组织信息披露系统标准化文档

组织内部信息披露系统标准化文档一、适用范围与典型应用场景本标准化文档适用于各类组织（企业、事业单位、社会团体等）内部信息披露工作的全流程规范，旨在保证信息披露的合规性、准确性和及时性。典型应用场景包括：定期信息披露：如月度经营数据、季度财务报表、年度工作总结等常规信息的内部公开；重大事项即时披露：如组织架构调整、重要人事变动、重大业务合作、突发风险事件等需及时同步的信息；合规审计支持：为内部审计、外部监管检查提供标准化的信息披露材料及流程记录；跨部门信息共享：涉及多部门协作的项目进展、资源分配等信息的规范化传递与存档。二、标准化操作流程详解（一）信息收集与初步整理明确信息披露需求信息披露发起部门（如综合管理部、财务部、业务部门等）需根据组织规定或实际工作需要，确定披露信息的具体内容、范围及目标受众（如全体员工、特定部门、管理层等）。示例：财务部需于每月5日前完成上月财务数据整理，准备向管理层披露《月度财务简报》。收集原始信息材料发起部门需从权威信源收集信息，保证材料真实、完整。如涉及数据需附统计依据（如业务系统导出报表、会议纪要、审批文件等），涉及文字性内容需经相关负责人确认。注意：原始材料需注明来源（如“数据来源：业务系统2023年X月X日导出记录”），并加盖部门公章或由经办人签字。信息初步整理与分类对收集到的材料进行筛选、核对，剔除冗余或无效信息，按信息类型（如财务类、人事类、业务类、风险类等）分类整理，形成初步披露文稿。（二）信息审核与合规校验部门内部初审初步披露文稿由发起部门负责人进行审核，重点核对信息准确性、完整性及与部门职责的匹配性，确认无误后签字。示例：业务部门提交的“季度项目进展报告”，需由部门负责人*某某审核项目目标完成度、数据逻辑是否合理。跨部门会签（如需）若信息披露内容涉及其他部门职责（如人事变动需经人力资源部确认，财务数据需经财务部复核），则发起部门需将文稿分送相关部门会签，保证信息无争议。流程：发起部门提交会签申请→相关部门在2个工作日内反馈意见→发起部门汇总意见修改文稿。合规性与保密性审核综合管理部（或指定合规部门）对文稿进行合规性审核，检查是否符合《信息披露管理办法》《保密管理规定》等制度要求，是否涉及未公开敏感信息（如商业秘密、个人隐私等）。审核通过后，由合规负责人签字确认；若存在合规风险，需反馈发起部门修改，直至符合要求。（三）系统录入与发布登录信息披露系统发起部门指定专人（如信息披露专员）登录组织内部信息披露系统（如OA系统、专用信息平台），使用分配的账号密码进入“信息披露管理”模块。创建信息披露条目“新增披露信息”，填写以下必填字段：信息简洁明确，如“2023年第三季度公司经营数据摘要”；信息类型：从下拉菜单选择（如“财务类”“人事类”“重大事项类”）；披露范围：勾选受众（如“全体员工”“中层以上管理者”）；附件：审核通过的原始材料（PDF/Word/Excel格式，单个文件不超过10MB）；发布有效期：明确信息公开的起止时间（如“长期有效”或“2023年X月X日至X月X日”）。提交发布申请填写完成后，“提交”，系统自动将信息流转至指定审批人（如综合管理部负责人、分管领导）。审批人通过系统审核后，信息进入待发布队列。正式发布与通知系统管理员根据审批结果，对通过审核的信息进行发布，并同步通过系统消息、内部公告栏、部门邮件等方式向目标受众推送通知。注意：发布后不得随意修改，确需修改的需重新履行审核流程。（四）信息归档与反馈处理电子归档信息发布后，系统自动将披露文稿、审核记录、附件等材料归档至“信息披露档案库”，按“年度-信息类型-发布日期”规则分类存储，保存期限不少于3年（或根据组织规定延长）。纸质归档（如需）涉及重要事项（如重大决策、人事任免）的信息披露材料，需打印纸质版，由发起部门、审核部门、合规部门负责人签字确认后，交档案室统一存档。反馈收集与处理信息发布后，系统开放反馈渠道（如评论区、意见反馈表），受众可对信息内容提出疑问或建议。发起部门需指定专人负责每日查看反馈，对合理疑问应在3个工作日内通过系统或书面形式回复；对需优化披露内容的建议，汇总后报综合管理部评估改进。三、核心表格模板及填写说明（一）信息披露申请表字段名称填写要求示例信息标题简洁明了，不超过30字“2023年10月员工考勤数据公示”信息类型从“财务类、人事类、业务类、风险类、其他”中选择“人事类”发起部门填写部门全称“人力资源部”联系人及电话填写发起部门负责人的姓名及内部办公电话（电话用分机号代替，如“8888”）“*某某，分机8888”信息摘要（200字内）简述核心内容，包括时间、数据、事件等关键要素“2023年10月全公司应出勤1500人次，实际出勤1450人次，出勤率96.7%”附件清单列出所有文件的名称及格式“1.10月考勤统计表.xlsx；2.考勤说明.pdf”披露范围勾选“全体员工/中层以上管理者/特定部门/其他”，并注明“其他”的具体对象“勾选‘全体员工’”发布有效期填写“长期有效”或具体起止日期“2023年11月1日至11月30日”部门负责人签字手写签字，注明日期“*某某，2023年10月25日”（二）信息审核记录表审核环节审核人审核意见审核结果审核日期部门初审*某某（财务部负责人）数据核对无误，与上月趋势一致，同意提交通过2023-10-26跨部门会签（人力资源部）*某某（人力资源部专员）考勤数据与人事系统记录一致，无异议通过2023-10-27合规性审核*某某（综合管理部合规专员）内容符合《信息披露管理办法》，未涉及敏感信息，可发布通过2023-10-28最终审批*某某（分管领导）信息披露及时、准确，同意按计划发布通过2023-10-29（三）信息披露发布登记表发布序号信息标题发布日期发布范围系统/公告位置归档编号备注2023100012023年第三季度财务简报2023-10-30中层以上管理者OA系统“公告栏-财务类”2023财-003长期有效202310002新员工入职培训计划通知2023-11-01全体员工OA系统“人力资源部专栏”2023人-015有效期至11月15日四、操作规范与风险提示信息真实性与准确性披露信息必须基于真实、原始的数据和材料，严禁虚构、篡改或选择性披露关键信息。涉及数据的需注明统计口径，如“数据统计周期：2023年X月1日至X月31日”。保密与脱敏要求严禁披露涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的敏感信息。如确需披露部分数据，应进行脱敏处理（如隐去证件号码号后6位、客户名称用“某客户”代替等）。时限管理定期信息披露需在规定时间内完成（如月度信息次月5日前发布），重大事项应在事件发生后24小时内启动披露流程，保证信息及时传递。权限控制信息披露系统账号实行专人专用，严禁转借或共享。系统管理员需定期核查账号权限，离职人员账号需及时停用。问题反馈与追溯受众对披露信息提出质疑时，发起部门应在3个工作日内响应并说明情况；若发觉已发布信息存在错误，需