企业IT资产管理政策与操作指南

企业IT资产管理政策与操作指南前言在数字化浪潮席卷全球的今天，IT资产已成为企业核心竞争力的重要组成部分，支撑着业务运营的每一个环节。有效的IT资产管理不仅能够帮助企业全面掌握资产状况、优化资源配置、降低运营成本，更能在保障信息安全、满足合规要求、支持业务持续发展方面发挥关键作用。为规范公司IT资产的全生命周期管理，明确各部门及人员的职责，提高IT资产使用效益与安全性，特制定本政策与操作指南。本指南旨在为公司IT资产管理工作提供清晰的指引和规范，确保管理过程专业、高效、有序。第一章政策篇1.1政策目标本政策旨在通过建立一套完整、规范的IT资产管理体系，实现以下目标：*全面掌控：确保对公司所有IT资产的数量、规格、分布、状态及价值进行准确、实时的记录与追踪。*规范流程：统一IT资产从采购、入库、领用、转移、维护、盘点至报废处置的全生命周期管理流程。*保障安全：确保IT资产在使用过程中的物理安全与数据安全，防范信息泄露与资产流失风险。*提升效益：优化IT资产配置，提高资产利用率，延长资产使用寿命，降低总体拥有成本（TCO）。*合规管理：满足法律法规、行业标准及公司内部审计对IT资产管理的相关要求。1.2适用范围本政策适用于公司所有部门及全体员工所涉及的IT资产，包括但不限于：*硬件资产：台式计算机、便携式计算机、服务器、网络设备（路由器、交换机、防火墙等）、存储设备、移动终端（手机、平板电脑等）、打印机、复印机、传真机等办公自动化设备，以及其他与信息技术相关的硬件设备。*软件资产：操作系统、数据库管理系统、中间件、办公软件、行业应用软件、自主开发软件及其他商业软件等，包括其许可证、授权文件等。*数据资产：虽不直接列为IT资产，但依托IT资产存储和处理的关键业务数据的管理应遵循公司数据管理相关规定。1.3基本原则*统一领导，分级管理：IT资产管理工作在公司统一领导下，由IT部门牵头负责制定政策、标准和流程，并组织实施；各业务部门配合进行本部门IT资产的日常管理。*全生命周期管理：对IT资产从规划、采购、验收、入库、领用、配置、使用、维护、变更、盘点、报废到处置的整个生命周期进行全程跟踪与管控。*账实相符，动态更新：确保IT资产的账面记录与实物状态保持一致，资产信息应根据实际变动情况及时更新，保证数据的准确性和时效性。*安全优先，规范使用：将信息安全置于IT资产管理的首要位置，严格规范IT资产的使用、维护和处置行为，防止安全事件发生。*勤俭节约，提高效益：倡导节约理念，避免盲目采购和资源浪费，通过科学管理提高IT资产的使用效率和投资回报率。1.4组织与职责*IT资产管理领导小组：由公司分管领导、IT部门负责人及相关业务部门负责人组成，负责审定IT资产管理政策、重大事项决策、资源协调等。*IT资产管理办公室：设在IT部门，作为日常管理机构，负责：*制定和修订IT资产管理政策、操作指南及相关流程。*组织实施IT资产的全生命周期管理，包括采购审核、入库登记、标签管理、系统维护等。*定期组织IT资产盘点，监督账实相符情况。*负责IT资产的维修、升级、报废处置等审批与管理。*建立和维护IT资产管理信息系统。*组织IT资产管理相关的培训与宣贯。*各业务部门：指定专人（通常为部门资产管理员或行政人员）负责本部门IT资产的日常管理工作，包括：*本部门IT资产需求的提出与初步审核。*资产领用、交接、转移、报修、报废等手续的办理。*本部门在用IT资产的保管、使用规范监督。*配合公司组织的资产盘点工作。*全体员工：严格遵守公司IT资产管理规定，妥善保管和规范使用本人领用或负责的IT资产，及时报告资产异常情况。第二章操作指南篇2.1资产分类与编码*资产分类：参照国家及行业标准，结合公司实际情况，对IT资产进行科学分类。