销售记录制度

销售记录制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国企业法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国网络安全法》及国家相关行业监管要求，结合集团母公司关于企业风险防控的指导精神，并立足公司内部业务规范化、精细化管理需求制定。为有效管控销售活动全流程风险，防范舞弊行为，提升客户服务质量，保障公司合法权益，特制定本制度。第二条本制度适用于公司总部各部门、各下属单位及全体员工，覆盖销售合同的拟定与审批、客户信息管理、订单执行、回款确认、市场活动组织等业务场景。涉及销售环节的第三方合作单位亦需参照本制度执行。第三条本制度核心术语定义如下：（一）“销售专项管理”是指公司为规范销售行为、防范销售风险、确保合规经营而建立的一整套管理机制，包括制度体系、业务流程、风险防控措施及执行监督等环节。（二）“销售风险”是指因销售环节的合规性缺失、操作失误或恶意行为可能导致的法律纠纷、财务损失、声誉损害等潜在危害。（三）“销售合规”是指销售业务活动严格遵循国家法律法规、行业准则及公司内部规章，确保业务行为的合法性、正当性及可追溯性。（四）“客户信息资产”是指公司通过销售活动收集、存储、使用的客户身份信息、交易数据、行为记录等具有商业价值的敏感信息。第四条销售专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：确保销售管理制度的适用性覆盖所有销售业务场景及层级，不留管理死角。（二）责任到人原则：明确各层级、各岗位的专项管理职责，实行责任追究制度。（三）风险导向原则：以风险防控为核心，动态识别、评估、处置销售环节各类风险。（四）持续改进原则：定期审视管理有效性，优化制度流程，适应内外部环境变化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司销售专项管理负总责，承担制度建设的决策领导责任；分管销售业务的领导为公司销售专项管理的直接责任人，负责组织制度落实、风险管控及考核监督。第六条公司设立销售专项管理领导小组，由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，财务、法务、IT、人力资源等部门负责人为成员。领导小组职责包括：统筹销售风险防控战略、审批重大风险处置方案、监督专项管理制度的执行效果。第七条设立销售专项管理办公室（由销售部牵头），具体职责为：（一）牵头制定与修订销售专项管理制度，组织跨部门协作推进制度落地。（二）定期开展销售风险识别与评估，建立风险预警数据库。（三）监督销售业务流程合规性，开展专项审计与考核。（四）组织全员专项管理培训，宣贯合规要求。第八条各业务部门及下属单位职责如下：（一）销售部门：落实客户资质审核、合同规范签订、销售过程监管等职责，每月汇总风险事件。（二）财务部门：负责销售回款合规性审核、发票管理、资金审批权限控制。（三）法务部门：提供销售合同法律审核、合规争议解决方案。（四）IT部门：保障客户信息系统数据安全，实现销售数据实时监控。第九条各岗位基层执行人员职责如下：（一）销售代表：严格执行客户信息保护规范，拒绝虚构销售业绩。（二）客户经理：确保订单流程合规，及时上报异常销售行为。（三）财务专员：核查销售合同条款与回款条件的一致性。第十条全体员工须签署《岗位合规承诺书》，明确违反本制度的法律及行政责任。基层执行岗需定期参与风险培训，掌握异常行为识别标准。第三章专项管理重点内容与要求第十一条客户资质审核管理：销售部门在接触客户前必须完成尽职调查，核实客户身份真实性、信用评级及行业背景，重点防范虚假客户开户。禁止以虚构交易名义规避资质审核。第十二条销售合同规范管理：所有销售合同须经过法务部门审核，关键条款包括但不限于合同主体、标的金额、履行期限、违约责任。禁止签订空白合同或未按流程审批的合同。第十三条价格体系管控：销售定价须遵循公司价格政策，禁止擅自降价或给予未经批准的折扣优惠。异常价格变动需提交专项审批，并附合理说明。第十四条客户信息保护：严格管控客户信息资产，仅授权岗位相关人员进行访问，禁止非业务场景使用客户数据。离职员工须交还所有客户资料。第十五条销售费用审批：市场推广、差旅招待等销售费用需经财务部门审核，符合预算标准，禁止虚列支出或套取公司资金。第十六条回款确认管理：财务部门每月核对销售合同与回款记录，异常未回款项需限时查明原因并上报。禁止虚构回款流水。第十七条异常行为监控：IT部门建立销售行为监测系统，实时跟踪高频交易、大额折扣、紧急调价等异常操作，触发预警后由法务部门核查。第十八条关联交易管理：禁止员工及其近亲属通过关联方进行虚假交易，所有关联交易需单独披露并经管理层审批。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：销售专项管理制度每年审查一次，根据《中华人民共和国反不正当竞争法》等法规修订，重大业务调整后30日内完成制度补充。第二十条风险识别预警机制：销售部、财务部每月开展风险排查，按“一般风险（红色）”“关注风险（黄色）”“低风险（绿色）”分类，重大风险即时上报领导小组。第二十一条合规审查机制：销售合同签订、客户信息使用、大额费用支出等关键节点需经专项审查，未经审查的业务活动一律暂停执行。第二十二条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门限期整改，报销售专项管理办公室备案。（二）重大风险启动应急程序，成立专项处置组，由分管领导牵头，24小时内形成处置方案。（三）风险事件上报需附带完整证据链，包括但不限于聊天记录、审批文件、监控截图。第二十三条责任追究机制：（一）违反客户信息保护规定，处5000元以上罚款，情节严重者解除劳动合同。（二）虚报销售业绩构成犯罪的，移交司法机关处理，并扣减全年绩效。（三）考核期内连续出现合规问题的部门，取消评优资格。第二十四条评估改进机制：每年第四季度组织专项管理成效评估，通过客户满意度调研、审计数据对比，修订制度缺陷。评估结果纳入部门绩效考核。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：公司主要负责人每月听取销售专项管理工作报告，分管领导每季度组织跨部门协调会，确保制度执行不受业务干扰。第二十六条考核激励机制：将专项合规得分占年度绩效考核30%，优秀案例奖励1万元，违规成本纳入部门预算考核。第二十七条培训宣传机制：（一）管理层需参加合规履职培训，考核合格后方可参与销售决策。（二）一线员工每月接受操作规范培训，考核不合格者停职整改。（三）发布《销售合规手册》，要求全员学习并签署承诺书。第二十八条信息化支撑：开发销售管理平台，实现客户信息加密存储、销售行为智能监控、异常交易自动报警。第二十九条文化建设：在办公区张贴合规标语，举办“销售合规之星”评选，年度优秀案例汇编成培训资料。第三十条报告制度：（一）风险事件上报时限：一般风险24小时，重大风险1小时内。（二）年度管理情况报告需包含风险事件统计表、整改完成率、制度修订记录。（三）报告格式：附件1《风险事件上报