工程资料管理计划

工程资料管理计划一、总则工程资料是工程项目建设全过程的真实记录，是工程质量评定、竣工验收、后期维护以及工程档案归档的重要依据，其管理水平直接反映了工程项目管理的规范化程度和工程建设的实际质量。为确保本工程项目资料的完整性、真实性、准确性和系统性，使工程资料管理工作有序进行，特制定本计划。本计划旨在明确工程资料管理的职责、流程、内容、要求及保障措施，适用于本工程项目从立项、勘察、设计、招投标、施工准备、施工过程、竣工验收直至竣工结算及档案移交的全过程资料管理工作。所有参与工程项目建设的各相关单位及人员，均须严格遵照本计划执行。工程资料管理应遵循以下基本原则：1.真实性原则：工程资料必须真实反映工程建设的实际情况，严禁伪造、篡改。2.及时性原则：工程资料的形成应与工程进度同步，做到及时收集、整理、归档，避免事后补做。3.系统性原则：工程资料应按照工程建设的内在规律和专业特点，进行科学分类、有序排列，形成有机整体。4.规范性原则：工程资料的格式、填写、签署、编号、装订等应符合国家、行业及地方相关标准规范和管理规定。5.安全性原则：采取有效措施，确保工程资料在形成、流转、保管过程中的安全，防止遗失、损坏和泄密。二、组织与职责为保障工程资料管理工作的有效实施，需建立健全资料管理组织体系，明确各方职责。项目牵头单位（通常为建设单位或项目部）应成立工程资料管理领导小组，由项目主要负责人担任组长，负责统筹协调资料管理工作，审批相关制度和计划，解决资料管理中的重大问题。各参建单位职责：*建设单位：负责工程前期资料（如立项批复、用地规划、勘察设计合同等）的收集与提供；组织、协调勘察、设计、施工、监理等单位的资料管理工作；负责竣工资料的最终审核与移交。*勘察、设计单位：负责及时提供完整、准确的勘察报告、设计图纸、设计变更、洽商记录等设计文件及相关资料，并对其质量负责。*施工单位：是施工过程资料形成的主体，负责施工技术资料、测量记录、试验报告、隐蔽工程验收记录、质量评定资料、安全资料、竣工图编制等的收集、整理、编制、审核与归档，并对资料的真实性、完整性和及时性负责。应设立专职或兼职资料员，明确其岗位职责。*监理单位：负责对施工单位报送的工程资料进行审核、签认；负责监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理日志、监理报告等监理资料的编制、收集、整理与归档。项目内部各部门及人员职责：*项目经理：对本项目工程资料管理负总责。*技术负责人：负责审批施工组织设计、施工方案、技术交底记录等技术资料，指导资料的编制与整理。*施工员/专业工程师：在施工过程中及时形成和收集与本岗位相关的施工记录、测量放线记录、隐蔽工程检查记录等，并对资料的真实性和准确性负责。*质量检查员：负责质量检查记录、分项分部工程质量评定资料的收集与整理，参与资料的审核。*安全员：负责安全技术交底、安全检查记录、安全教育培训记录等安全资料的收集与整理。*资料员：具体负责工程资料的日常收集、分类、整理、编目、保管、借阅、传递等工作；熟悉相关规范标准，指导各岗位人员正确形成和填写资料；协助进行竣工资料的组卷与移交。三、资料管理流程与要求（一）资料的形成与收集工程资料的形成应与工程实体进度同步。各责任人员在完成本职工作的同时，应及时、准确地填写或收集相关资料，确保资料的原始性和完整性。*施工文件应在施工过程中随完成工序及时形成，不得事后突击补做。例如，隐蔽工程验收记录应在隐蔽前由施工单位自检合格后，报请监理（建设）单位验收并签署意见。*原材料、半成品、构配件及设备的质量证明文件（如出厂合格证、质量检验报告等）应随材料设备进场同步收集，并按规定进行抽样送检，形成检验（试验）报告。*设计变更、洽商记录等应履行规范的签认手续，及时分发到相关单位和部门，并将原件归档。（二）资料的分类与编码工程资料应根据其性质、内容和形成阶段进行科学合理的分类。一般可参照国家或行业现行的工程资料分类标准，结合项目实际情况进行细化。常见的分类包括：工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等。资料编码应遵循唯一性、系统性、可扩展性原则。编码规则应在项目初期确定，并通报各相关单位。编码可包含项目代号、单位代号、专业代号、资料类别代号、顺序号等信息，以便于识别、检索和管理。（三）资料的编制与填写工程资料的编制与填写应符合以下要求：*规范性：采用规定的表格形式，若有标准表格应优先使用标准表格；无标准表格的，可自行设计，但应统一格式，并报监理单位备案。