企业办公设备维护申请单流程表

企业办公设备维护申请单流程表引言为规范企业内部办公设备的维护管理流程，保证设备故障及时处理、日常保养有序开展，保障日常办公高效运行，特制定本流程表及相关模板。本流程适用于企业各类办公设备（如计算机、打印机、投影仪、空调等）的维护申请场景，明确申请人、审批部门及维护职责，保证流程清晰、责任到人。一、适用场景说明本流程及模板适用于以下情况：设备故障维修：办公设备出现功能异常（如无法开机、打印模糊、设备异响等），需专业人员进行维修时；定期保养申请：设备达到保养周期（如空调每年清洗滤网、打印机定期清理硒鼓），需安排例行维护时；新设备安装调试：新增办公设备（如组装电脑、网络设备）需安装部署或调试时；设备功能升级：现有设备需通过软件更新、硬件加装等方式提升功能时。二、操作流程详解第一步：故障识别与初步排查申请人操作：发觉设备异常后，首先确认设备基本状态（如电源连接、网络是否正常、耗材余量等）；尝试通过简单操作自行解决（如重启设备、更换耗材、检查线路接口），若问题仍存在，则需提交维护申请。示例：**使用的电脑无法连接打印机，已检查打印机电源及网络线，重启电脑和打印机后故障未排除，需申请专业维修。第二步：填写维护申请单申请人操作：登录企业OA系统或前往行政部领取《企业办公设备维护申请单》（模板详见第三部分），如实填写以下信息：申请人基本信息：姓名、所属部门、工号、联系方式；设备信息：设备名称、型号、设备编号（通常贴于设备机身）、购买日期；故障/需求描述：详细说明设备异常现象（如“开机后黑屏，电源指示灯闪烁”）、已尝试的处理方式、期望完成时间；维护类型：勾选“维修”“保养”“安装调试”或“功能升级”；紧急程度：根据工作需求勾选“紧急”（影响核心业务）、“一般”（可延迟1-2天）、“不紧急”（可安排在非工作日）。填写完毕后，检查信息完整性，保证无遗漏。第三步：提交申请申请人操作：线上提交：通过OA系统填写完整的申请单，选择审批部门（一般为行政部或IT部），“提交”；线下提交：将纸质申请单交至部门负责人签字确认后，提交至行政部办公室（或指定对接人**）。注意：提交后需在系统中保留申请编号，便于后续查询进度。第四步：审批流转部门负责人审批：收到申请后，部门负责人（如**）需审核申请的合理性和紧急程度，确认无误后签字；若设备故障影响部门整体工作，需标注“优先处理”。维护部门审批：行政部/IT部（对接人赵六）接收申请后，对设备问题进行初步判断：若为简单故障（如软件设置错误），可直接安排维护；若需更换配件或外部维修，需评估费用（500元以下由部门预算承担，500元以上需报财务部审批）；审批通过后，《维护任务派工单》，明确维护人员及预计处理时间。第五步：维护执行维护人员操作：按照派工单信息，联系申请人约定维护时间（紧急申请需2小时内响应，一般申请24小时内响应）；携带工具及备件上门维护，详细记录故障原因、处理过程及更换配件（如有）；维护完成后，在《维护任务派工单》上签字确认，并请申请人现场初步验收。第六步：验收与反馈申请人操作：检查设备是否恢复正常功能（如电脑是否能正常开机、打印机是否清晰输出）；若确认问题解决，在《维护任务派工单》“验收签字”栏签字；若仍有问题，需当场向维护人员说明，并要求重新处理。维护部门操作：每日汇总当日维护记录，更新设备维护台账（记录设备编号、故障类型、处理日期、维护人员等信息）；对复杂故障或多次维修的设备，进行分析并反馈至行政部，评估是否需要更换设备。第七步：归档记录行政部操作：每月将《维护申请单》《维护任务派工单》整理归档，电子版备份至企业服务器，纸质版保存期限不少于2年；定期（每季度）统计设备故障率、维修及时率等数据，形成《设备维护分析报告》，为设备采购及保养计划提供依据。三、申请单模板样式企业办公设备维护申请单申请日期年月日申请编号（由行政部填写）申请人信息姓名部门工号联系方式设备信息设备名称型号设备编号购买日期年月日故障/需求描述异常现象：已尝试处理方式：期望完成时间：年月日时前维护需求维护类型：□维修□保养□安装调试□功能升级紧急程度：□紧急□一般□不紧急审批流程部门负责人审批：签字：日期：维护部门审批：签字：日期：维护结果故障原因分析：处理过程：更换配件（如有）：完成时间：年月日时维护人员：验收确认申请人验收意见：□满意□需返工签字：日期：备注四、使用要点提示填写规范：故障描述需具体、客观，避免模糊表述（如“设备坏了”应改为“电脑开机后蓝屏，代码0x000000F4”）；设备编号需准确填写（可在设备机身标签处查询），便于维护人员快速定位设备；联系方式需保持畅通，保证维护人员能及时沟通。提交时效：紧急申请需在故障发生后1小时内提交，并在提交后电话提醒部门负责人及行政部；非紧急申请需至少提前1个工作日提交，避免影响维护部门工作安排。审批配合：申请人提交申请后，需及时关注审批进度，若审批超时（一般申请不超过2个工作日），可主动与部门负责人或行政部沟通；部门负责人需在收到申请后4小时内完成审批，保证流程快速流转。验收要求：维护完成后，申请人务必现场测试设备功能，确认问题解决后再签