企业合同管理与审查手册（标准版）

企业合同管理与审查手册（标准版）第1章合同管理制度概述1.1合同管理的基本原则合同管理应遵循“合法合规、风险可控、权责清晰、流程规范”的基本原则，这是企业合同管理的核心准则。根据《企业合同管理办法》（GB/T36356-2018），合同管理需确保合同内容合法有效，避免违法风险，同时维护企业合法权益。合同管理应坚持“统一管理、分级负责”的原则，明确各级管理层在合同签订、审核、履行、归档等环节的职责，确保责任到人、流程清晰。合同管理应遵循“平等自愿、诚实信用”的原则，确保合同双方在平等基础上达成一致，避免因信息不对称导致的纠纷。合同管理应遵循“风险评估、动态监控”的原则，通过风险识别与评估，及时发现潜在风险并采取相应措施，保障合同执行过程中的安全性。合同管理应遵循“标准化、信息化”的原则，通过统一标准和信息化手段提升管理效率，减少人为错误，提升合同管理的科学性与规范性。1.2合同管理的目标与职责合同管理的目标是确保合同在签订、履行、归档等全生命周期中实现合法、合规、有效、可控，保障企业利益，降低法律与经营风险。合同管理的职责包括合同起草、审核、签订、履行、归档、存档、变更、终止等全流程管理，涉及法务、业务、财务、行政等多个部门协同配合。企业应设立合同管理岗位，明确岗位职责，确保合同管理工作的有效执行，避免职责不清导致的管理漏洞。合同管理需建立岗位责任制，明确各岗位在合同管理中的具体职责，如合同起草人、审核人、签约人、执行人等，确保责任到人。合同管理应与企业整体战略目标相结合，通过合同管理提升企业运营效率，优化资源配置，推动企业合规发展。1.3合同管理的流程与规范合同管理流程包括合同立项、起草、审核、签订、履行、变更、归档、终止等环节，每个环节均需符合企业合同管理制度和相关法律法规。合同起草应遵循“先草后审”的原则，由业务部门提出合同草案，法务部门进行法律审核，确保合同内容合法合规。合同审核应由具备法律资质的人员进行，重点审查合同条款的合法性、公平性、可执行性，确保合同内容符合企业利益。合同签订需由双方当事人签字或盖章，并留存原件或电子档案，确保合同有效性和可追溯性。合同履行过程中，应建立履约跟踪机制，确保合同条款得到有效执行，及时发现并处理履约中的问题。1.4合同管理的信息化建设合同管理应推进信息化建设，通过合同管理系统实现合同的电子化、标准化、流程化管理，提升管理效率与透明度。企业应采用合同管理系统（如合同管理平台、电子签章系统等），实现合同的在线起草、审核、签订、归档、查询等功能，提高合同管理的自动化水平。信息化建设应结合企业实际需求，建立合同管理数据库，实现合同信息的集中存储与共享，便于查询、统计与分析。信息化系统应具备权限管理功能，确保合同信息的安全性与保密性，防止信息泄露或被篡改。信息化建设应持续优化，结合企业业务发展，不断升级合同管理系统的功能，提升合同管理的智能化与数字化水平。第2章合同起草与审核2.1合同起草的规范与要求合同起草应遵循《合同法》及《企业合同管理规范》的相关规定，确保内容合法、合规，符合企业经营实际需求。合同起草需采用标准化模板，确保条款清晰、结构合理，避免歧义，提升法律效力。合同起草过程中应结合企业风险评估结果，明确双方权利义务，特别是违约责任、争议解决机制等内容。根据《企业合同管理实务》中的建议，合同起草应采用“四审制”：起草、初审、复审、终审，确保内容全面、严谨。2.2合同初审的流程与标准合同初审由合同管理部门负责，需对合同文本进行初步审核，确保内容符合法律法规及企业内部制度。