企事业单位合同管理制度（标准版）

企事业单位合同管理制度（标准版）第1章总则1.1（制度目的）本制度旨在规范企事业单位在合同管理过程中的行为，确保合同的合法性、合规性与有效性，防范合同风险，保障各方权益，提升管理效率。通过统一管理标准，明确合同全生命周期管理流程，实现合同从签订、履行到归档的全过程可控。依据《中华人民共和国合同法》《企业合同管理办法》等相关法律法规，结合单位实际，制定本制度。本制度适用于企事业单位内部所有合同的签订、履行、变更、解除、归档及纠纷处理等环节。通过制度化管理，降低合同纠纷发生率，提升单位整体合同管理水平，促进单位可持续发展。1.2（制度适用范围）本制度适用于单位内部所有与外部单位或个人签订的合同，包括采购、服务、租赁、合作、担保等各类合同类型。适用于单位法定代表人、部门负责人、合同承办人及相关工作人员。适用于合同签订、履行、变更、解除、归档及纠纷处理等全过程管理。适用于合同金额超过一定标准的合同，或涉及重大资产、重要业务的合同。适用于单位在合同管理过程中涉及的法律风险防控、合规审查及责任追究机制。1.3（制度制定依据）依据《中华人民共和国合同法》《企业合同管理办法》《事业单位合同管理办法》等法律法规。依据《企业内部管理制度规范》《合同管理操作指南》等内部管理文件。依据单位实际业务情况及合同管理经验，结合行业最佳实践制定。依据国家及地方关于合同管理的政策导向和行业标准。依据单位年度合同管理计划及年度预算安排，确保制度与实际运行相匹配。1.4（合同管理职责分工的具体内容）法定代表人是合同管理的第一责任人，负责全面监督和指导合同管理工作。合同承办人负责合同的拟定、审核、签订、归档及日常管理。合同审核人负责对合同条款的合法性、合规性及风险性进行审查。合同管理部门负责制定管理流程、标准和监督执行情况。合同法律顾问负责合同的法律合规性审查及纠纷处理建议。第2章合同的签订与履行2.1合同签订程序合同签订程序应遵循“依法、合规、规范、高效”的原则，依据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，确保合同内容合法有效。合同签订前应进行风险评估，明确双方权利义务，避免因条款不清引发纠纷。合同签订应由具备法律资质的人员或部门负责，确保合同文本符合国家统一格式标准，如《企事业单位合同管理办法》中规定的合同模板，避免因格式不统一导致履行争议。合同签订需严格履行审批流程，涉及重大事项的合同应由分管领导或法务部门审核，确保合同内容符合单位发展战略和业务需求，防止合同滥用或违规操作。合同签订过程中应建立电子化管理系统，实现合同信息的实时更新与跟踪，便于后续履行过程中的查阅与管理，提升合同管理效率。合同签订后应由专人负责归档管理，确保合同资料完整、准确，便于后续履行、变更、解除等环节的查阅与追溯，符合《档案法》相关规定。2.2合同内容及形式要求合同应明确合同双方的名称、住所、法定代表人、联系方式等基本信息，确保合同主体清晰、无歧义，符合《民法典》合同编相关规定。合同内容应涵盖合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行方式、履行期限、违约责任、争议解决方式等核心条款，确保条款全面、具体，避免模糊表述。合同应采用书面形式，符合《合同法》规定，必要时可附附件、补充协议等，确保合同内容完整、可追溯，避免因形式不规范引发争议。合同应使用统一的合同模板，如《企事业单位合同管理办法》中规定的标准文本，确保合同内容符合行业规范，减少因格式差异导致的履行问题。合同应由双方签字或盖章确认，确保合同生效，同时应注明签订日期、签订地点等关键信息，便于后续履行与争议处理。2.3合同履行管理合同履行过程中应建立台账制度，记录合同履行进度、履约情况、变更事项等信息，确保合同履行过程可追溯、可管理。合同履行应按照约定履行，如交付货物、提供服务等，确保履行过程符合合同约定，避免因履行不当导致违约或纠纷。合同履行过程中如发生变更或解除，应按照合同约定进行协商并书面确认，确保变更或解除的合法性与有效性，避免单方面解除合同引发争议。合同履行应定期进行评估与检查，确保合同内容与实际履行情况一致，及时发现并处理履行中的问题，保障合同顺利履行。