会议费用报销标准明细及审批流程

会议费用报销标准明细及审批流程一、前言为进一步规范公司会议费用管理，明确报销标准，优化审批流程，确保会议经费的合理、合规使用，控制成本支出，提高资金使用效益，特制定本标准明细及审批流程。本规定适用于公司及各部门组织或参与的各类境内会议活动。所有与会人员及费用报销经办人均须严格遵守本规定。二、会议费用报销标准明细会议费用是指因召开会议所发生的一切合理费用，主要包括会议场地费、住宿费、餐饮费、交通费、会议资料费、以及其他必要的杂项支出。各项费用报销应坚持勤俭节约、实事求是的原则，严格控制在标准范围内。（一）会议场地费1.定义：指为召开会议而租赁的会议室、会场及相关配套设施的费用。2.标准：应优先选择公司内部会议室。确需租赁外部场地的，需根据会议规模、性质及预计参会人数，选择价格合理、交通便利的场地。场地租赁费用标准需结合市场行情，并参照公司年度预算执行，原则上不超过经审批的会议预算额度。（二）住宿费1.定义：指因会议需要，安排参会人员（含外地参会人员及特邀嘉宾）在会议期间的住宿费用。2.标准：参会人员的住宿费标准参照公司现行差旅费用报销标准中对应级别人员的住宿标准执行。原则上，同性参会人员两人一间标准间，特殊情况需单间住宿的，需事先获得分管领导批准。（三）餐饮费1.定义：指会议期间为参会人员提供的工作餐、茶歇等费用。2.标准：会议餐饮应遵循节俭原则，严格控制人均标准。工作餐及茶歇费用应制定合理的人均标准，具体标准可根据会议所在地消费水平及会议性质，由会议组织部门提出建议，报分管领导审批后执行。不得超标准安排餐饮，严禁铺张浪费及公款吃喝。（四）交通费1.定义：包括会议期间参会人员的市内交通补贴、以及必要的会场与住宿地点之间的往返交通费用。不含参会人员从其常驻地到会议举办地的往返长途交通费用（该部分费用按公司差旅规定执行）。2.标准：市内交通补贴可参照公司差旅标准中市内交通补贴标准执行，或采用实报实销方式，但需提供合规票据，并确保费用的合理性与必要性。（五）会议资料费1.定义：指为会议制作的必要资料、文件、证件、纪念品等所发生的费用。2.标准：会议资料应简洁实用，避免奢华。资料费预算需经审批，报销时需提供明细清单。严禁购买与会议内容无关的高档礼品、纪念品。（六）其他费用1.定义：指除上述费用外，与会议直接相关的、必要的杂项支出，如会议期间的设备租赁、同声传译、专家咨询费等。2.标准：此类费用需在会议预算中单独列明，说明用途及预估金额，经严格审批后方可发生。报销时需提供充分的证明材料。三、会议费用审批流程会议费用的报销遵循“事前申请、事中控制、事后审核”的原则，具体流程如下：（一）会议预算及申请审批1.会议立项与预算编制：会议组织部门（或经办人）应在会议召开前，根据会议的目的、性质、规模、预计参会人数等，编制《会议费用预算申请表》，详细列明各项预计费用。2.逐级审批：《会议费用预算申请表》经部门负责人审核后，按公司授权审批权限，报请分管领导及财务负责人审批。对于金额较大或特殊类型的会议，还需报请公司主要领导审批。未履行事前预算审批程序的会议，其费用原则上不予报销。（二）费用发生与票据收集1.费用发生：会议组织部门（或经办人）应严格按照经审批的预算执行，控制各项费用支出，不得超预算、超标准开支。2.票据收集：经办人在会议期间及结束后，应及时、完整地收集各项费用的合法、合规原始凭证（如发票、行程单、付款凭证等）。票据应真实反映经济业务内容，要素齐全（包括开票日期、单位名称、品名或服务内容、数量、单价、金额、开票单位发票专用章等）。（三）报销申请与部门审核1.填写报销单：会议结束后，经办人应在规定时限内（通常为会议结束后若干个工作日内），填写《费用报销单》，并将《会议费用预算申请表》、审批件、会议通知、参会人员签到表（如有）、各项费用原始票据及明细清单等，按要求整理粘贴，作为报销附件。2.部门负责人审核：经办人将填写完整的《费用报销单》及附件提交部门负责人审核。部门负责人应对费用发生的真实性、必要性、合规性以及票据的完整性进行审核。（四）财务部门审核1.单据初审：财务部门收到报销单据后，由会计人员对单据的完整性、票据的合规性、报销金额与预算的符合性、费用标准的执行情况等进行专业审核。2.沟通与调整：对审核中发现的问题，如票据不合规、超预算、超标准等，财务部门应及时与经办人沟通，要求其补充说明或进行调整。（五）领导审批财务审核通过后，《费用报销单》按公司授权审批权限，报请分管领导、财务负责人及公司主要领导（如需）进行最终审批。（六）付款与账务处理1.付款：经最终审批通过的报销单据，由财务部门根据公司资金支付管理规定，安排付款。通常以银行转账方式支付给经办人或供应商。2.账务处理：财务部门完成付款后，进行相应的账务处理。四、附则1.票据要求：所有报销票据必须是国家税务部门认可的合法有效凭证。遗失票据需提供相关证明，并经部门负责人及财务负责人批准后方可酌情处理，具体参照公司票据管理规定。2.责任追究：对于虚报、冒领、挪用会议费用，或在报销过程中提供虚假票据、信息的行为，公司将依据相关规定追究经办人及相关审批人员的责任。3.动态调整：本标准及流程将根据国家相关政策法规变化及公司经营管理