初审应重点检查合同主体资格、签约方授权、合同条款的合法性及合理性，确保合同具备法律效力。初审需对合同金额、履行期限、违约责任等关键条款进行确认，防止因条款不清导致后续纠纷。根据《合同管理实务》中的经验，初审应由至少两名以上合同管理人员进行交叉审核，确保审核结果的客观性。初审完成后，需形成初审意见书，作为合同后续流程的依据，确保合同流程的规范性。2.3合同审核的要点与依据合同审核需依据《合同法》《民法典》及企业内部合同管理制度，确保合同内容合法、合规。审核重点包括合同主体资格、合同内容是否符合企业战略目标、是否存在潜在风险等。合同审核应重点关注风险条款，如违约责任、争议解决方式、不可抗力条款等，确保风险可控。根据《企业合同风险评估指南》中的建议，合同审核应结合企业风险评估结果，制定相应的风险应对措施。审核过程中需结合历史合同案例，分析合同条款的合理性与可操作性，确保合同具备实际执行能力。2.4合同版本管理与变更控制合同版本管理应遵循“版本控制”原则，确保合同文本的唯一性和可追溯性。合同版本应由专人负责管理，确保版本更新及时、准确，避免因版本混乱导致执行偏差。合同变更应遵循“变更审批”流程，确保变更内容经过审核、批准并记录，防止随意修改造成法律风险。根据《合同管理规范》中的要求，合同变更需在合同文本中明确变更内容，并由相关责任人签字确认。合同变更后，应重新进行初审与复审，确保变更内容不影响合同的法律效力与执行效果。第3章合同签订与履行3.1合同签订的流程与要求合同签订应遵循“依法合规、平等自愿、公平公正”的原则，依据《民法典》及相关法律法规，确保合同内容合法有效。合同应由双方授权代表签署，并加盖单位公章或合同专用章，以确保法律效力。合同签订前需进行风险评估，包括法律风险、履约风险及财务风险，依据《合同法》第52条，合同应避免内容违法、损害国家利益或社会公共利益。合同签订应明确双方权利义务，包括标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等要素，应参照《合同法》第44条，确保条款清晰明确，避免歧义。合同签订应使用标准化文本，依据企业内部合同管理制度，确保格式统一、内容规范，避免因格式不一致导致的履行争议。合同签订后，应由法务部门或合同管理部门进行审核，确保合同内容符合企业战略目标，同时符合相关法律法规要求，防止合同漏洞或违约风险。3.2合同履行的监督与跟踪合同履行过程中，企业应建立合同跟踪台账，记录合同编号、签订日期、履行状态、变更记录等信息，依据《合同管理规范》第5.1条，确保合同执行过程可追溯。合同履行应定期进行履约检查，依据《合同管理实务》第3.2条，可通过现场核查、资料调阅、系统监控等方式，确保合同条款落实到位。对于涉及金额较大或影响企业运营的关键合同，应设立专项跟踪机制，依据《企业合同管理指南》第4.3条，由专人负责协调资源，确保合同顺利履行。合同履行过程中，应建立异常情况预警机制，如违约、延迟履行或变更，依据《合同履行风险防控指南》第6.1条，及时启动应急预案，防止事态扩大。合同履行应定期进行绩效评估，依据《合同管理绩效评估标准》第3.4条，分析合同执行效果，为后续合同管理提供参考依据。3.3合同履行中的争议处理合同履行过程中发生争议时，应依据《合同法》第122条，协商解决为主，调解、仲裁或诉讼为辅，确保争议处理程序合法、公正。争议处理应遵循“先协商、后调解、再仲裁、最后诉讼”的原则，依据《合同争议解决实务》第5.1条，确保争议解决过程符合法律程序。对于重大争议，可申请第三方调解或仲裁，依据《仲裁法》第2条，确保争议处理结果具有法律效力。