2026年共享办公空间运营公司财务内部控制制度

2026年共享办公空间运营公司财务内部控制制度第一章总则第一条制定目的为规范公司财务内部控制管理，防范财务风险，保障公司资产安全完整，提高资金使用效率，确保财务信息真实、准确、完整，结合共享办公空间运营（含租户收费、场地管理、资产运维、人员薪酬等）业务特点，依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》《小企业会计准则》等相关法律法规及公司章程，制定本制度。第二条定义界定本制度所称“财务内部控制”，是指公司为实现经营管理目标，保护资产安全、防范财务舞弊、保证财务信息真实可靠，在财务活动全过程建立的一系列相互制约、相互监督的管理规则、流程和措施，涵盖资金管理、收入管理、成本费用管理、资产管理、财务核算、内控监督等全维度。第三条适用范围本制度适用于公司及旗下各共享办公空间站点、全资/控股子公司的所有财务活动及相关管理环节；公司所有部门、全体员工在涉及财务收支、资产使用、费用报销等行为时，均须严格遵守本制度规定。第四条基本原则（一）合法性原则：财务内控全过程严格遵守国家财经法律法规、税收政策及公司规章制度，确保所有财务行为合法合规；（二）全面性原则：内控覆盖财务活动全流程、各环节，贯穿决策、执行、监督全过程，无管理盲区；（三）制衡性原则：财务岗位设置、业务流程设计体现权责分离、相互制约，严禁一人包办财务业务全流程；（四）审慎性原则：针对共享办公行业资金流动频繁（租户租金、押金收付）、资产类型多（办公设备、场地设施）的特点，强化风险预判，严控资金和资产风险；（五）效率性原则：在保障内控有效性的前提下，简化流程、提高效率，避免过度管控影响业务正常开展；（六）适应性原则：内控规则结合公司经营规模、业务特点动态调整，满足共享办公业务拓展和管理升级需求。第五条归口管理公司财务部是财务内部控制的归口管理部门，负责制定、修订内控规则，监督内控执行情况，识别并整改内控漏洞；各业务部门是内控执行主体，须指定专人对接财务部，配合落实内控要求，确保本部门财务行为符合制度规定。第二章财务组织与岗位内控第六条岗位设置要求（一）公司财务部至少设置财务负责人、会计、出纳三个核心岗位，各岗位不得相互兼任，严禁出纳兼任会计稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作；（二）各共享办公站点设置财务对接岗（可由站点运营人员兼任），负责站点日常收费、票据管理、费用初审等工作，对接岗人员不得持有站点资金保管权限；（三）岗位设置须体现“钱账分离、账物分离、审批与执行分离”，核心财务岗位实行定期轮岗制度，轮岗周期不超过3年。第七条岗位职责划分（一）财务负责人：统筹财务内控管理，审批重大资金支出、财务方案，监督财务制度执行，对接外部审计、税务机构；（二）会计岗位：负责账务核算、财务报表编制、税务申报、票据审核、成本核算，监督资金收支合规性，保管财务印章（不含银行预留印鉴中的法人章）；（三）出纳岗位：负责资金收付、银行账户管理、现金保管、银行对账，登记现金和银行存款日记账，保管银行预留印鉴中的法人章（与财务专用章分离保管）；（四）站点财务对接岗：负责租户租金、押金的收取核对，开具收款票据，整理站点费用报销单据并初审，定期与财务部核对站点收支数据。第三章资金管理内部控制第八条现金管理控制（一）公司现金仅用于站点小额零星支出（如办公用品采购、应急维修），单笔现金支出不得超过公司设定的金额标准，超过标准的一律通过银行转账支付；（二）出纳须每日盘点现金，做到账实相符，现金库存不得超过公司核定的限额，超额部分须当日存入银行，严禁坐支现金、白条抵库；（三）站点收取的租户现金租金、押金，对接岗人员须在当日缴存公司指定银行账户，不得留存站点过夜，缴存凭证须当日上传财务部备案。