医院物资采购管理操作规范

医院物资采购管理操作规范第一章总则1.1目的与依据为规范医院物资采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保障医疗安全与质量，确保医院运营活动的有序进行，依据国家相关法律法规及医院内部管理制度，特制定本规范。1.2适用范围本规范适用于医院所有科室、部门的各类物资采购活动，包括但不限于医疗设备、药品、试剂、耗材、办公用品、后勤保障物资等。特殊物资如剧毒、放射性物品等的采购，除遵守本规范外，还应遵守国家及行业相关专项规定。1.3基本原则医院物资采购应遵循公开、公平、公正、诚信、效益、安全的原则。严格执行国家采购政策，确保采购过程规范透明，采购结果经济合理，物资质量符合要求。第二章采购需求管理2.1需求提报使用科室根据实际工作需要、库存状况及预算情况，填写《物资采购需求申请表》，详细注明物资名称、规格型号、技术参数、预估数量、质量要求、建议品牌（如有）、预计使用时间等信息，并由科室负责人签字确认。2.2需求审核科室初审：提报科室负责人对需求的真实性、必要性进行初步审核。归口管理部门审核：医疗类物资由医务部或设备科（根据医院实际设置）审核其临床适用性；非医疗类物资由相应的职能管理部门审核。审核重点包括需求的合理性、规格参数的规范性及与医院整体规划的符合性。财务部门预算审核：财务部门对采购需求的预算额度及资金来源进行审核。2.3需求汇总与分类采购管理部门（或指定负责部门，下同）对通过审核的采购需求进行汇总，根据物资性质、金额大小、采购频次等进行分类，为后续采购计划的制定提供依据。对于紧急需求，应注明紧急程度，并按应急采购流程处理。第三章采购计划管理3.1采购计划编制采购管理部门根据经审核的采购需求、医院年度预算及库存控制策略，定期（如每月、每季度）编制《医院物资采购计划》。计划应明确采购物资的名称、规格、数量、质量标准、预计单价、预计总金额、采购方式、预计采购周期、负责部门及人员等。3.2采购计划审批采购计划编制完成后，须按医院规定的审批权限逐级报批。大额或重大物资采购计划，应报请医院领导班子集体审议。3.3采购计划调整已批准的采购计划，如因特殊情况需要调整（增减物资、变更规格数量等），应按原审批流程重新报批。第四章采购实施管理4.1采购方式选择根据采购物资的金额、特性及国家相关法律法规要求，合理选择采购方式。主要包括：公开招标：适用于采购金额达到国家或医院规定标准、市场竞争充分的物资。邀请招标：适用于符合公开招标条件，但因特殊原因只能邀请若干特定合格供应商参与的情形。竞争性谈判/询价采购/竞争性磋商：适用于采购金额较小、技术规格相对简单或时间紧急的物资，或公开招标后无合格投标人等情形。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情形，需提供充分的证明材料并严格审批。协议采购/定点采购：适用于常用、小额、标准化的物资，可通过公开招标等方式确定定点供应商及协议价格。4.2采购文件编制与审核对于招标、竞争性谈判等采购方式，采购管理部门应组织编制采购文件（如招标文件、谈判文件、询价通知书等）。采购文件应包括采购需求、技术参数、商务条款、评标标准（应量化）、合同主要条款等内容。采购文件编制完成后，须经过法务、技术专家等相关部门审核，确保其合法合规、表述清晰、无歧视性条款。4.3采购信息发布采用公开招标、邀请招标等方式的，应在国家指定的媒介或医院官方渠道发布采购信息公告，确保信息公开透明。4.4供应商邀请与资格审查根据采购方式，邀请符合条件的供应商参与。对供应商的资格进行审查，审查内容包括营业执照、生产/经营许可证、相关资质认证、财务状况、业绩、信誉等，确保其具备履约能力。