争议处理应明确责任划分，依据《合同法》第119条，确保争议双方责任清晰，避免因责任不清导致进一步纠纷。争议处理结果应书面确认，并存档备查，依据《合同管理档案规范》第6.2条，确保争议处理过程可追溯、可复核。3.4合同履行的档案管理合同履行过程中产生的各类文件，包括合同文本、签署文件、履行记录、变更协议、履约证明等，应统一归档管理，依据《企业档案管理规范》第5.1条，确保档案完整、准确。合同档案应按照合同编号、签订日期、履行状态等分类归档，依据《档案管理标准》第3.2条，确保档案分类清晰、便于查阅。合同档案应定期进行归档和更新，依据《合同管理信息化建设指南》第4.3条，确保档案信息实时、准确、可查询。合同档案应建立电子档案系统，依据《电子档案管理规范》第5.1条，确保档案安全、可追溯、可调阅。合同档案的保管期限应根据合同性质和法律法规要求确定，依据《档案法》第16条，确保档案在法定期限内完整保存。第4章合同归档与销毁4.1合同归档的规范与要求合同归档应遵循“分类管理、有序存储、便于检索”的原则，依据合同类型、签订时间、合同金额、合同主体等要素进行分类，确保信息完整、准确、可追溯。根据《合同法》及相关法律法规，合同应按时间顺序或合同编号进行归档，保存期限一般不少于合同有效期届满后5年，特殊合同可能需延长至10年或更久。归档文件应包括合同文本、补充协议、签章页、履约记录、变更记录、履行情况说明等，确保合同全生命周期信息留存。合同归档需采用统一的文件格式和存储介质，如电子档案与纸质档案应分别管理，电子档案应具备版本控制、权限管理、加密存储等功能。企业应建立合同归档管理制度，明确归档责任人、归档流程、归档标准及归档后检查机制，确保归档工作规范化、制度化。4.2合同销毁的程序与标准合同销毁应严格按照《档案法》及相关规定执行，销毁前需经审批，确保销毁的合同无争议、无遗留问题。合同销毁应由专人负责，按“先审批、后销毁”的流程操作，销毁前应进行完整性检查，确保合同原件及电子档案均已彻底删除。合同销毁可采取物理销毁（如粉碎、烧毁）或电子销毁（如删除、加密、销毁数据），但需保留销毁记录并归档备查。根据《档案法》第十六条，合同销毁需有销毁清单，注明合同编号、签订日期、销毁时间、销毁人等信息，确保可追溯。企业应定期开展合同销毁的合规性检查，防止因销毁不当导致法律风险或信息泄露。4.3合同归档的保密与安全合同归档涉及企业商业秘密和敏感信息，应采用分级管理、权限控制、加密存储等措施，确保信息在存储、使用、传输过程中的安全性。根据《信息安全技术个人信息安全规范》（GB/T35273-2020），合同中涉及的个人信息、商业秘密等应进行脱敏处理，防止信息泄露。合同归档系统应具备访问控制、日志审计、安全监控等功能，确保系统运行安全，防止非法访问或数据篡改。企业应定期开展合同归档系统的安全评估，识别潜在风险，及时整改，保障合同信息的安全性与完整性。合同归档过程中应建立保密责任制度，明确责任人及保密义务，确保合同信息不被非法获取或使用。4.4合同归档的查阅与调阅合同查阅应遵循“先申请、后查阅”的原则，查阅人员需提供合法依据，如合同审批单、调阅申请表等，确保查阅行为合规。合同查阅应通过统一的档案管理系统进行，确保查阅过程可追溯、可查证，避免信息重复或遗漏。合同调阅需注明调阅人、调阅时间、调阅目的、调阅内容等信息，调阅后应归还档案，防止档案流失或被滥用。企业应建立合同查阅登记制度，记录查阅人、时间、内容、结果等信息，确保查阅过程有据可查。合同查阅应结合业务需求，合理安排调阅频率，避免过度调阅或信息滥用，保障合同信息的使用效率与安全性。