第九条银行账户管理（一）公司银行账户由财务部统一开立、变更、注销，各站点不得擅自开立银行账户，账户开立须经财务负责人审核、总经理审批；（二）银行预留印鉴实行分离保管：财务专用章由会计保管，法人章由出纳保管，印鉴使用须经财务负责人审批，登记《印鉴使用台账》；（三）出纳须每月完成银行对账，编制银行存款余额调节表，对未达账项须在10个工作日内核实原因，财务负责人须审核签字确认调节表。第十条资金支付控制（一）所有资金支付实行“申请-审核-审批-支付”流程：申请人填写《资金支付申请表》，附合同、发票、验收单等佐证材料，经部门负责人初审、财务负责人审核、总经理审批（超过公司设定金额标准的须经股东会审批）后，出纳方可支付；（二）针对共享办公行业特色支出（场地租金、设备维保、站点运营费），支付前须核对合同约定、服务完成情况，确保支出与业务实际相符；（三）资金支付优先通过银行转账、电子支付方式，支付后及时登记台账，会计须对支付凭证进行复核，确保资金流向、金额、用途合规。第十一条押金管理控制（一）租户押金（工位押金、水电押金等）单独核算，专款专用，不得挪作日常经营开支，财务部建立《租户押金台账》，注明押金金额、收取时间、退还条件；（二）押金退还须经站点运营岗核实租户履约情况（无欠费、无设施损坏）、财务岗核对台账、财务负责人审批后，在约定时限内退还，退还凭证须留存完整；（三）租户违约扣减押金的，须出具书面说明，经租户确认后，扣减金额计入公司其他收入，严禁私自扣减或挪用押金。第四章收入管理内部控制第十二条收入范围界定公司收入包括租户租金收入（工位费、场地租赁费）、配套服务费收入（打印、保洁、会议服务）、押金违约金收入、资产处置收入等，所有收入须全额纳入公司财务核算，严禁账外循环。第十三条收费流程控制（一）站点对接岗根据租赁合同约定收取租金、服务费，开具公司统一印制的收款票据，票据须注明收款类型、金额、租户名称，严禁开具空白票据或阴阳票据；（二）收款后当日将资金缴存公司账户，将收款票据存根、银行缴存凭证整理后提交财务部，财务部核对资金到账情况与票据信息，确保票款一致；（三）对长期欠费租户，站点运营岗须及时催收，催收记录提交财务部备案，欠费超过公司设定期限的，须启动法律催收程序，避免坏账风险。第十四条收入核算控制（一）会计岗位根据收款凭证、租赁合同等资料，及时确认收入，区分租金收入和服务费收入，按权责发生制原则核算，不得提前或延后确认收入；（二）针对租户预缴纳的跨年租金，须按租赁期分期确认收入，不得一次性计入当期收入；（三）财务部每月与各站点核对收入数据，编制《收入核对表》，站点负责人、财务负责人签字确认，确保收入数据真实完整。第五章成本费用内部控制第十五条成本管控范围公司成本包括场地租赁成本、设备采购/维保成本、水电能耗成本、人员薪酬成本等，费用包括办公费、差旅费、营销费、物业费等，所有成本费用均须纳入预算管理。第十六条预算控制要求（一）每年末财务部组织各部门编制下一年度成本费用预算，预算须结合共享办公业务计划（站点拓展、租户数量）制定，经总经理办公会审批后执行；（二）各部门成本费用支出不得超出预算额度，确需超预算支出的，须提交《超预算支出申请》，说明原因，经财务负责人审核、总经理审批后方可列支；（三）财务部每月分析预算执行情况，对超预算、预算执行率低的部门出具预警提示，督促整改。第十七条费用报销控制（一）费用报销须提供合法、真实的原始凭证（发票、收据等），凭证须注明支出事由、金额、日期，严禁使用虚假票据报销；（二）报销流程：报销人填写《费用报销单》，附原始凭证，经部门负责人初审、财务部审核（核对票据合法性、金额准确性）、财务负责人审批（大额费用须总经理审批）后，出纳支付款项；（三）针对共享办公站点的运营费用（如保洁费、维修费），报销时须附服务验收单，证明费用支出与业务实际相符，严禁无实质业务的报销行为。