业务合同审查与签署标准化流程

业务合同审查与签署标准化流程工具模板一、适用范围与典型场景本流程适用于企业各类业务合同的审查、谈判与签署管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等类型。典型场景包括：与供应商/采购方签订合作框架协议及具体订单；与客户提供服务或产品时明确权利义务；与合作伙伴开展项目联合开发或资源整合；涉及金额较大、履行周期较长或法律风险较高的业务合作。二、标准化操作流程阶段一：合同准备与需求确认业务需求发起业务部门根据合作需求，明确合同主体（对方公司名称、统一社会信用代码）、合作内容（服务/产品规格、数量、交付标准）、核心条款（金额、支付方式、履行期限、违约责任等），填写《合同需求申请表》（见表1）。需求经部门负责人*审批通过后，提交至法务部门。合同模板选择与起草优先使用企业标准化合同模板（如采购模板、销售模板、服务模板），保证条款合规性。无标准化模板时，由法务部门根据业务需求起草合同，或参考行业惯例拟定，重点突出双方权利义务、保密条款、争议解决方式等核心内容。阶段二：合同审查与风险把控多维度审查法律审查：法务专员*重点审查合同主体资格（是否为合法存续企业、法定代表人授权情况）、条款合法性（是否符合法律法规及行业监管要求）、违约责任明确性、争议解决方式（约定管辖法院/仲裁机构）等，出具《合同审查意见表》（见表2）。业务审查：业务负责人*审查合作内容是否与业务需求一致，交付标准、验收流程是否可执行，金额、支付方式是否符合公司财务制度。财务审查：财务专员*审查合同金额准确性、付款条件与公司现金流匹配度、税费承担方式、发票类型（如需）等，保证财务风险可控。审查意见反馈与修订审查部门需在2个工作日内反馈审查意见，明确“修改项”“建议项”“禁止项”。业务部门根据意见组织修订，涉及重大条款变更（如金额、履行期限、违约责任）需与对方沟通协商，修订后重新提交审查，直至所有部门无异议。阶段三：合同谈判与最终确认谈判组织与记录由业务负责人牵头，法务专员、技术/产品负责人（如需）参与与对方的谈判，重点就审查中提出的争议条款（如付款节点、违约金比例、保密范围）进行协商。谈判过程中形成《谈判修订记录表》（见表3），明确原条款、修订后条款及双方达成一致的依据。最终文本确认谈判达成一致后，法务部门根据谈判结果形成合同最终版，由双方授权代表（需提供法定代表人授权委托书，见表4）签字确认，保证文本与谈判结果完全一致，无歧义条款。阶段四：合同签署与生效签署方式与流程电子签署：通过企业指定的电子签约平台（如e签宝、法大大）完成签署，保证签署人身份真实、文件不可篡改，签署后自动归档至内部系统。纸质签署：打印合同文本一式X份（根据份数需求确定），双方授权代表签字并加盖公司公章（或合同专用章），骑缝章（多页合同需加盖）。签署生效与分发合同自双方签字盖章之日起生效（或约定具体生效条件）。行政专员*负责签署后合同文本的分发：原件1份归档至法务部门，复印件分至业务部门、财务部门，电子版同步至合同管理系统。阶段五：合同履行与归档管理履行跟踪业务部门负责合同履行过程中的进度跟踪（如交付节点、验收情况），及时记录履行情况，若发觉对方违约或可能无法履行，需第一时间上报部门负责人*及法务部门。归档与查询合同履行完毕或终止后，法务部门牵头整理合同文本、附件、修订记录、签署文件等资料，形成完整合同档案，按“合同编号-年份-类型”规则编号，归档期限不少于合同履行期结束后5年。建立合同台账（见表5），记录合同基本信息、履行状态、归档情况，支持按需查询。三、关键流程表单模板表1：合同需求申请表项目内容说明合同名称如“项目采购合同”“年度服务合作协议”需求部门业务负责人*合作方信息公司名称、统一社会信用代码、联系人、联系方式（非隐私信息，如办公电话）合作内容服务/产品名称、规格、数量、交付时间、地点等核心条款金额（大写/小写）、支付方式（如分期/一次性）、验收标准、违约责任等附件清单如技术参数表、报价单、对方资质证明等部门负责人审批*提交日期表2：合同审查意见表审查部门审查人*审查日期审查类型□法律□业务□财务□其他审查意见（分点列出，明确条款位置及修改建议，如“第3.2条：建议增加‘逾期交付超过15天，甲方可单方解除合同’”）修改结果确认□已修改□未修改（说明原因）审查人签字*表3：谈判修订记录表合同名称谈判时间谈判地点/方式我方参与人员业务负责人、法务专员等对方参与人员修订条款原条款内容：修订后条款内容：达成依据（如“根据行业惯例”“双方协商一致”）双方确认签字我方：_________________对方：_________________表4：法定代表人授权委托书授权人信息公司名称：统一社会信用代码：法定代表人：受托人信息姓名：*职务：联系方式（办公）：授权事项□签订合同□谈判□盖章□其他（注明具体事项）授权期限自_年_月_日至_年__月__日附件受托人证件号码复印件（加盖公司公章）声明本授权委托书不得转委托，授权期限届满自动失效。授权人签字*（公司盖章）表5：合同台账合同编号合同名称签订日期合作方合同金额履行期限履行状态（□进行中□已完成□终止）归档情况责任部门四、执行要点与风险提示1.合同主体审查需核实合作方营业执照、法定代表人证件号码明，保证签约主体为合法存续企业，避免与分公司或无授权部门签约（需提供总公司授权书）。禁止与被列入经营异常名录、严重违法失信名单的企业合作，可通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道查询（非隐私信息，仅限公开查询）。2.核心条款明确性金额、数量、履行期限等需明确具体，避免使用“大概”“左右”等模糊表述；违约责任需量化（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”），避免“承担相应责任”等笼统条款。保密条款需明保证密范围、期限及违约责任，商业秘密需界定清晰（如技术资料、客户信息）。3.签署流程规范纸质合同需保证签字笔迹清晰、公章完整（公章需与合同主体名称一致），骑缝章覆盖所有页面，防止拆换；电子签署需使用企业认证平台，保证签署人身份真实及文件法律效力。4.履行风险监控业务部门需定期跟踪合同履行情况，若对方出现违约（如延迟交付、质量不达标），需在3个工作日内收集证据（如验收报告、沟