合同履行过程中如出现争议，应按照合同约定的争议解决方式处理，如协商、调解、仲裁或诉讼，确保争议解决程序合法、公正、高效。2.4合同变更与解除的具体内容合同变更应遵循“协商一致、书面确认”的原则，变更内容应明确、具体，如价格、履行期限、质量标准等，确保变更内容合法有效。合同解除应依据合同约定或法定情形，如一方违约、不可抗力、合同目的无法实现等，解除合同应书面通知对方，并依法履行通知义务，避免解除合同引发法律风险。合同解除后，双方应按照合同约定进行结算、清账，确保经济往来合法合规，避免因解除合同引发后续纠纷。合同解除后，如涉及标的物返还、赔偿等事宜，应按照合同约定履行，确保双方权益得到保障，符合《民法典》相关规定。第3章合同的档案管理3.1合同档案的建立与归档合同档案的建立应遵循“一户一档”原则，确保每份合同资料完整、准确、规范，包括合同文本、补充协议、往来函件、验收单据、付款凭证等。根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，合同档案需按合同编号、签订时间、合同类型等进行分类管理，确保可追溯性。合同档案的归档应结合单位实际业务流程，建立标准化的归档制度，明确档案的保管期限及销毁标准。根据《企业档案工作规范》（GB/T13599-2015），合同档案通常保存期限为合同履行完毕后5年，特殊情况可延长至10年。合同档案的建立应由专人负责，确保档案内容真实、完整、有效，并定期进行检查和更新。根据《档案法》规定，合同档案应纳入单位档案管理范围，实行“统一管理、分级负责”的原则。合同档案的归档应注重电子化管理，建立电子合同档案系统，实现合同资料的数字化存储与共享。根据《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2016），电子合同档案应与纸质档案同步归档，确保信息一致性和可查性。合同档案的建立与归档需结合单位实际情况，制定详细的归档流程和责任分工，确保档案管理的规范性和高效性。根据《企事业单位合同管理制度（标准版）》要求，合同档案管理应纳入单位年度工作考核内容。3.2合同档案的保管与调阅合同档案应存放在专用档案室或电子档案库中，保持环境整洁、干燥、防潮、防尘，确保档案安全。根据《档案法》规定，档案库应具备防虫、防鼠、防火等安全措施。合同档案的保管期限应根据合同性质和履行情况确定，一般为合同履行完毕后5年，特殊合同可延长至10年。根据《企业档案工作规范》（GB/T13599-2015），合同档案的保管期限应与单位的档案管理期限一致。合同档案的调阅应遵循“谁借谁还”原则，调阅人员需持有效证件并填写调阅登记表，调阅内容应严格保密。根据《档案法》规定，调阅合同档案需经单位负责人批准，不得擅自外传或复制。合同档案的调阅应建立登记制度，记录调阅人、调阅时间、调阅内容、使用目的等信息，确保调阅过程可追溯。根据《档案管理规定》（GB/T18894-2016），调阅合同档案需填写调阅登记表，并由档案管理员签字确认。合同档案的保管应定期进行检查和维护，确保档案的完整性、安全性和可用性。根据《档案法》规定，档案管理人员应定期检查档案保存情况，及时处理破损、丢失或过期的档案。3.3合同档案的借阅与销毁合同档案的借阅应严格审批，借阅人员需持有效证件并填写借阅登记表，借阅内容应注明用途和使用期限。根据《档案法》规定，借阅合同档案需经单位负责人批准，不得擅自外传或复制。合同档案的借阅应遵守“借阅登记、按时归还”的原则，借阅人应在规定期限内归还档案，逾期未归还者需承担相应责任。根据《档案法》规定，借阅合同档案需办理借阅手续，并在借阅登记表上签字确认。合同档案的销毁应严格遵循“先鉴定、后销毁”的原则，销毁前需由档案管理人员和相关负责人共同确认，确保销毁内容无误。根据《档案法》规定，合同档案销毁应由单位档案管理部门统一办理，不得私自销毁。合同档案的销毁应建立销毁登记制度，记录销毁时间、销毁人、销毁内容及销毁依据，确保销毁过程可追溯。根据《档案法》规定，合同档案销毁需经单位负责人批准，并报上级主管部门备案。