行政人员行为规范及管理手册

行政人员日常行为规范及管理手册前言本手册旨在规范行政人员日常工作行为，提升行政服务效率与质量，保证各项工作有序开展。手册适用于公司全体行政人员，涵盖日常办公、事务处理、沟通协作等场景，为行政工作提供标准化指引。行政人员应严格遵守本手册规范，以“严谨、高效、服务、担当”为准则，保障公司行政体系顺畅运行。一、总则（一）基本原则服务导向：以服务公司各部门及员工为核心，主动响应需求，提供精准支持。严谨细致：注重工作细节，保证数据准确、流程规范，避免疏漏。廉洁自律：坚守职业操守，不利用职务之便谋取私利，维护公司利益。团结协作：加强跨部门沟通，积极配合团队工作，营造和谐工作氛围。（二）适用范围本手册适用于公司行政部全体人员，包括行政专员、行政主管、后勤保障岗等，涵盖日常办公、物资管理、会务组织、访客接待等各项工作场景。二、日常行为规范（一）职业形象与礼仪规范仪容仪表：着装整洁得体，符合职场环境（如商务休闲装或工服，按公司规定执行）。保持个人卫生，发型整齐，男性不留长发、胡须，女性妆容淡雅。办公礼仪：遵守工作时间，不迟到、早退，因事需提前向部门负责人*请假并报备。办公室内保持安静，不大声喧哗、闲聊，避免影响他人工作。接听电话时，主动问候“您好，行政部*”，语气温和，耐心解答；如需转接，确认对方需求后准确转达。沟通礼仪：与同事沟通时，尊重对方意见，使用“请、谢谢、麻烦您”等礼貌用语。对外沟通（如对接供应商、访客）时，保持专业态度，不随意承诺超出职权范围的事项。（二）办公事务处理规范办公环境管理：每日上班前10分钟整理个人工位，保持桌面整洁，文件、物品摆放有序。定期打扫办公区域（每周至少一次），保证地面、桌面无灰尘、杂物，公共区域（如会议室、茶水间）使用后及时恢复原状。文件与资料管理：收到文件后，及时分类登记（如“待办”“已办”“归档”），按紧急程度处理，重要文件需加密存储。传阅文件时，明确传阅范围和时限，跟踪传阅进度，保证不遗漏；涉密文件按公司保密制度执行，严禁私自复制、外传。归档文件时，按年度、类别整理，标注清晰，建立电子与纸质档案双备份，便于查阅。办公设备与物资管理：爱护办公设备（电脑、打印机、复印机等），规范操作，设备故障时及时联系IT支持并报备部门负责人*。定期检查办公物资（如文具、耗材）库存，低于安全库存时及时提交申领计划，避免影响使用。（三）会议与活动组织规范会议筹备：接到会议需求后，明确会议主题、时间、地点、参会人员及议程，提前1-3天发出会议通知（通过邮件或内部系统）。准备会议物资：投影设备、麦克风、文具、饮用水、会议资料等，提前30分钟调试设备，保证正常运行。会议服务：参会人员入场时，引导签到，发放资料；会议期间，全程在场服务，及时添加饮用水、处理临时需求。做好会议记录，重点记录决议事项、责任人及完成时限，会后24小时内整理会议纪要，经部门负责人*审核后分发参会人员。活动组织：公司活动（如年会、团建、培训）前，制定详细方案（含流程、预算、分工），报领导审批后执行。活动过程中，协调各方资源，保证流程顺畅；活动后收集反馈，总结经验，提交活动报告。（四）访客接待与对外联络规范访客接待：提前确认访客信息（姓名、单位、来访事由、对接人），预约到访时间。访客抵达时，主动上前问候，引导至接待区或会议室；需等候时，提供饮用水、公司宣传资料等。对接人到达后，简要说明访客需求，如需陪同，应全程协助；访客离开时，礼貌送别，目送其离开公司区域。对外联络：与供应商、合作方沟通时，明确需求（如物资采购、服务对接），确认双方权责，重要事项以书面形式（如邮件、合同）留存。定期维护合作关系，及时反馈合作进展，处理合作中出现的问题，保证服务稳定。三、日常管理流程与操作指引（一）办公用品申领流程适用场景：部门或个人日常办公物资（如笔、纸、文件夹、墨盒等）不足时需申领。操作步骤：提交申请：登录公司OA系统，填写《办公用品申领表》（见表1），注明申领物品名称、规格型号、单位、申领数量、用途及申领人信息。部门审核：申领人直属部门负责人*在OA系统中审批，确认申领合理性与必要性。