第十八条成本核算控制（一）会计岗位按成本类型分类核算，场地租赁成本按站点分摊，设备维保成本按设备使用站点归集，确保成本核算精准；（二）每月编制《成本分析表》，分析各站点成本占收入比例，识别成本过高的站点或环节，提出成本优化建议；（三）严格区分成本与费用界限，不得将资本性支出（如大型设备采购）计入当期费用，确保成本核算符合会计准则。第六章资产管理内部控制第十九条资产分类管控（一）固定资产管控：公司固定资产包括办公家具、电脑设备、打印机、空调、场地装修等，财务部建立《固定资产台账》，注明资产名称、规格、购置时间、使用站点、保管人；（二）低值易耗品管控：包括办公用品、清洁用品、打印耗材等，实行“领用登记、定期盘点”制度，各站点按月申领，财务部按季度盘点；（三）无形资产管控：包括公司品牌、软件系统等，财务部核算无形资产摊销，行政部负责无形资产日常管理，避免资产流失。第二十条资产采购与验收（一）资产采购实行“申请-审批-采购-验收”流程：使用部门提交《采购申请单》，经财务部审核预算、总经理审批后，由行政部统一采购（大额采购须通过比价或招标方式）；（二）资产到货后，使用部门、行政部、财务部共同验收，核对资产规格、数量、质量，验收合格后签字确认，财务部凭验收单、发票办理付款和入账手续；（三）共享办公站点专用设备（如工位家具、门禁系统）采购，须结合站点规模和租户需求，避免盲目采购造成资产闲置。第二十一条资产盘点与处置（一）财务部每年组织一次全面资产盘点，每季度对重点资产（如电子设备）进行抽盘，盘点结果形成《资产盘点报告》，账实不符的须查明原因，追究相关人员责任；（二）资产报废、处置须提交《资产处置申请》，说明处置原因、资产现状，经技术鉴定、财务部审核、总经理审批后执行，处置收入全额上缴公司账户；（三）租户损坏公司资产的，须按资产折旧后价值索赔，索赔款项计入其他收入，财务部核对索赔金额与资产损失情况，确保索赔合规。第七章财务核算与报告内控第二十二条核算基础控制（一）会计核算以实际发生的经济业务为依据，按照会计准则设置会计科目，确保账务处理规范，针对共享办公行业特色业务（押金核算、租金分期确认）设置明细科目；（二）会计凭证、账簿、报表等财务资料须真实、完整，凭证填制须附合法有效的原始单据，不得伪造、变造财务资料；（三）财务档案由专人保管，保管期限符合法规要求，查阅、复制财务档案须经财务负责人审批，严禁私自查阅或泄露财务信息。第二十三条财务报告控制（一）财务部按月编制财务报表（资产负债表、利润表、现金流量表），按季度编制财务分析报告，分析公司经营状况、资金流动情况、成本费用占比；（二）财务报告须经财务负责人审核、总经理审阅，重大财务数据差异须作出专项说明；（三）财务报告对外提供（如税务、审计、融资）须经总经理审批，确保对外披露信息真实、准确，无虚假记载、误导性陈述。第八章内控监督与责任追究第二十四条内控监督机制（一）财务部每月自查内控执行情况，每季度组织内控专项检查，重点核查资金收付、收入核算、费用报销、资产管控等环节；（二）公司审计岗（可由财务负责人兼任）每半年开展一次内控审计，出具《内控审计报告》，指出内控漏洞，提出整改建议；（三）建立内控举报机制，员工可实名或匿名举报财务内控违规行为，财务部对举报线索核实处理，为举报人保密。第二十五条违规行为认定（一）违反资金管理规定：私设账外账、坐支现金、挪用押金、无审批支付资金、印鉴保管不当等；（二）违反收入管理规定：隐瞒收入、虚开发票、票款不符、私自减免租户费用等；（三）违反成本费用规定：虚假报销、超预算支出未审批、成本核算不实等；（四）违反资产管理规定：资产账实不符、私自处置资产、采购验收不合规等；（五）其他违反财务内控规定的行为。第二十六条责任追究方式（一）情节较轻的（如轻微票据瑕疵、未及时对账），给予批评教育、通报批评、扣发绩效奖金等处理；（二）情节较重的（如虚假报销、挪用小额资金、资产流失），给予岗位调整、降职、解除劳动合同等处理；（三）造成公司经济损失的，依法追究赔偿责任，损失金额较大的，通过法律途径追偿；（四）涉嫌违法犯罪的（如贪污、职务侵占、偷税漏税）