合同档案的销毁应结合单位实际业务需求，合理确定销毁时间，确保档案销毁后不影响单位正常业务开展。根据《档案法》规定，合同档案销毁应由单位档案管理部门统一执行，不得擅自销毁或转让。第4章合同的监督检查与违规处理4.1合同管理监督检查机制合同管理监督检查机制应建立常态化、制度化的检查制度，涵盖合同签订、履行、变更、归档等全过程，确保合同管理规范有序。根据《企业合同管理规范》（GB/T36834-2018），监督检查应由内部审计部门牵头，结合业务部门协同开展，形成闭环管理。监督检查应采用定期与不定期相结合的方式，定期检查频率应根据合同金额、业务规模及风险等级确定，一般每季度至少一次，重大合同应加强监督检查。监督检查内容应包括合同文本的合规性、签订程序的合法性、履行过程的完整性以及档案管理的规范性，确保合同管理全流程可控。对监督检查中发现的问题，应形成书面报告并落实整改，整改不到位的应纳入绩效考核，情节严重的应追究相关责任。监督检查结果应纳入年度合同管理评估，作为单位负责人考核的重要依据，推动合同管理持续优化。4.2违规行为的认定与处理违规行为的认定应依据《合同法》及相关法律法规，结合合同管理实际，明确合同签订、履行、变更等环节中的违规情形，如未履行审批程序、合同内容违反法律法规、合同履行过程中存在重大违约等。违规行为的认定应由内部审计、法律合规部门联合确认，确保认定客观、公正，避免主观臆断。根据《企业合同管理规范》（GB/T36834-2018），违规行为应分为一般违规、较重违规和严重违规三级，分别对应不同处理措施。对于一般违规行为，应责令整改并进行内部通报，情节严重的应进行约谈或书面警示；对于较重违规行为，应追究相关责任人责任，责令其承担相应经济或行政责任；对于严重违规行为，应启动问责程序，追究法律责任。违规行为的处理应遵循“教育为主、惩罚为辅”的原则，通过谈话提醒、通报批评、经济处罚等方式，促使相关人员提高合规意识。处理结果应形成书面记录，作为个人绩效考核、职务调整、岗位调整的重要依据，确保处理结果可追溯、可考核。4.3问责与处罚规定的具体内容问责应依据《劳动合同法》《事业单位人事管理条例》等相关法规，结合单位内部管理制度，明确不同岗位、不同层级的责任人，确保问责有据、有责、有惩。问责方式包括但不限于通报批评、责令书面检查、取消评优资格、调岗降级、经济处罚等，根据违规行为的严重程度和影响范围确定问责措施。对于严重违规行为，应由单位领导或纪检监察部门进行问责，必要时可向相关部门或上级主管部门报告，形成问责闭环。问责结果应纳入个人年度考核，作为岗位聘任、职称评定、晋升考核的重要依据，确保问责机制与绩效管理深度融合。问责过程中应严格遵循程序，确保程序合法、证据充分、责任明确，避免主观臆断或程序瑕疵，保障问责的公正性和权威性。第5章附则5.1本制度的解释权本制度的解释权属于单位内部法务部门，依据《合同法》第14条，合同解释应以合同文本为准，同时结合相关法律法规及行业惯例进行综合判断。根据《企业合同管理制度（标准版）》第3.1条，制度解释权的归属应明确，以确保制度执行的一致性与权威性。解释权的行使应遵循“文义解释优先、目的解释次之、体系解释最后”的原则，参考《民法典》第492条及《合同法》第14条的相关规定。本制度的解释权在单位内部由法务部门负责，任何对制度条款的疑问或争议，应通过书面形式提交至法务部门进行确认。解释权的变更或补充应通过正式文件发布，确保制度的持续有效性和可操作性。5.2本制度的实施日期的具体内容本制度自2025年1月1日起正式实施，依据《企业合同管理制度（标准版）》第4.1条，制度实施需与企业内部管理流程同步推进。实施日期的确定参考了《企业内部管理制度实施规范》第5.2条，确保制度与企业实际运行情况相匹配。实施过程中，单位应组织相关人员进行制度学习与培训，依据《企业培训管理规定》第6.1条，确保全员理解并执行制度要求。实施日期的执行需与企业年度工作计划相结合，参考《企业年度工作计划编制指南》第3.3条，确保制度落地效果。实施过程中，单位应建立制度执行评估机制，依据《企业内部评估管理办法》第4.2条，定期检查制度执行情况，确保制度有效运行。