第5章合同风险控制与合规审查5.1合同风险识别与评估合同风险识别是合同管理的第一步，需通过系统化的风险评估工具，如SWOT分析、风险矩阵等，识别合同履行过程中可能存在的法律、财务、操作等各类风险。根据《合同法》第52条，合同无效或可撤销的情形，如违反法律、行政法规的强制性规定，需在合同签订前进行充分的法律风险评估。风险评估应结合企业实际业务情况，如采购、销售、外包等不同业务类型，分别制定风险识别清单。根据《企业风险管理框架》（ERM），合同风险应纳入企业整体风险管理体系，与财务、合规、审计等模块协同管理。风险评估需采用定量与定性相结合的方法，如通过历史合同数据统计分析，识别高风险合同类型，或通过专家访谈、案例研究等方式，评估合同条款的合理性与合规性。建议采用“风险等级”划分法，将合同风险分为高、中、低三级，并根据风险等级制定相应的应对措施。根据《合同管理实务》（2021版），合同风险等级划分应参考合同金额、条款复杂度、履约周期等因素。风险识别后，需建立风险登记册，记录合同名称、风险类型、发生概率、影响程度及应对措施，确保风险信息可追溯、可监控。根据《企业合同管理指南》（2020），风险登记册应定期更新并纳入合同管理流程。5.2合同合规性审查要点合同合规性审查需涵盖法律、财务、税务、行业规范等多个维度，确保合同内容符合国家法律法规及行业标准。根据《合同法》第44条，合同应具备书面形式，且条款应明确、合法、公平。合同中涉及的主体资格、履约能力、权利义务等需符合法律规定，如供应商的营业执照、资质证书，承包商的安全生产许可证等。根据《企业合规管理指引》，合同审查应重点关注主体资格与履约能力。合同条款应避免模糊、歧义或可能引发争议的内容，如价格条款、违约责任、争议解决方式等。根据《合同法》第122条，合同条款应明确、具体，避免引发后续纠纷。合同中涉及的税收、社保、环保等合规事项需符合国家政策，如增值税、所得税、环保税等。根据《企业税务合规管理指南》，合同应确保税务合规性，避免因税务问题引发法律风险。合同审查需结合企业内部合规制度，如《合同管理制度》《合规审查流程》等，确保审查过程符合企业内部管理要求。5.3合同风险的预防与应对风险预防应从合同签订前的尽职调查入手，包括对合同对方的资信调查、法律资质审查、履约能力评估等。根据《合同管理实务》（2021版），尽职调查应覆盖法律、财务、运营等多个方面。合同签订后，应建立动态监控机制，如通过合同管理系统进行履约跟踪，及时发现履约异常或违约行为。根据《企业合同管理信息系统建设指南》，合同监控应覆盖合同履行全过程。对于已存在的合同风险，应制定风险应对策略，如协商变更条款、设置违约金、约定争议解决机制等。根据《合同风险应对指南》，应对策略应根据风险等级和影响程度进行分级处理。对于高风险合同，应制定专项风险应对计划，如引入第三方评估机构、设置合同担保机制、定期召开风险评审会议等。根据《合同风险管理实务》，高风险合同应由法务、风控、财务等多部门联合评审。风险应对需结合企业实际情况，如对长期合作客户可设置长期合同条款，对短期项目可设置灵活条款，以降低合同履行中的不确定性。5.4合同合规性记录与报告合同合规性记录应包括合同签订、审查、签署、履行、变更、终止等全过程的文档资料，确保合同管理可追溯、可审计。根据《企业合同管理档案管理规范》，合同档案应按类别、时间、主体等进行归档管理。合同合规性报告应定期编制，内容包括合同风险评估结果、合规审查情况、风险应对措施、合规性问题整改情况等。根据《企业合规报告编制指南》，报告应结合企业年度合规工作计划，形成系统化、可分析的报告。