例如：*硬件类：按设备类型（服务器、PC、网络设备等）细分。*软件类：按软件性质（系统软件、应用软件、工具软件等）或授权类型（单机版、网络版、OEM版等）细分。*资产编码：采用统一的编码规则对每一项IT资产进行唯一标识。编码可包含资产类别、采购年份、部门代码等信息，便于识别和管理。编码规则由IT资产管理办公室制定并维护。2.2资产采购与入库*需求申请：各部门根据业务发展需要，填写《IT资产采购申请表》，经部门负责人审批后，提交至IT资产管理办公室。*采购审核与立项：IT资产管理办公室对采购需求的合理性、合规性进行审核，必要时进行技术评估。审核通过后，按公司采购管理规定进行立项和采购。对于软件采购，还需特别审核其许可授权的合规性。*验收：资产到货后，由IT资产管理办公室组织相关技术人员和申请部门人员共同进行验收。验收内容包括：包装完整性、设备型号规格、数量、配件、随机资料、质量证明、软件介质及许可证明等。验收合格后，签署《IT资产验收单》。*入库登记：验收合格的资产，由IT资产管理办公室在IT资产管理信息系统中进行入库登记，详细记录资产编码、名称、型号、规格、序列号、采购日期、供应商、采购价格、验收日期、存放地点等信息，并为每一件硬件资产粘贴唯一的资产标签。2.3资产领用与分发*领用申请：员工因工作需要领用IT资产时，由所在部门统一填写《IT资产领用单》，经部门负责人审批后，提交IT资产管理办公室。*资产发放：IT资产管理办公室根据审批后的领用单，从库房或指定存放地点提取相应资产，在管理系统中办理出库手续，记录领用部门、领用人、领用日期等信息。领用人需在领用单上签字确认。*资产交付：资产发放时，应确保硬件设备已按标准配置安装操作系统及必要软件，并进行基本的安全加固。领用人应对所领资产进行检查，确认无误后接收。2.4资产使用与保管*规范使用：员工应按照设备使用说明书和公司相关规定正确使用IT资产，禁止进行未经授权的改装、拆卸、超频等操作。严禁安装盗版软件或与工作无关的软件。*责任保管：领用人是所领用IT资产的直接保管责任人，应妥善保管，防止资产损坏、丢失或被盗。如发生上述情况，应立即向本部门负责人和IT资产管理办公室报告，并按公司规定处理。*资产移动与借用：IT资产在公司内部跨部门转移时，需由转出部门填写《IT资产转移单》，经双方部门负责人及IT资产管理办公室审批后，在管理系统中更新资产归属信息。员工因短期工作需要借用非本人领用的IT资产，需办理借用手续，并明确归还期限。*人员变动处理：员工发生离职、调动、退休等情况时，必须办理IT资产交接手续，将所领用的IT资产交回原部门或转移给继任者，并由IT资产管理办公室在系统中更新责任人信息。未办理完毕资产交接手续的，相关人事手续不予办理。*信息安全：使用者应遵守公司信息安全管理规定，设置强密码，定期更换，不随意泄露敏感信息。移动存储设备的使用需符合公司数据安全管理要求。2.5资产维护与维修*日常维护：使用者负责IT资产的日常清洁和基本保养。IT部门提供必要的技术支持和指导。*故障报修：IT资产发生故障时，使用者应通过本部门资产管理员向IT资产管理办公室提交《IT资产维修申请表》。IT资产管理办公室接到报修后，进行故障诊断：*若为简单故障，可指导用户自行解决或安排人员现场处理。*若需送修或更换配件，由IT资产管理办公室统一联系供应商或授权服务机构进行维修。维修过程中产生的费用按公司财务规定处理。*维修记录：维修完成后，IT资产管理办公室应在管理系统中记录维修日期、故障现象、维修内容、更换部件、维修费用、维修单位等信息，并由报修人确认。*升级改造：因业务发展需要对现有IT资产进行硬件升级或软件升级的，参照维修流程办理，并更新资产相关信息。