第6章附件6.1合同模板合同模板应遵循《合同法》及相关法律法规，确保内容合法合规，涵盖合同主体、标的、价款、履行方式、违约责任等核心要素，以标准化形式统一合同文本。依据《企业合同管理办法》（国办发〔2019〕61号），合同模板需体现合同类型分类，如采购合同、服务合同、租赁合同等，确保适用性与可操作性。合同模板应包含双方授权代表签字、盖章及签署日期，同时需注明合同生效条件，如履约保证金、验收标准等，以明确责任边界。为提升合同管理效率，合同模板应采用电子化形式，支持在线签署与存档，符合《电子签名法》（2005年）相关规定，确保数据安全与可追溯性。合同模板应定期更新，结合企业实际业务发展，补充新类型合同条款，确保与企业战略目标一致，提升合同管理的前瞻性和灵活性。6.2合同履行记录表合同履行记录表应详细记录合同签订、履行、变更、终止等关键节点，内容包括合同编号、签订日期、履行状态、履约进度、验收情况等，确保信息完整。根据《企业合同履行管理规范》（GB/T33428-2016），合同履行记录表需由双方负责人签字确认，确保责任明确，便于后续审计与纠纷处理。记录表应包含履约过程中的重要事件，如付款进度、质量检查结果、变更通知等，以支持合同履行的全过程追溯。为提高管理效率，记录表可采用电子表格形式，支持数据统计与分析，便于企业掌握合同执行情况，优化资源配置。合同履行记录表应定期归档，作为合同管理的重要档案，便于后续查阅与审计，确保合同执行的透明与合规。6.3合同变更通知单的具体内容合同变更通知单应依据《合同变更管理规程》（企业内部标准），明确变更原因、变更内容、变更双方、变更时间及生效日期，确保变更合法合规。变更内容需具体，如价格调整、履行期限变更、条款补充等，应明确具体条款编号，避免歧义。通知单应由变更提出方与合同双方签字确认，确保变更双方对变更内容达成一致，避免后续纠纷。为确保变更可追溯，通知单应附有原始合同复印件及变更前后的对比表，便于审核与存档。变更通知单应通过企业内部系统或邮件发送，确保信息传递及时、准确，避免因信息延误导致合同履行风险。第7章附录7.1合同管理流程图合同管理流程图是企业或事业单位合同管理工作的标准化流程图，用于明确从合同立项、起草、审核、签订、履行、变更、归档到归档销毁的全过程。根据《企业合同管理办法》（国办发〔2019〕11号），流程图应涵盖合同生命周期各阶段的关键节点，确保管理闭环。流程图中通常包括合同起草、审核、签订、履行、变更、解除、归档等环节，每个环节均有明确的责任部门和责任人。例如，合同起草由法务部门负责，审核由业务部门与法务部门联合完成，签订由双方代表签署，履行由相关部门执行。合同管理流程图应结合企业实际业务特点进行定制，如涉及多部门协作的合同，流程图需体现跨部门协同机制。根据《合同管理信息系统建设指南》（国办发〔2018〕45号），流程图需具备可扩展性，便于后续流程优化和系统集成。流程图应与合同管理系统（如合同管理软件）无缝对接，确保数据实时更新与信息同步。根据《企业合同管理信息化建设指南》（国办发〔2019〕11号），流程图应与系统中的合同状态、履约情况、争议处理等模块联动，提升管理效率。合同管理流程图应定期进行评审与更新，确保与企业战略、业务变化及法律法规要求相匹配。根据《合同管理标准化建设指南》（国办发〔2019〕11号），流程图需结合企业实际运行情况，动态调整管理流程，避免管理滞后或遗漏。7.2合同管理相关法律法规汇编的具体内容合同管理涉及的法律法规主要包括《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《企业合同管理办法》《合同管理信息系统建设指南》等。这些法律和规章为合同的签订、履行、变更、解除等提供了法律依据。《中华人民共和国合同法》规定了合同的成立、生效、变更、解除、违约责任等内容，明确了合同双方的权利义务关系。根据《合同法》第10条，合同成立需具备要约和承诺，合同内容应真实、合法、公平。《企业合同管理办法》由国务院办公厅发布，是企业合同管理的纲领性文件，明确了合同管理的组织架构、职责分工、流程规范及风险防控要求。根据《企业合同管理办法》第13条，合同管理应建立分级审批制度，确保合同合规性。《合同管理信息系统建设指南》由国务院办公厅发布，强调