位、越权审批及利益输送风险，加强审批权限动态管理。第十七条财务报告管理：业务操作合规标准：财务报告须真实准确反映财物资产状况，编制须符合会计准则；定期披露财务信息，确保及时性完整性；建立报告审计机制，防范虚假披露。禁止性行为：严禁编造财务数据、隐瞒财务信息；禁止违规操纵财务报告影响决策。风险防控重点：防范财务报告失实、延误及舞弊风险，加强报告编制流程管控。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：（一）财务部每年组织评估财物管理环境变化，包括法规调整、业务创新等；（二）审计部每年对财物管理制度执行效果进行独立评估，提出优化建议；（三）公司根据评估结果及管理需求，定期修订财物管理制度，确保制度适用性。第十九条风险识别预警机制：（一）财务部每季度开展财物管理风险排查，形成风险清单；（二）审计部每年开展专项审计，识别重大风险点并发布预警通知；（三）业务部门每月上报财物管理异常情况，建立风险预警台账。第二十条合规审查机制：（一）财物业务审批嵌入系统流程，实现“未经合规审查不得实施”；（二）重大财物决策需经审计部前置审核，确保决策合规；（三）建立合规审查记录台账，确保审查过程可追溯。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组统筹应对；（二）建立风险处置预案，明确应急流程、责任协同及上报要求；（三）风险处置完成后需形成报告，经领导小组审批后存档。第二十二条责任追究机制：（一）界定违规情形及处罚标准，包括经济处罚、降级、纪律处分等；（二）将违规行为纳入绩效考核，联动部门及个人年度评价；（三）建立违规案例库，加强警示教育。第二十三条评估改进机制：（一）财务部每半年对财物管理体系有效性进行评估；（二）审计部每年开展独立评估，提出优化建议；（三）公司根据评估结果制定改进计划，持续提升管理效能。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：（一）各级领导干部对财物管理工作负推进责任，定期检查制度执行情况；（二）财务部、审计部设立财物管理专职岗位，保障管理力量；（三）建立跨部门协调机制，确保管理协同。第二十五条考核激励机制：（一）将财物管理合规情况纳入部门年度考核，与绩效奖金挂钩；（二）对财物管理优秀部门及个人予以表彰奖励；（三）建立违规行为负面清单，与评优评先挂钩。第二十六条培训宣传机制：（一）管理层需接受财物合规履职培训，提升管理意识；（二）一线员工需接受操作规范培训，掌握业务流程；（三）定期开展财物管理知识竞赛，营造学习氛围。第二十七条信息化支撑：（一）通过财物管理信息系统实现流程自动化，减少人为干预；（二）系统实时监控财物资产动态，支持风险预警；（三）建立数据备份机制，保障信息安全。第二十八条文化建设：（一）发布财物管理合规手册，明确行为规范；（二）全体员工签署合规承诺书，强化责任意识；（三）设立合规举报渠道，鼓励员工参与监督。第二十九条报告制度：（一）风险事件须及时上报，包括资产损失、违规操作等；（二）年度管理情况需经领导小组审批后向公司汇报；