业务谈判流程及合同审批模板

业务谈判流程及合同审批通用工具模板一、适用业务场景二、全流程操作步骤（一）谈判前：目标与准备阶段明确谈判核心目标业务部门根据合作需求（如降低成本、拓展市场、技术互补等），确定谈判主题（如“XX设备采购谈判”“XX区域经销协议洽谈”）。列出核心诉求清单（如价格、交付周期、质量标准、违约责任等）及底线条款（如最低采购量、最晚交付时间、不可让步的法律条款）。调研对方背景与市场信息收集合作方主体资格信息（如营业执照、行业资质、过往合作案例），评估其履约能力与信誉度。分析同类产品/服务的市场价格、行业惯例及竞争对手情况，制定价格谈判区间与策略。组建谈判团队与分工团队至少包含：业务负责人（主导谈判）、法务专员（审核法律条款）、财务专员（成本与支付条款）、技术专家（产品/服务标准确认）。明确各成员职责（如业务负责人把控节奏，法务专员关注条款合法性，财务专员核算成本效益）。准备谈判资料与方案整理内部需求文档（如采购规格书、服务说明书）、我方优势资料（如技术专利、市场份额数据）。制定多套谈判方案（如理想方案、折中方案、底线方案），预设对方可能提出的问题及应对策略。（二）谈判中：沟通与共识阶段开场与议题确认谈判开始前，双方介绍参与人员，明确谈判议程与时间安排。重申我方合作意愿，强调互利共赢原则，营造友好谈判氛围。议题逐项沟通按优先级讨论核心条款（如价格、交付、质量、付款方式），先达成共识项，再聚焦分歧点。数据化呈现我方方案（如“根据行业数据，当前XX材料市场价格区间为XX-XX元，我方报价XX元已包含XX增值服务”），增强说服力。僵局处理与让步策略针对分歧点，引导对方说明诉求，寻找共同利益点（如“若贵方能缩短交付周期，我方可适当提高预付比例”）。让步需有条件、有节奏，避免一次性让步到底，保留后续协商空间。形成初步共识谈判结束前，总结双方达成一致的条款，明确未决问题及后续解决时间节点。形成《谈判会议纪要》，由双方参会人员签字确认，作为后续合同起草的依据。（三）谈判后：合同起草与内部审批合同文本起草业务部门根据《谈判会议纪要》，使用企业标准合同模板起草合同文本，重点明确：双方主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人）；合作内容（产品/服务规格、数量、价格及调整机制）；权利义务（交付时间、验收标准、付款方式与节点）；违约责任（违约情形、赔偿计算方式、合同解除条件）；保密条款、争议解决方式（如仲裁或诉讼管辖地）等。内部多部门审核业务部门：核对合作内容与谈判共识一致，保证需求满足。法务部门：审核条款合法性、合规性，排查法律风险（如格式条款无效、知识产权归属模糊）。财务部门：确认付款方式、税务处理、成本预算符合公司财务制度。风控部门（如有）：评估履约风险（如对方资质过期、履约能力不足），提出风险应对建议。审批权限与流程根据合同金额与重要性，分级审批：金额≤10万元：业务部门负责人+法务专员审批；10万元＜金额≤50万元：业务部门负责人+法务专员+财务经理审批；金额＞50万元：需提交总经理办公会审批，重大合同（如战略级合作）需经董事会审批。审批通过后，形成《合同审批表》，由各审批人签字确认。（四）合同签署与履约管理最终文本确认与签署法务部门根据审批意见修改合同文本，最终版本由双方确认（如需纸质版，一式X份，双方各执X份；电子版需加盖电子公章）。签署人需为法定代表人或授权代表（需提供授权委托书），签署时加盖合同专用章。合同归档与交底合同签署后，原件由行政部统一归档，电子版同步存档至公司合同管理系统。业务部门向履约团队（如采购部、项目部）进行合同交底，明确关键条款（如交付节点、验收标准）及责任人。履约跟踪与问题处理履约过程中，业务部门按合同约定跟踪进度（如生产进度、服务实施情况），定期填写《履约跟踪记录表》。出现违约情况（如延迟交付、质量不达标），及时收集证据（如照片、沟通记录），按合同约定发函催告，必要时启动法律程序。三、关键环节模板工具（一）业务谈判准备表谈判主题谈判目标（例：采购XX设备，单价≤XX元，30日内交付）对方主体信息名称：XX公司；统一社会信用代码：XXX；联系人：*先生/女士我方谈判团队负责人：（业务经理）；法务：专员；财务：*经理核心诉求清单1.价格≤XX元/台；2.质保期≥2年；3.付款方式为30%预付，70%验收后付风险预估对方近期产能紧张，可能无法满足30日交付；需确认其生产许可证有效性备选方案若价格谈不拢，可延长付款周期至60天，维持单价不变（二）谈判会议纪要表会议时间2024年X月X日14:00-17:00会议地点公司3楼会议室参与人员我方：（业务经理）、（法务专员）；对方：（销售总监）、（法务经理）议题讨论要点1.价格：我方报价XX元/台，对方坚持XX元/台，最终同意XX元/台（含基础培训）；2.交付：对方承诺25日内交付，我方接受；3.付款：对方要求50%预付，我方坚持30%，最终达成30%预付，70%验收后30日内付共识事项1.单价XX元/台，数量10台，总价XX元；2.交付时间：2024年X月X日前；3.质保期：2年，自验收合格日起未决问题违约责任中“逾期交付每日违约金比例”需双方法务进一步沟通下一步行动我方法务于3个工作日内拟定违约条款，邮件反馈对方确认（三）合同审批流转表合同名称XX设备采购合同合同编号CG-2024-XXX对方主体XX科技有限公司合同金额XX万元核心条款摘要1.交付时间：2024年X月X日前；2.付款方式：30%预付，70%验收后付；3.违约责任：逾期交付按日0.05%支付违约金审批部门/人业务部门：经理（已通过，2024.5.10）；法务部：专员（已通过，2024.5.11）；财务部：经理（已通过，2024.5.12）；总经理：总（已审批，2024.5.13）审批意见法务意见：违约金比例合理，争议解决约定为诉讼，由公司所在地法院管辖审批状态已通过，可签署（四）履约跟踪记录表合同编号CG-2024-XXX履约阶段生产进度跟踪关键节点2024年X月X日完成生产，X月X日发货完成情况已于2024年X月X日完成生产，物流单号：XXX存在问题对方反馈运输途中设备外壳轻微划伤，需我方确认是否影响验收责任部门/人业务部：经理；采购部：专员处理结果已联系物流公司拍照取证，判定为轻微外观问题，不影响功能，对方同意收货四、使用要点与风险提示谈判前核查对方资质务必核实合作方的营业执照、行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证）、涉诉情况等，避免与失信主体或无资质主体合作，可通过“国家企业信用信息公示系统”公开渠道查询。合同条款避免模糊表述避免使用“尽快”“合理期限内”等模糊词汇，需明确具体时间（如“乙方应在甲方支付预付款后15日内交付”）；质量标准需引用国家标准或行业标准（如“符合GB/T19001-2016标准”）。审批流程严格按权限执行严禁跳越审批环节或先签后批，重大合同需提前邀请法务、风控部门参与谈判，避免条款漏洞；审批人需对审批意见负责，不得盲目签字。谈判共识及时书面化口头达成的共识需在《谈判会议纪要》中明确，避免后续争议；合同文本需与《会议纪要》一致，若对方提出修改，需重新评估风险并补充审