行政办公室文档管理规范范本

行政办公室文档管理规范范本第一章总则第一条目的与依据为规范我单位行政办公室文档管理工作，提高文档利用效率，保障文档的真实性、完整性、安全性和可追溯性，依据国家相关法律法规及本单位实际情况，特制定本规范。第二条适用范围本规范适用于本单位行政办公室及各部门在日常工作中形成的各类纸质文档与电子文档的管理。全体员工均应遵守本规范的相关规定。第三条基本原则文档管理遵循以下原则：统一领导、分级负责；规范标准、安全保密；便于利用、服务工作；及时归档、科学保管。第二章组织机构与职责第四条行政办公室职责行政办公室是本单位文档管理的归口管理部门，主要职责包括：（一）贯彻执行国家及上级有关文档管理的法规和制度；（二）制定和完善本单位文档管理规章制度及实施细则；（三）负责本单位各类文档（特别是具有永久和长期保存价值的档案）的集中统一管理，包括接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等工作；（四）指导和监督各部门的文档形成、积累、整理和预归档工作；（五）组织文档管理业务培训，提高员工文档管理意识和技能。第五条各部门职责各部门应指定专人（可兼职）负责本部门日常文档的收集、整理、保管和向行政办公室移交归档工作，并协助行政办公室做好相关文档的利用工作。第六条文档管理员职责（一）严格执行文档管理的各项规章制度；（二）负责文档的日常接收、登记、分类、编目、保管、借阅、归还等工作；（三）维护文档的完整与安全，防止文档损坏、丢失和泄密；（四）定期对所管文档进行清点核对，发现问题及时报告并处理；（五）熟悉所管文档的内容，为查询利用提供高效服务。第三章文档的分类与命名第七条文档分类文档应按照其内容属性、业务范畴及管理需求进行科学分类。一般可分为：（一）行政管理类：包括单位章程、规章制度、工作计划、总结报告、会议纪要、通知通报、请示批复等；（二）业务运营类：包括各类业务合同、协议、项目资料、客户资料、市场调研报告等；（三）人事管理类：包括员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核、薪酬福利等（此类文档通常由人力资源部门专项管理，行政办公室协同）；（四）财务管理类：包括财务报表、会计凭证、税务资料、审计报告等（此类文档通常由财务部门专项管理，行政办公室协同）；（五）外部来文类：包括上级单位、政府部门、合作伙伴等发来的各类文件；（六）其他类：不便归入上述类别的其他有保存价值的文档。各单位可根据自身实际情况，在此基础上细化分类层级。第八条文档命名规则为确保文档的易识别性和可检索性，所有正式文档（尤其是电子文档）应遵循统一的命名规则。命名规则建议包含以下要素（可根据文档重要性和使用频率调整）：（一）部门/类别标识；（二）年份；（三）核心主题/事由；（四）版本号（如适用）；（五）文件类型后缀（如.docx,.pdf,.xlsx）。示例：“行政部-2023-年度工作总结-V1.0.docx”、“市场部-2023-Q3-新产品推广方案.pdf”。命名应简洁明了，避免使用模糊、随意或易产生歧义的词汇。第四章文档的编制与审批第九条文档编制要求编制文档应符合以下基本要求：（一）内容真实、准确、完整，观点明确，逻辑清晰；（二）格式规范，字体、字号、行距等应符合单位统一要求（如有）；（三）语言文字规范、简练，无错别字、语病；（四）涉及数据、图表应核对无误，重要引证应注明出处。第十条文档审批流程各类正式文档（尤其是对外行文、重要制度、合同协议等）应建立规范的审批流程。一般流程为：拟稿人拟稿→部门负责人审核→相关领导审批→编号登记（如需）→印发/归档。具体审批权限和流程由单位根据文档性质和重要程度另行规定。第五章文档的流转与分发第十一条文档流转文档在单位内部流转应办理必要的签收手续，明确流转路径和责任人，确保文档传递及时、准确、安全。涉密或敏感文档的流转应采取加密或专人递送等特殊方式。第十二条文档分发文档分发应严格控制范围，遵循“按需分发”原则。正式文件的分发应编制分发清单，注明分发单位/人员、份数、日期等。电子文档的分发应注意权限设置和病毒防护。第六章文档的归档与保管第十三条归档范围凡是本单位在各项工作活动中形成的，具有查考利用价值的各类文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属归档范围。第十四条归档时间（一）日常办公文件：一般应在办理完毕后的当月或当季度内整理归档；（二）年度性文档：如年度计划、总结、报告等，应在次年第一季度内完成归档；（三）项目性文档：应在项目完成验收后一个月内完成归档；（四）特殊性文档：如会议文件、重大活动文件等，应在会议或活动结束后一周内完成初步整理，并在一个月内完成正式归档。