4.5开评标/谈判/询价过程管理严格按照采购文件规定的时间、地点及程序组织开标、评标（或谈判、询价）。评标委员会（或谈判小组、询价小组）应由医院内部相关专业人员及外部专家组成（如需）。评标过程应独立、客观、公正，严格按照评标标准进行打分或评议。做好采购过程的记录与存档工作。4.6采购结果确定与公示根据评标委员会（或谈判小组、询价小组）的评审结果，确定中标（成交）供应商，并按规定进行公示。公示期内如收到异议，应依法依规进行处理。4.7合同签订公示无异议后，采购管理部门应在规定时间内与中标（成交）供应商签订书面采购合同。合同内容应与采购文件、中标（成交）供应商的响应文件及谈判记录等保持一致，明确物资名称、规格、数量、价格、质量标准、交付时间、交付地点、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等关键条款。合同签订前须经过法务审核。第五章验收与入库管理5.1到货通知与准备供应商按合同约定送货时，应提前通知采购管理部门及使用科室。相关部门应做好验收准备工作，明确验收人员、验收标准及所需工具。5.2验收实施外观检查：检查物资包装是否完好，有无破损、受潮，标识是否清晰完整，与合同约定是否一致。数量清点：核对到货数量与合同及送货单是否相符。质量与规格检验：对照合同约定的质量标准、技术参数进行检验。必要时，可进行抽样送检或聘请第三方机构进行检测。大型医疗设备等还需进行安装调试和技术验收。资料核查：核查产品合格证、检验报告、使用说明书、保修卡等相关资料是否齐全。5.3验收记录与确认验收完成后，由验收人员（通常包括使用科室、采购管理部门、库房管理人员）共同签署《物资验收单》，明确验收结论（合格/不合格）。对验收合格的物资，办理入库手续；对不合格物资，应注明原因，由采购管理部门负责与供应商协商处理（退换货、索赔等）。5.4入库管理库房管理人员根据合格的《物资验收单》及送货单，办理入库登记手续，录入库存管理系统，妥善保管。第六章付款结算管理6.1发票审核供应商按合同约定提供合法有效的发票，财务部门及采购管理部门对发票的真实性、合规性及与合同、验收单的一致性进行审核。6.2付款申请与审批采购管理部门根据合同约定、验收合格证明及审核无误的发票，提交付款申请，按医院财务审批流程逐级审批。6.3资金支付财务部门根据审批通过的付款申请，按照合同约定的付款方式和期限办理资金支付手续。第七章供应商管理7.1供应商准入建立供应商准入制度，对潜在供应商进行资格审查、实地考察（必要时），符合条件的纳入医院合格供应商库。7.2供应商信息维护对合格供应商的基本信息、资质文件、产品目录、合作历史、履约情况等进行动态管理和更新。7.3供应商评估与考核定期（如每半年或每年）对供应商的履约能力、产品质量、价格水平、售后服务、商业信誉等进行综合评估与考核，评估结果作为后续合作的重要依据。7.4供应商淘汰与黑名单对评估不合格、出现严重违约或不良行为的供应商，应及时暂停或终止合作，情节严重的纳入医院采购黑名单。第八章监督与改进8.1内部监督医院纪检监察部门、审计部门应对物资采购全过程进行监督检查，确保采购活动合法合规、廉洁高效。8.2采购档案管理采购管理部门应将采购需求、计划、招标文件、投标文件、评标报告、合同、验收单、发票、付款凭证等所有采购过程资料整理归档，确保档案的完整性、规范性和可追溯性。档案保存期限应符合国家相关规定。8.3绩效评估与持续改进定期对采购管理工作进行绩效评估，分析存在的问题与不足，不断优化采购流程，改进管理方法，提高采购效率和效益。鼓励采购人员学习专业知识，提升业务能力。第九章附则9.1保密要求采购人员及相关参与人员应对采购过程中的涉密信息（如供应商报价、评标细节等）严格保密。9.2责任追究对于在采购过程中违反本规范