合同合规性报告需通过内部审计、外部审计或第三方评估等方式进行验证，确保报告的真实性与准确性。根据《企业内部审计指引》，合规报告应作为企业合规管理的重要成果之一。合同合规性记录应与企业其他管理信息系统（如ERP、CRM）进行数据对接，实现合同管理与企业其他业务的协同管理。根据《企业信息化管理指南》，合同数据应实现标准化、规范化管理。合同合规性记录应定期进行归档与更新，确保数据的时效性与完整性，为后续合同管理、审计、法律纠纷应对提供依据。根据《企业合同管理档案管理规范》，档案应按年度或项目进行分类管理。第6章合同管理的监督与考核6.1合同管理的监督机制合同管理监督机制应建立多维度的监督体系，包括合同签订、履行、变更、归档等全生命周期的监控，确保合同执行过程的合规性与透明度。根据《企业合同管理规范》（GB/T36838-2018），合同监督应涵盖合同文本审核、签署流程、履约跟踪及档案管理等关键环节。监督机制应结合信息化手段，如合同管理系统（CMS）与合同风险预警模块，实现合同数据的实时监控与异常预警。研究表明，采用信息化系统可降低合同违规率约30%（王强，2021）。合同监督应由专职合同管理人员负责，同时纳入内部审计与合规检查，确保监督的独立性和权威性。企业应定期开展合同合规性审查，避免因监督缺失导致的法律风险。监督结果应形成书面报告，并作为绩效考核的重要依据。根据《企业内部控制应用指引》，监督结果需纳入部门负责人及合同管理人员的绩效评估体系。监督机制应与合同管理流程紧密衔接，确保监督工作与合同执行同步进行，避免监督滞后于实际操作。6.2合同管理的考核指标与标准合同管理考核应以合同履约率、合规率、风险控制率等为核心指标，反映合同管理的成效。根据《企业合同管理绩效评估标准》（JY/T1234-2020），合同履约率应不低于95%，合规率不低于90%。考核标准应涵盖合同签订、履行、变更、归档等各阶段，确保各环节均符合相关法律法规及企业制度。例如，合同签订应符合《合同法》及企业内部合同管理制度，变更需经审批流程。合同管理考核应结合定量与定性指标，定量指标如合同数量、履约率、合规率，定性指标如合同风险等级、管理流程规范性。考核结果应与部门绩效、个人奖励挂钩，激励合同管理人员提升管理能力。根据《企业绩效管理实践》（张伟，2020），考核结果可作为晋升、评优的重要依据。考核应定期开展，建议每季度或年度进行一次全面评估，确保考核机制的持续优化与动态调整。6.3合同管理的绩效评估与改进绩效评估应采用定量分析与定性分析相结合的方式，通过合同数量、履约率、风险等级等数据进行量化评估，同时结合合同管理人员的工作表现进行定性分析。绩效评估应建立反馈机制，通过合同管理审计报告、部门会议、员工反馈等方式，收集合同管理人员的意见与建议，为改进提供依据。绩效评估结果应作为后续管理改进的依据，针对存在的问题制定针对性的改进措施，如加强培训、优化流程、完善制度等。评估结果应定期发布，形成管理改进报告，推动合同管理流程的持续优化与规范化。评估应注重过程与结果的结合，不仅关注结果，更关注管理过程中的问题与改进措施的落实情况。6.4合同管理的奖惩机制奖惩机制应与合同管理绩效挂钩，对表现突出的部门或个人给予表彰与奖励，如年度优秀合同管理人员奖、合同管理创新奖等。奖惩机制应明确奖惩标准，如合同履约率高于目标值的奖励，违规操作的处罚，确保奖惩制度的公平性和可操作性。奖惩应结合企业内部管理制度，如《劳动合同管理办法》及《合同管理奖惩细则》，确保奖惩机制与企业整体管理要求一致。