第十五条归档要求（一）归档的文档必须是办理完毕的正式文本，手续齐全，内容真实准确；（二）纸质文档应字迹清晰、纸张优良，破损或不符合要求的应进行修补或复制；（三）电子文档应确保其真实性、完整性和可读性，重要电子文档应同时备份纸质版本或采用不可修改的格式（如PDF）；（四）归档文档应按照本规范第三章的要求进行分类、整理、编目，并填写《文档归档登记表》。第十六条纸质文档保管（一）纸质文档应存放在专用的文件柜或档案室，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件；（二）文件柜应科学排列，贴有明显的类别标识，便于查找；（三）不同密级的文档应分柜存放，严格执行保密规定；（四）定期对纸质文档进行检查、清点和维护，发现问题及时处理。第十七条电子文档保管（一）电子文档应存储在单位指定的服务器、共享驱动器或安全的云存储平台，严禁私自存储在个人电脑或外部存储介质中（工作需要且经批准的除外）；（二）建立电子文档目录结构，与纸质文档分类体系保持一致或对应；（三）重要电子文档应定期进行备份，备份介质应异地存放，并进行定期检测，确保数据可恢复；（四）采用必要的安全技术措施，如访问权限控制、密码保护、数据加密、防病毒软件等，保障电子文档的安全；（五）定期对电子文档进行整理、清理，删除冗余和过期无效的版本，确保存储系统高效运行。第七章文档的借阅与使用第十八条借阅权限文档借阅应根据文档的密级和重要程度设定不同的借阅权限。一般员工可借阅与其工作相关的普通文档；部门负责人可借阅本部门重要文档及其他部门的普通共享文档；单位领导可借阅单位各类重要文档（除特殊限制外）。涉密文档的借阅需经单位分管领导或主要领导批准。第十九条借阅手续（一）借阅文档须填写《文档借阅登记表》，注明借阅人、借阅文档名称/编号、借阅日期、预计归还日期、借阅用途等；（二）借阅纸质文档，由文档管理员核对登记后发放；借阅电子文档，由文档管理员根据权限设置或提供访问路径/临时拷贝（涉密电子文档严禁拷贝）。第二十条借阅要求（一）借阅人应爱护文档，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删文档内容，不得擅自复制（经批准的除外）、转借、带出规定范围使用；（二）借阅期限一般不超过[具体天数，如：七个工作日]，确需延长的，应办理续借手续；（三）借阅的文档应妥善保管，防止遗失、损坏；（四）借阅文档到期应及时归还，文档管理员应对归还文档进行检查核对，并在登记表上注明归还日期。第二十一条文档利用利用文档时，应遵守国家相关法律法规及本单位保密规定，不得利用文档从事违法违纪活动。未经授权，不得擅自将文档内容泄露给外部单位或个人。第八章文档的保密与安全第二十二条保密等级根据文档内容的敏感程度和保密要求，可将文档划分为绝密、机密、秘密和普通四个等级（单位可根据实际情况简化）。密级的确定由文档形成部门负责人提出，按审批权限报批。第二十三条保密措施（一）严格执行国家及单位的保密规定，加强对涉密文档的管理；（二）涉密文档的制作、收发、传递、使用、复制、保存和销毁，必须符合国家保密工作规定和本单位相关制度；（三）存储涉密电子文档的计算机不得接入互联网，严禁使用非涉密存储介质拷贝涉密信息；（四）定期进行保密检查和教育，提高员工保密意识。第二十四条安全防护（一）加强文档管理系统（包括硬件、软件、网络）的安全防护，防止黑客攻击、数据泄露或丢失；（二）定期对文档管理设施设备进行维护和检修，确保其正常运行；（三）建立文档安全应急处置预案，应对可能发生的文档安全事件。第九章文档的鉴定与销毁第二十五条文档鉴定行政办公室应会同相关部门，定期（一般每[具体年限，如：三至五年]）对已归档文档进行鉴定，主要内容包括：（一）审查文档的保存价值，确定其保管期限（永久、长期、短期）；（二）对已到保管期限的文档，审查其是否仍有继续保存的必要，或是否可以销毁。第二十六条销毁范围经鉴定确认已无保存价值且已到保管期限的文档，可列入销毁范围。但下列文档不得销毁：（一）涉及党和国家核心机密的；（二）未了结的债权债务纠纷的；（三）正在诉讼或仲裁过程中的；（四）其他法律法规规定不得销毁的。第二十七条销毁程序（一）对拟销毁的文档，由文档管理员列出《文档销毁清单》，详细注明文档名称、编号、数量、形成日期、保管期限等；（二）《文档销毁清单》须报行政办公室负责人审核，单位分管领导或主要领导批准；（三）销毁文档时，应有两人以上负责监销，并在《文档销毁清单》上签字确认，注明销毁日期、方式和地点；（四）纸质文档一般应采用碎纸机粉碎或送指定保密销毁机构处理；电子文档的销毁应确保数据彻底删除，无法恢复；（五）《文档销毁清单》及相关审批材料应永久保存。第十章附则第二十八条规范解释权