2.6资产盘点*盘点周期：公司IT资产实行定期盘点制度，至少每半年进行一次全面盘点，必要时可进行专项盘点或临时盘点。*盘点组织：由IT资产管理办公室牵头，各部门配合实施。成立盘点工作组，明确盘点范围、方法和时间要求。*盘点实施：盘点人员依据IT资产管理信息系统中的资产台账，对实物资产进行逐一核对，检查资产标签是否完好、信息是否与台账一致、资产状态是否正常等。对盘盈、盘亏、毁损、闲置、待报废等情况，应详细记录并查明原因。*差异处理：盘点结束后，IT资产管理办公室汇总盘点结果，形成《IT资产盘点报告》，对发现的差异进行分析，提出处理意见，报IT资产管理领导小组审批后，在管理系统中进行相应调整，确保账实相符。2.7资产报废与处置*报废条件：符合以下条件之一的IT资产可申请报废：*达到或超过规定使用年限，主要性能指标已无法满足业务需求，且无维修或升级价值。*因技术落后、损坏严重、维修成本过高或无法修复。*因自然灾害、意外事故等原因造成资产严重损坏，无法继续使用。*因国家政策或公司战略调整，需要淘汰或更新的资产。*报废申请：由使用部门填写《IT资产报废申请表》，详细说明资产信息、报废原因、处置建议等，经部门负责人审核后，提交IT资产管理办公室。*技术鉴定：IT资产管理办公室组织技术人员对申请报废的资产进行技术鉴定，确认是否达到报废标准，并签署鉴定意见。*审批：报废申请经技术鉴定后，按公司资产报废审批权限逐级报批。*数据清除与安全处置：报废资产在处置前，必须由IT部门负责彻底清除存储介质中的所有数据和敏感信息，确保数据安全，防止信息泄露。对于硬盘等存储设备，必要时进行物理销毁。*处置方式：报废资产的处置应遵循公开、公平、公正和环保的原则，可采取拍卖、变卖、捐赠、回收利用或合规丢弃等方式。处置收入按公司财务规定处理。*注销登记：报废资产处置完成后，IT资产管理办公室在IT资产管理信息系统中进行注销登记，更新资产状态。2.8软件资产管理*软件采购与授权：严格遵守软件正版化要求，统一采购经授权的正版软件。IT资产管理办公室负责软件许可证的集中管理，建立软件资产台账，记录软件名称、版本、许可证类型、授权数量、授权期限、许可证明编号、安装地点等信息。*软件安装与分发：IT资产管理办公室或其授权人员负责软件的统一部署、安装和分发。禁止未经授权私自安装、复制和传播软件。*软件使用与合规检查：定期对软件安装和使用情况进行检查，确保软件使用符合许可协议要求，杜绝盗版软件和越权使用。*软件升级与维护：跟踪软件版本更新和补丁发布情况，根据需要统一规划软件升级和安全补丁的部署。2.9IT资产信息系统管理*系统建设：公司应建立或选用专业的IT资产管理信息系统，作为IT资产管理的核心工具，支持资产全生命周期各环节的管理流程。*信息录入与更新：资产相关的所有变动（入库、领用、转移、维修、报废等）均需及时、准确地在系统中记录和更新，确保系统数据与实际情况一致。*系统安全与保密：IT资产管理信息系统本身应采取严格的安全措施，包括访问控制、数据备份、日志审计等，确保资产信息的安全与保密。系统使用人员应妥善保管账号密码，不得泄露。2.10文档管理*IT资产管理过程中的各类表单（采购申请、验收单、领用单、维修单、报废单等）、合同协议、验收报告、技术文档、软件许可证明、盘点报告等资料，由IT资产管理办公室负责整理、归档和保管，保存期限按公司档案管理规定执行。2.11监督与审计*IT资产管理办公室负责对本政策的执行情况进行日常监督检查。*公司内部审计部门可定期或不定期对IT资产管理情况进行审计，检查政策执行、流程合规、资产安全、账实相符等情况，并提出改进建议。*对违反本政策规定，造成IT资产损坏、丢失、浪费或信息安全事件的，将视情节轻重追究相关人员责任。2.12培训与宣贯IT资产管理办公室应