*真实性：内容真实可靠，数据准确无误，不得虚构、涂改。*完整性：表格各项内容应填写齐全，不得漏项；相关附件应齐全。*准确性：术语、计量单位、符号、图表等应符合国家现行标准。*及时性：随工程进度及时填写，不得积压。*规范性签署：各方责任人应亲笔签字，字迹清晰，不得代签；签署应齐全，包括签字、职称或职务、日期。*耐久性：应使用不易褪色的书写材料（如碳素墨水、蓝黑墨水）书写或打印；复印件应注明原件存放处，并加盖相关单位印章。（四）资料的审核与签认工程资料实行分级审核制度：*施工单位内部审核：资料员收集整理后，由项目技术负责人或相关专业工程师进行审核，确保资料的完整性、准确性和规范性。*监理单位审核：施工单位将整理合格的资料报送监理单位，监理工程师对资料的真实性、完整性、合规性进行审核，并签署审核意见。涉及工程质量、安全的重要资料，需总监理工程师审核签认。*建设单位审核：对监理单位审核通过的重要资料或竣工资料，建设单位进行最终审核。未经审核或审核不合格的资料不得进入下一环节或归档。（五）资料的整理与组卷资料整理应遵循“谁形成、谁整理”的原则，并在过程中同步进行。*按照资料的分类和编码规则，对收集到的资料进行系统整理、排序、编写页码。*不同类型的资料应分别组卷，卷内资料应排列有序，一般按资料形成的时间顺序或逻辑关系排列。*组卷应符合以下要求：案卷封面、卷内目录、卷内备考表填写规范；装订牢固、整齐、美观，便于查阅；若为复印件，需清晰可辨。竣工资料的组卷应严格按照国家或地方关于工程档案归档的规定执行，一般包括总目录、分册目录、案卷等。（六）资料的归档与移交*过程归档：对于在工程建设过程中形成的具有保存价值的资料，应及时进行阶段性归档。*竣工归档：工程竣工验收合格后，施工单位应在规定期限内（通常为竣工验收后三个月内）完成竣工资料的编制、审核、组卷工作，并向建设单位移交完整的竣工资料（包括纸质版和电子版）。*建设单位在收到竣工资料并审核合格后，应按规定向当地城建档案管理部门或其他相关档案接收单位办理移交手续，获取档案接收证明。*资料移交时应办理移交手续，填写移交清单，双方签字盖章，注明移交日期、资料数量、册数等。四、资料的质量控制工程资料的质量是资料管理的核心。应建立健全资料质量控制体系，确保资料的真实性、准确性、完整性和规范性。*源头控制：加强对施工过程的管理，确保每一道工序的记录都真实反映施工情况。*过程检查：项目技术负责人、质量负责人及监理工程师应定期对资料的形成、收集、整理情况进行检查，及时发现并纠正问题。*审核把关：严格执行资料审核制度，各级审核人员应认真履行职责，对资料的质量负责。*培训交底：定期对相关人员进行资料管理知识和技能的培训，明确资料填写和整理的要求。*责任追究：对于在资料管理中出现弄虚作假、严重失实、丢失重要资料等行为的，应追究相关人员的责任。五、资料的保管与安全（一）纸质资料保管*设立专门的资料档案室或资料柜，保持室内干燥、通风、清洁，做好防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等工作。*资料应分类存放，排列整齐，便于查找。*建立资料借阅登记制度，严格履行借阅、归还手续，防止资料遗失或损坏。重要资料原则上不得外借，确需借阅的，须经项目负责人批准，并限期归还。（二）电子资料保管*电子资料应与纸质资料同步形成和管理，确保两者的一致性。*电子资料应存储在安全可靠的计算机硬盘或专用存储设备中，并进行定期备份，防止数据丢失或损坏。重要电子资料应进行多重备份，并异地存放。*建立电子资料的访问权限控制，防止非授权访问、修改或删除。*注意电子文档格式的兼容性和耐久性，推荐使用通用、开放的格式。六、信息化管理积极推广和应用工程资料管理软件，实现资料的电子化形成、流转、审批、存储和检索，提高资料管理效率和水平。*选择功能完善、操作便捷、符合相关标准的资料管理软件，并组织相关人员进行培训。*利用软件实现资料的在线填报、审核、签批，减少纸质流转，提高工作效率。*通过软件对资料进行统计分析，及时掌握资料管理状况。*确保电子资料的安全性和可追溯性。七、保障措施为确保本计划的有效实施，应采取以下保障措施：1.组织保障：明确各级组织和人员的职责，确保责任落实到人。2.制度保障：根据本计划，结合项目实际，制定详细的工程资料管理实施细则或作业指导书。3.人员保障：配备具备相应专业知识和技能的专职资料员，并保持其相对稳定；加强对全体相关人员的资料管理意识和业务技能培训。4.资源保障：配备必要的办公设备（如计算机、打印机、复印