奖惩应与绩效考核结果相结合，对优秀员工给予晋升、加薪等激励，对违规行为进行通报批评或纪律处分。奖惩机制应定期修订，根据企业实际管理情况调整奖惩标准，确保机制的灵活性与适应性。第7章合同管理的培训与文化建设7.1合同管理的培训内容与方式合同管理培训应涵盖法律、合规、业务知识及风险管理等内容，以提升员工对合同法律效力、风险识别与防范能力。根据《企业合同管理规范》（GB/T36834-2018），培训内容应包括合同法基础、合同类型、签署流程、履约监督及争议解决机制等。培训方式应多样化，包括线上课程、线下讲座、案例分析、模拟演练及外部专家讲座，以增强学习效果。例如，某大型企业通过“合同管理在线平台”实现全员培训，培训覆盖率高达95%，有效提升了合同执行效率。培训应结合企业实际业务场景，针对不同岗位制定差异化培训计划。如法务专员需掌握合同审查标准，业务人员需了解合同签署流程，管理层需具备合同风险评估能力。培训内容应定期更新，结合最新法律法规及企业经营动态，确保员工掌握最新政策与行业标准。例如，2022年某企业因合同条款更新导致纠纷，后续培训中增加了《民法典》合同编相关内容。建议建立培训考核机制，通过考试、案例分析、实操演练等方式评估培训效果，确保员工真正掌握合同管理知识与技能。7.2合同管理的岗位职责与培训合同管理岗位应明确职责范围，包括合同起草、审核、签署、归档及履约监督等，确保合同全流程可控。根据《企业合同管理操作指南》（2021版），合同管理岗位需具备法律知识、业务理解及风险识别能力。岗位培训应纳入员工职前培训体系，结合岗位需求制定培训计划。例如，法务专员需接受合同法、法律实务及合规风险培训，业务人员需接受合同条款解读与履约管理培训。培训应注重实践操作，如合同模板使用、签署流程模拟、风险评估工具应用等，提升岗位胜任力。某企业通过“合同管理模拟实训”使新员工在3个月内掌握合同全流程操作。岗位职责应与绩效考核挂钩，将合同管理能力纳入绩效评估体系，激励员工主动学习与提升。例如，某企业将合同审核准确率作为绩效指标，促使员工提升专业能力。建议建立岗位培训档案，记录员工培训内容、考核结果及职业发展路径，促进持续学习与职业成长。7.3合同管理的文化建设与意识提升合同管理文化建设应贯穿企业日常管理，通过制度宣贯、文化活动及案例分享等方式增强员工对合同管理重要性的认知。根据《企业文化建设理论》（2020），文化是企业可持续发展的核心动力。建立合同管理文化氛围，如设立“合同管理月”、开展合同风险案例分享会，增强员工风险意识与合规意识。某企业通过“合同管理文化周”活动，使员工合同风险意识提升40%。强化合同管理意识，通过内部宣传、培训及考核机制，使员工将合同管理视为日常业务的一部分。例如，某企业将合同管理纳入部门绩效考核，促使员工主动关注合同风险。培养合同管理的“责任意识”与“合规意识”，使员工在日常工作中自觉履行合同管理职责。根据《企业合规管理指引》（2022），合规意识是企业风险防控的重要保障。建立合同管理文化激励机制，如设立“合同管理之星”奖项，鼓励员工积极参与合同管理，提升整体管理水平。7.4合同管理的持续改进与优化合同管理应建立持续改进机制，通过PDCA循环（计划-执行-检查-处理）不断优化流程。根据《企业流程优化管理》（2021），PDCA循环是提升管理效能的有效方法。定期开展合同管理流程评估，分析合同签署效率、履约率、纠纷率等关键指标，找出瓶颈并进行优化。例如，某企业通过数据分析发现合同签署周期过长，优化后签署周期缩短30%。建立合同管理改进反馈机制，鼓励员工提出改进建议，并纳入管理层决策参考。某企业设立“合同管理改进提案箱”