行政复核：行政专员*收到申请后，核对库存情况：若库存充足，直接进入发放环节；若库存不足，提交采购申请，按采购流程补充物资。发放登记：物资发放时，申领人与行政专员*共同核对物品名称、数量，在《办公用品发放登记表》（见表2）中签字确认，保证账实相符。注意事项：申领物品需符合实际工作需求，避免过度申领造成浪费。急用物资可先通过电话/口头向行政专员*说明，后补系统申请，保证不影响工作。（二）会议室预订与管理流程适用场景：部门或个人需使用会议室召开会议、组织培训等活动时。操作步骤：查询与预订：通过公司会议室预订系统（或联系行政专员*）查询会议室可用情况，填写《会议室使用申请表》（见表3），注明会议名称、时间、时长、参会人数、所需设备（如投影、白板）及申请人信息。审批确认：行政专员*在1个工作小时内审核申请，确认会议室可用性后回复申请人；如遇冲突，协调调整时间或更换会议室。使用准备：会议开始前30分钟，行政专员*或申请人进入会议室，开启设备、调试音视频、摆放座椅、准备饮用水等。使用与归还：会议结束后，申请人清理会议室（带走个人物品、关闭设备、整理桌椅），在《会议室使用登记表》（见表4）中签字确认使用情况。注意事项：会议室使用需遵守“先申请、后使用”原则，不得擅自占用。如需延长使用时间，需提前2小时联系行政专员*确认，避免影响后续预订。（三）文件归档管理流程适用场景：行政工作中形成的各类文件（如会议纪要、合同、制度、报表等）需长期保存时。操作步骤：文件分类：按文件类型（如行政类、后勤类、会议类）、年度、月份进行分类，标注类别编号（如“XZ-2024-01”代表行政类2024年1月文件）。整理排序：每类文件按形成时间顺序排序，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，对破损文件进行修补。登记与归档：填写《文件归档清单》（见表5），注明文件编号、名称、页数、形成日期、密级及归档人，将清单与文件一并存入档案盒，标注档案盒名称及编号。保管与查阅：档案盒存放于指定文件柜，按类别顺序排列；电子档案同步存储至公司服务器加密文件夹，查阅需经部门负责人*批准，登记《文件查阅登记表》（见表6）。注意事项：涉密文件单独存放，严格执行保密制度，严禁非授权查阅。定期（每半年）检查档案存放环境，防潮、防火、防虫，保证文件安全。四、常用模板表格表1：办公用品申领表申领日期申领部门申领人联系方式序号物品名称规格型号单位12审批人（部门负责人*）审批日期行政专员*审核表2：办公用品发放登记表发放日期物品名称规格型号单位发放数量申领人签字经办人（行政专员*）备注：发放时需核对申领表与库存，保证一致表3：会议室使用申请表申请日期申请部门申请人联系方式会议名称会议时间开始时间结束时间参会人数所需设备□投影□白板□麦克风□其他：________会议内容审批人（部门负责人*）审批日期表4：会议室使用登记表使用日期会议室名称使用部门申请人使用时间开始时间结束时间设备使用情况□正常□故障（故障说明：________________）卫生情况□整洁□需清理（清理事项：________________）申请人签字经办人签字表5：文件归档清单归档日期归档部门归档人档案编号序号文件编号文件名称页数12审核人（部门负责人*）表6：文件查阅登记表查阅日期文件编号文件名称查阅人所属部门查阅用途批准人（部门负责人*）归还日期查阅人签字备注：涉密文件需额外注明保密级别五、规范执行与监督（一）培训与学习行政部每季度组织一次规范培训，内容包括手册更新内容、典型案例分析、实操技能演练等，保证行政人员熟悉并掌握规范要求。新入职行政人员需完成手册培训并通过考核后方可上岗。（二）日常监督与检查部门负责人*每周至少抽查一次行政人员规范执行情况（如办公环境整理、文件归档、流程合规性等），填写《行政工作检查表》（见表7），对发觉的问题及时指出并督促整改。（三）反馈与改进行政人员对规范执行中存在的问题或优化建议，可通过OA系统“意见反馈”模块或直接向部门负责人*提出，行政部定期汇总分析，修订完善手册内容，保证规范的科学性与实用性。六、附则本手册由